LECCION 3
TRATAMIENTO DE RECLAMACIONES
Como funciona el tratamiento de reclamaciones en el sistema
Como se genera una solicitud de abono o cargo
Como se genera una devolucion
Como se genera una anulacion de factura
1_TRATAMIENTO DE RECLAMACIONES
Cuando la mercancia esta defectuosa o la factura es incorrecta, el cliente genera un reclamo y al ser un reclamo justificado, el cliente recibe un abono.
Se crean devoluciones, una solicitud de nota de cargo y de abono, una nota de cargo y de abono o una solicitud de rectificacion de factura, despues de haber:
- Creado un pedido de cliente
- Entregada la mercancia al cliente, y facturado al cliente por la mercancia.
Veamos los diferentes casos de reclamacion:
- Si el cliente devuelve la mercancia, se genera una solicitud de devolucion
- Si existe una desviacion en el precio o las cantidades, se debera crear una solicitud de correccion de la factura.
- Si no se genero una bonificacion pactada, se genera una nota de abono (nota credito).
_Puede crear devoluciones o una solicitud de cargo (nota credito) o de abono (nota de credito), con referencia a un pedido de cliente o aun documento de facturacion.
_La solicitud de correccion de factura o el abono/cargo (sin solicitud de abono/cargo) se crea haciendo referencia al documento de facturacion.
_Para decoluciones, solicitud de abono o cargo o solicitud de correccion de factura, la facturacion tiene lugar despues de la verificacion y la autorizacion, mediante la creacion de un abono o un cargo.
2_SOLICITUDES DE ABONO Y CARGO
Las solicitudes de abono y cargo se pueden crear:
- Sin referencia a una operacion comercial anterior.
- Haciendo referencia a un documento de facturacion.
- o haciendo referencia a un pedido de cliente.
Para los dos ultimos 2 casos, el sistema puede determinar el importe correcto a partir del documento anterior.
OJO Para efectos de evaluacion, debera introducir un motivo para la solicitud de abono/cargo. La solicitud de abono/cargo contiene un bloqueo de factura que impide la facturacion inmediata, Una vez que se haya verificado el tratamiento, se aprueba quitando dicho bloqueo.
- Cuando los documentos de facturacion se contabilizan (abono/cargo), los documentos contables necesarios se generan automaticamente. se toman los importes correctos y se abonan o se cargan a la cuenta del cliente.
- Para poder crear un abono, el proceso necesita que se lleve a cabo una FASE DE AUTORIZACION O VERIFICACION. Esto se implementa mediante un bloqueo de factura.
- Los documentos de DEVOLUCION, solicitud de abono, solicitud de cargo y solicitud de correccion de factura contiene un bloqueo de factura.
- Estos documentos los verifica un empleado que cuenta con la autorizacion pertinente. Las reclamaciones injustificadas se rechazan y el motivo para el rechazo se introduce en las posiciones en cuestion. Una vez verificadas todas las posiciones, el documento se puede liberar para la facturacion. Llegados a este punto, el bloqueo de factura se retira.
- La posiciones rechazadas no se copian en los documentos de facturacion, aunque sigan disponibles a efectos de evaluacion.
TIPS En el caso de las devoluciones en el abono se factura en base al pedido es decir hace referencia ala devolucion y no a la entrega de devoluciones este es el circuito estandar que ofrece SAP, si las necesidades son que el abono se facture en base a la entrega de devoluciones sera cuestion de ajustar dicho circuito
3_DEVOLUCIONES
Las devoluciones se pueden crear haciendo referencia a:
- Un documento de facturacion o
- a un pedido.
Asi el sistema recibe todos los datos necesarios acerca de, por ejemplo, las cantidades y los precios acordados, desde el documento original.
- Al igual que en las solicitudes de abono/cargo, en el pedido de devolucion tambien se introduce un MOTIVO a los efectos de evaluacion y su tratamiento precisa de una fase de autorizacion, que se implementa mediante un BLOQUEO DE FACTURA automatico.
- Cuando la mercancia defectuosa llega al almacen, se contabiliza la entreda de mercancias basandose en una entrega de devolucion (entrega entrante). Normalmente se contabiliza en un stock de devoluciones independiente, en vez de un stock de libre disponibilidad. Esta contabilizacion se puede realizar ntes o despues de que se haya creado el abono.
- Una vez aprobadas las devoluciones (es decir, una vez que se ha quitado el bloqueo de factura), el abono y los documentos de contabilidad necesarios se generan, como resultado del proceso de facturacion. El importe correcto se contabiliza automaticamente en el haber de la cuenta del cliente.
4_SOLICITUDES DE CORRECCION DE FACTURA
Se utiliza para corregir las cantidades o valores por los que se han facturado al cliente. Siempre se crea haciendo referencia a documento de facturacion incorrecto.
_El cliente recibe un documento que contiene la siguiente informacion: la cantidad y el precio que se calcularon originalmente, la cantidad y el precio correctos, y el importe adeudado o debido en la cuenta del cliente.
_En la solicitud de correccion de factura, se genera una posicion de abono/cargo para cada posicion del documento de facturacion incorrecto. Cuando da comienzo el tratamiento, por tanto, el valor neto del documento es cero. Todas las posiciones de abono aparecen en el documento seguidas por las posiciones de cargo.
_Los cambios solo se pueden realizar en las posiciones de cargo. Los valores netos que se abonaran se derivan de la diferencia entre las posiciones de abono y de cargo.
_Las posiciones de abono y de cargo siempre se borran por parejas. Las parejas de posiciones que no se han modificado pueden borrarse.
5_ANULACION DE UN DOCUMENTO DE FACTURACION
TRANSACCION VF11 con la cual podemos anular documentos de facturacion.
- Se puede anular una factura por ejemplo si las condiciones de pago o la direccion del pagador han cambiado.
- Solo asi se genera un documento de facturacion aparte(un documento de factura) y un nuevo documento contable. Esto revisa todas las contabilizaciones realizadas como resultado del documento de facturacion incorrecto y vueve a contabilizar cada apunte contable con el simbolo opuesto.
- El documento modelo del documento de facturacion (por ejemplo, la entrega de la factura anulada) se puede facturar de nuevo.
- En el sistema estandar, las facturas pueden anularse mediante la clase de factura S2.
CONSULTAS DE INTERES
La solicitud de correccion de factura hacer un "BORRADO DE PARES". Lo que hace llanamente, es darle al cliente una nota de credito para corregir la facturacion erronea.
Pero para hacerlo, anula la posicion inicial y coloca el valor remanente que debe ser facturado, haciendo que el neto entre las dos posiciones, se de como credito al cliente.
Es decir, originalmente se facturo 3000 ARS en una posicion de pedido. Pero se deberia haber facturado 2800 ARS.
Por ende la solicitud de correccion de factura, genera dos posiciones
- Una por 3000 ARS
- Y otra por 2800 ARS.
Cuando se facturan ambas posiciones en una nota de credito el resultado es una nota de credito por 200 ARS.