PROCESOS DE VENTAS
Un proceso comercial puede iniciarse a partir de ciertas actividades de marketing llevadas a cabo en la empresa.
Actividades de marketing podrían ser:
- Establecer y actualizar las relaciones con los clientes.
- Realizar actividades de preventas:
* Introducción y seguimiento de contactos con los clientes.
* Campañas de mailing.
* Respuestas a las consultas de los clientes (vía telefónica, correo electrónico, redes sociales, etc.)
* Ofertas.
Como respuesta a las campañas de marketing (televentas, mailing directo, campañas en internet, etc.) pueden producirse contactos por parte de los clientes, o directamente una petición de oferta que puede registrarse y convertirse en una oferta legalmente vinculante con el cliente respecto a la entrega o prestación de servicios y/o mercancías. Si un cliente realiza posteriormente un pedido, estos documentos de ofertas pueden formar parte del pedido, e incluso pueden utilizarse para el análisis de ventas.
La información de preventas permite planificar y valorar las estrategias de marketing y ventas, pudiendo realizarse por ejemplo las siguientes acciones:
- Realizar seguimiento de ventas perdidas.
- Registrar datos de preventas para ayudar a negociar los grandes contratos.
- Documentar cuando sea necesario todo el proceso de ventas a grandes organizaciones.
Las transacciones que se utilizan para estos procesos son:
- Crear consulta: VA11
- Crear oferta: VA21
- Crear plan de entrega: VA31
- Crear pedido: VA41
Los empleados del servicio de atención al cliente anotarán los pedidos recibidos por parte de los clientes. Los pedidos estándar suelen contener la siguiente información: Información del cliente y del material, información sobre precios de todas las posiciones del pedido, información acerca de las fechas y cantidades de entrega, información acerca del tratamiento de las expediciones e información acerca de la facturación.
Un Pedido de Cliente es un documento electrónico que captura y registra las mercancías y/o servicios que ha solicitado el cliente. El pedido de cliente contiene TODA la información necesaria para procesar la solicitud del cliente a través de todo el ciclo comercial.
El componente de ventas SAP SD, sugiere durante el registro del pedido todos los datos maestros y datos de las tablas de control configuradas en el sistema. De esta forma, se evitan posibles errores al introducir los datos de los pedidos, así como la generación de datos redundantes.
La transacción para crear pedidos de venta es la VA01.
Tras realizar el pedido de cliente, entramos en una nueva fase del proceso comercial en la que se puede verificar la disponibilidad de las mercancías solicitadas, y transferir las necesidades a la planificación de necesidades.
La Planificación de Necesidades organiza y supervisa el proceso de aprovisionamiento, lo cual puede incluir productos de producción propia o comprados.
Por tanto, el modo en el cual un material se obtiene para dar respuesta a un pedido de cliente, puede depender del propio material solicitado y de la transacción de ventas. Asñi puede suceder que el material:
- Se obtenga del stock disponible.
- Esté garantizado debido a acciones de reaprovisionamiento (a través de una orden de fabricación o de un pedido de compras).
- Desencadenar la fabricación a sobre el pedido realizado por el cliente (por ejemplo un coche con determinados extras).
- Ordenar la entrega de salida a través de proveedores externos.
- Organizar la entrega de salida a través de otro almacén de la empresa.
El tratamiento de las expediciones en comercial comienza al crear el documento de entrega. Permite:
- Crear entregas de salida.
- Realizar el picking (mediante la creación de órdenes de transporte)
- Llevar a cabo el embalaje del producto.
- Contabilizar las salidas de mercancías.
El documento de entrega controla, supervisa y asiste a numerosos subprocesos para el tratamiento de expediciones:
- Picking y confirmación -> órden de transporte (opcional)
- Embalaje (opcional)
- Planificación y supervisión del transporte -> documento de transporte (opcional)
- Contabilización de la salida de mercancías -> documento de salida de mercancías (necesario)
La creación del documento de entrega se realiza a partir del pedido del cliente, trayendo la información de materiales, cantidades, fechas de entrega y destinatarios a través de la información registrada en el pedido.
La creación de una orden de transporte se realiza a partir de la entrega. Tomará los datos desde el documento de entrega y los pasará a la orden de transporte para su tratamiento en el almacén. La orden de transporte es esencial para controlar el movimiento de mercancías dentro del almacén. Básicamente es conocer de dónde se toman las mercancías y a dónde se llevan dentro del propio almacén.
Un documento de transporte puede abarcar una o más entregas. El objetivo es planificar y supervisar el transporte de la mercancía hacia el cliente. Su tratamiento es desde el centro hacia el cliente (tomando este el destino final).
La contabilización de la salida de mercancías puede tener como efecto una modificación basada en cantidad, así como en un valor de stock. Los cambios basados en valor se realizan en las correspondienes cuentas de balance de la contabilidad financiera.
lPara gestionar la expedición, La transacción para la creación de una entrega de salida es la VL01N.
El siguiente proceso es el de facturación, el cual permite: creación de facturas por mercancías y servicios, creación de créditos y abonos, cancelación de documentos de facturación previamente contabilizados, transferencia automática hacia contabilidad de los datos del documento de factura.
Al crear el documento de factura, se extrae información del documento de pedido del cliente y del documento de entrega. Las posiciones de entrega y las posiciones del pedido, pueden servir de modelos para el documento de facturación.
El documento de facturación se utiliza para distintas funciones de importancia: se trata del documento comercial que constituye la base para la creación de facturas, y el documento de facturación sirve de fuente de datos para la contabilidad financiera, ayudando a supervisar y tratar los pagos del cliente.
Al crear el documento de facturación, las cuentas de mayor se suelen determinar automáticamente y se contabilizan los datos correspondientes. El sistema realiza las siguientes acciones:
- Una contabilización en el Debe, en la cuenta de créditos del cliente.
- Una contabilización en el Haber, en la cuenta de ganancias.
La transacción para crear una factura es ls VF01.
El proceso de pago forma parte del módulo de contabilidad financiera, y permite contabilizar los pagos contra la factura y reconciliar diferencias.
Al contabilizar un pago reibido, las uentas de mayor correspondientes se contabilizan automáticamente, y el sistema realiza las siguientes acciones:
- Una contabilización en el Debe, en la cuenta de efectivo (caja, bancos, etc.).
- Una contabilizaión en el Haber, en la cuenta de créditos del cliente (un abono).
Los bloques del proceso de gestión de pedidos del cliente, siguiendo una secuencia normal de eventos en el proceso comercial, serían: Preventas, Tratamiento de pedidos, Expedición, Facturación y Pago.
Los documentos de ventas se introducen durante el tratamiento de preventas y de los podidos de clientes. Algunos ejemplos documentos de ventas serían: consultas, ofertas, ontratos, planes de entregas y pedidos.
Dentro de los documentos para el tratamiento de expediciones estarían las entregas de salida, las órdenes de transporte y los documentos de transporte.
El tratamiento del documento de salida de mercancía realiza modificaciones que afectan al stock, constitue la base para los documentos de contabilidad correspondientes.
El documento de facturación constituye la base de los documentos de contabilidad correspondientes.
El proceso por tanto, debe de tener comunicación con el Sistema de informació de ventas, la Gestión de materiales (MM), Planificación de la fabricación (PP) y con la Contabilidad financiera (FI).