Las configuraciones de interlocutores comerciales
1 | El enfoque del interlocutor comercial
En las versiones anteriores manteníamos los datos maestros de nuestros clientes o proveedores en diferentes transacciones, cada una con sus respectivas tablas según el ámbito organizativo de los datos. Además de otros objetos de negocio como podían ser unidades organizativa, personas, etc.
En S/4HANA, como hemos visto en la unidad anterior, se sustituye este enfoque y pasamos al objeto de Business Partner como elemento centralizado, donde se realizará toda la gestión de datos maestros asociados a los clientes y proveedores.
Con este nuevo enfoque tenemos, un único elemento organizativo (el Business Partner), al cual le podemos asignar diferentes roles según la relación que tengamos con él en nuestra organización. Por ejemplo, una empresa con la que trabajemos estará creada una única vez, pero podrá desempeñar el rol de cliente, de proveedor, etc. Esto nos permite trabajar con datos compartidos y unificados (datos de direcciones, contacto, datos bancarios), así como datos específicos asignados a cada rol (clientes en finanzas, cliente en ventas, proveedor en finanzas, proveedor en compras).
Además, con la utilización de este elemento central se solucionan limitaciones que teníamos en el antiguo ECC, como:
- Definición de varias direcciones, cada una de ellas con un uso concreto
- Validez temporal de los elementos (direcciones, datos bancarios), como se puede ver en la imagen siguiente:
- Ampliación de la información disponible en los datos maestros (Por ejemplo, identificadores fiscales según el país).
- Definición de múltiples relaciones con el mismo BP
- Máximo grado de compartición de datos maestros y su reutilización
En S/4HANA, las transacciones clásicas desaparecen y cuando las utilicemos, el sistema nos direccionará a la transacción BP.
2 | El uso de los Roles
Usando el mismo BP y asignándoles los correspondientes roles, podemos tener un cliente para Finanzas (Rol FLCU00 FI Customer), o para utilizar en el módulo de SD (Rol: FLCU01 Customer para ventas).
O un proveedor (Roles FLVN00 FI Vendor para ser utilizado en Finanzas y el rol FLVN01 Vendor para los datos de compras).
El interlocutor comercial tiene configuraciones propias del interlocutor definidas por el customizing del mismo.
Veamos el Customizing del interlocutor comercial:
> SPRO (IMG Referencia SAP).
|-> Componentes multiaplicaciones
|-> Interlocutor comercial central
|-> Interlocutor comercial
|-> Parametrizaciones básicas
Dentro de este menú contamos con configuraciones tales como:
- Funciones de Interlocutor: si bien las funciones de interlocutor estándar son suficientes para la operación, las mismas ayudan a gestionar los distintos datos que tienen los interlocutores.
Podemos definir para un tipo de función de IC, para que tipos de funciones comerciales se podrán crear (Organización, Persona o Grupo):
3 | La funcionalidad
A nivel funcional, la nueva transacción BP es bastante diferente a las clásicas que utilizábamos en la versión anterior. Cuando vayamos a crear un nuevo interlocutor (cliente o proveedor), lo primero que hacemos es crearlo forma general, indicando que vamos a crear una Organización y el Rol de BP.
Esta creación general, es algo parecida a la creación a nivel de datos generales o mandante, para un cliente que realizamos en SAP ECC (Dirección, identificación fiscal, cuentas bancarias, etc).
Numeración
La numeración del BP ahora va estar definida por el Grouping o Agrupación, que debemos indicar el valor al momento de crearlo. Esto también determina, el grupo de cuentas que se utilizará para la creación del interlocutor.
Veamos el Customizing del Grouping o Agrupación:
Customizing del interlocutor comercial
> SPRO (IMG Referencia SAP).
|-> Componentes multiaplicaciones
|-> Interlocutor comercial central
|-> Interlocutor comercial
|-> Parametrizaciones básicas
|-> Rangos de números y agrupaciones
4 | Las implicaciones técnicas
La gran sorpresa de esta nueva gestión de BPs, además de la funcionalidad, es que a nivel técnico seguimos gestionando las mismas tablas de datos de clientes y proveedores, ya que las mismas se necesitan para los requisitos de los diferentes módulos MM, SD y FI.
Para mantener ese funcionamiento y que todo sea totalmente transparente para el usuario, SAP ha desarrollado algo que se llama CVI (Customer Vendor Interface), que permite, de forma automática, mantener la información en las tablas clásicas a partir de la información introducida en los Business Partner.
Esto significa que, al dar de alta o modificar los datos existentes en un BP, automáticamente, se actualizarán las correspondientes tablas de proveedores o clientes preexistentes.
A nivel de tablas, tendremos la información en la tablas BUTXX (donde XX son caracteres de todas las opciones posibles de roles que tiene el BP) y además en la tablas KNA1, KNB1, KNVV, LFA1, LFB1, o LFM1.
Para lograr la integración automática y, por sobre todo, la numeración podemos ir al siguiente customizing:
Veamos el Customizing de la sincronización de BP con estructuras de clientes y proveedores:
Customizing de CVI
> SPRO (IMG Referencia SAP).
|-> Componentes multiaplicaciones
|-> Sincronización de datos maestros
|-> Integración cliente proveedor
|-> Parametrizaciones interlocutor comercial
|-> Parametrizaciones de integración de clientes / Deudores
|-> Asignación campos para la integración de deudores
|-> Asignación de claves
En estos puntos de configuración podemos especificar la asignación entre las agrupaciones de interlocutores y el grupo de cuentas de clientes y adicionalmente cómo va ser la numeración (si respetamos o no la numeración del BP en la creación de cliente para las tablas antiguas):
Cómo se crean los interlocutores comerciales como BP y a la vez se siguen generando los registros en las tablas antiguas que teníamos en ECC como la KNB1, KNA n, y KNBB
Transacción BP para crear un interlocutor comercial, organización, agrupación de asignación de números interna, Para elegir que es una empresa, datos de cliente de nombre, los datos de la calle o dirección, el código postal, el País y la región y por último, cargaré el idioma. Grabar interlocutor comercial. Se ha generado el interlocutor comercial 6013, actualizar este interlocutor comercial en los datos de deudor.
Transacción BP, interlocutor comercial, y se añade la función de deudor FLCU00. Esta función nos va a permitir cargar el deudor en los datos de sociedad. Voy a cargarlo para el lado, la sociedad, 1710, colocó la cuenta asociada y grabo. solicita un dato más de dirección que es obligatorio para el deudor y registramos.
Ahora el deudor se creó también para los datos de sociedad y como cliente ha sido generado también con este número. Esto significa que en las tablas KNA1, KNB1 que tenemos en el sistema lo vamos a encontrar con esta clave misma del número de deudor.
Para ver los detalles de la configuración de la numeración, entre la asignación de interlocutor comercial y la sincronización al cliente, mira más contenido que tenemos en esta lección sobre esa configuración.
Ahora crearemos también los datos de este deudor como cliente FLCU01, es decir, los datos comerciales, actualizaremos en los datos comerciales, La organización de venta, el canal de distribución y el sector, grabamos.
Ella se encuentra creado este cliente para la organización de ventas que la de distribución veamos ahora a las tablas antiguas.
Verificamos la tabla KNA1 a través de la SE16N, Podemos ver que el cliente existe con la clave que fue generado se transfirieron los datos del Business partner o interlocutor comercial a este. Registro de las tablas antiguas lo mismo sucede con la KNB1 y con la KNVV.
KNB1 es la tabla que mantiene los datos del cliente a nivel sociedad y la KNVV es la tabla que mantiene los datos del cliente a nivel área de ventas.