1. CLASES DE DOCUMENTOS DE VENTAS.
El proceso de ventas comprende una gama de distintas actividades. Los procesos comerciales de una organización pueden ser controlados a trasvés de la clase de documentos de ventas que se utilice para el proceso.
Para los procesos habituales o comunes de ventas el sistema posee de forma estándar una gran variedad de distintos documentos de ventas.
- Pedido Estándar para el volumen de negocios en fechas de entrega fijas.
- Pedidos Urgentes y Ventas al Contado para ventas desde el centro (con o sin fecha).
- Entregas Gratuitas para ventas en fechas de entregas fijas (sin factura).
- Devoluciones para mercancías devueltas (abono de mercancías/entrega de sustitución).
Podemos realizar nuestras propias clases de documentos de ventas tomando como base estos procesos estándar, para reproducirlos en escenarios necesarios por el negocio.
La clase de documento de ventas controla los documentos de ventas. De forma similar, la clase de entrega puede utilizarse para controlar los documentos de expedición, y la clase de factura se puede utilizar para controlar los documentos de facturación.
Clase de documento de ventas: todo el proceso de ventas comienza con el documento de ventas, el control de este documento esta brindado por la clase de documento de ventas.
2. FUNCIONES DE LOS DOCUMENTOS DE VENTAS
Dependiendo de la transacción, determinadas funciones se llevan a cabo automáticamente.
Las funciones correspondientes son activadas o no a trasvés de la clase de documentos de ventas.
Puede ocurrir que en el proceso no sea necesario que determine precios, puesto que es una entrega gratuita. O se desea, que se impriman ciertos mensajes para la comunicación con el interlocutor.
Todos estos controladores como precios, verificación de crédito, textos, menajes de salida, etc.; son configurados en el customizing de las funciones básicas de comercial y luego asignados a la clase de documentos de ventas para la correcta utilización en el proceso.
3. EJEMPLOS DE CLASES DE DOCUMENTOS DE VENTAS
Existen varias clases de documentos que se suministran con el sistema para representar los diferentes procesos empresariales. Estos, proporcionan ejemplos de cómo utilizar las clases de documentos de ventas.
Pre ventas: IN, QT.
Ventas: OR, RO, CS, CF, FD.
Contratos marco: QC, DS, QP, WK1.
Reclamaciones: RE, CR, SDF, DR.
4. FUNCIONES EN LA CLASE DE DOCUMENTO DE VENTAS
En el Customizing para la clase de documentos de ventas, se configuran las opciones que afectan al proceso de ventas, tales como la categoría de documento de ventas, el bloque de entrega y facturación o las clases de documentos propuestas para entrega y documentos de facturación.
Es posible definir valores por defecto para el momento en el que se graben los documentos con esta clase de documentes de ventas. Estos valores pueden definirse para que se mantengan en todo flujo de copias entre documentos, como: fechas de entrega solicitadas por el cliente o necesidades para contratos.
También, se puede activar comprobaciones como mensajes sobre ofertas abiertas o acuerdos de ventas, búsqueda de registros de info de cliente – material, o verificación del límite de crédito. Tenemos que saber que todas las actividades complementarias que se hagan, pueden afectar el rendimiento del sistema.
Cuando se desea crear una clase de documento nueva, es conveniente copiar sobre una existente; puesto que ciertos elementos de copia entre documentos se deberían configurar, y en la copia se puede definir que esas dependencias también se trasfieran a la nueva clase de documento.
5. CLASES DE PEDIDOS PERMITIDOS PARA ÁREAS DE VENTAS
En el customizing, es posible definir una vinculación entre las clases de documentos de ventas que son válidas para:
- Organización de Ventas.
- Canales de Distribución.
- Sectores.
Así, se puede limitar la validez de la utilización de ciertas clases de documentos de venteas, para especificas áreas de ventas.