Lección 3 El grupo de cuentas
El maestro de cliente agrupa los datos en categorías: datos generales, datos del área de ventas y datos de sociedad.
Los datos generales son relevantes para contabilidad y comercial. Éstos, son almacenados centralmente y por consiguiente registrados en la unidad organizativa de mayor jerarquía, que es el mandante. Esta área, cumple función de evitar la redundancia de datos.
Los datos del área de ventas se determinan para el nivel comercial. Los mismos, son válidos para el área de ventas respectiva (organización de ventas, canal de distribución y sector).
Los datos de sociedad, en cambio, son relevantes para contabilidad y por lo tanto se crean en cada sociedad.
Segmento de Datos Generales ( Nivel Mandante )
Podemos encontrar en cada una de las etiquetas de este segmento los siguientes campos:
- Dirección: nombre, dirección, idioma.
- Datos de control: Información de impuestos.
- Pagos: Datos bancarios.
- Marketing: Clasificación del cliente y la industria.
- Puestos de descarga: horas de entrada de la mercadería.
- Datos de exportación: datos para el control de las exportaciones.
- Personas de contacto: dirección de interlocutores comerciales.
Los datos a colocar dentro de cada una de las solapas del segmento, está controlada por el status campo del grupo de cuentas.
Segmento de Área de Ventas
Está área del maestro del cliente debe ser mantenida de acuerdo a cada área de venta, puesto que la información a registrar será diferente de acuerdo a cada área de venta en la que el cliente opere con la organización
Los datos del área de venta del maestro de cliente se definen con la siguientes solapas o etiquetas en el sistema:
- Ventas: Oficina de ventas, moneda, distrito de ventas, grupo de precios.
- Expedición: condiciones de expedición, centro suministrador, zona de transporte.
- Documento de facturación: clasificación de IVA repercutido, condiciones de pago.
- Funciones de interlocutor: Destinatario de mercancías, destinatario de factura, pagador.
Maestro de Clientes y Grupo de cuentas
El grupo de cuentas controla qué datos son registrados en un maestro y como ese registro debe ser guardado.
Los grupos de cuentas ya están definidos en el sistema SAP estándar como ser:
- 0001 solicitante.
- 0002 destinatario de mercaderías.
- 0003 pagador
- Otros.
El grupo de cuentas es un dato que se coloca al inicio de la creación del dato maestro, y luego se puede modificar.
Esta separación con grupos de cuentas, cumple con la finalidad de agrupar los clientes con una numeración: los destinatarios de mercaderías, pagadores y receptores de factura con otros.
Controles de los Grupos de cuentas
El Grupo de Cuentas es una variable que se coloca a la entrada de un nuevo registro maestro. En esta entrada, no es posible la modificación si se ha creado desde el segmento de finanzas, pero si es posible si solo se encuentra creado el sector de Área de ventas y mandante.
El Grupo de cuentas es una agrupación posible de maestros, que permite:
- Determinar el rango de número de las cuentas.
- El status campo en el registro maestro.
- Si la cuenta es de cliente esporádico.
El Grupo de cuenta, es el control principal para todos los datos referidos a un dato maestro de interlocutor comercial. Controla el status campo de los segmentos, si la cuenta es esporádica y el rango de los números.
Rangos de números para Grupos de cuentas
Para cada grupo de cuenta se define un rango de números para la identificación del registro.
El mantenimiento de los rangos de números de clientes, solicitantes, etc. se realiza en una tabla de configuración del IMG de nivel mandante.
La asignación interna o externa de números identifica, si el código del registro es propuesto por el sistema (interna) o por usuario (externa).
En la asignación interna, el sistema siempre asigna a una nueva cuenta el siguiente número disponible en el rango de números.
En la externa, el usuario selecciona el número de cuenta. Los números no tienen que ser consecutivos, por consiguiente, no se puede visualizar con certeza el consumo.
Crear rangos de números de deudores
Se realiza por la siguiente ruta:
> IMG: Referencia SAP-> Gestión Financiera -> Contabilidad de deudores y acreedores -> Cuentas de deudor -> Preparar creación de datos maestros de deudores -> Crear rangos de números de ctas. deudores (Transacción XDN1)
Asignación de rangos de números de deudores
Una vez que son mantenidos y configurados los intervalos, a nivel mandante, se deben asignar al grupo de cuenta. Para esto ingresamos al IMG con la siguiente ruta:
> IMG: Referencia SAP -> Gestión Financiera -> Contabilidad de deudores y acreedores -> Cuentas de deudor -> Preparar creación de datos maestros de deudores -> Asignar rangos de números a grupos de cuenta para deudores.
Status Campo de los Grupos de Cuenta
El grupo de cuentas se utiliza para controlar los campos visualizados en el registro maestro. Por ejemplo, queremos asegurarnos que el usuario en los datos de correspondencia no deje incompleto ciertos campos como la dirección, por lo tanto, se determinan ciertos campos como "entrada obligatoria”.
El status campo de una cuenta puede ser configurado directamente desde el customizing del grupo de cuenta.
Primero ingresamos al IMG con la siguiente ruta:
> IMG: Referencia SAP -> Gestión Financiera -> Contabilidad de deudores y acreedores -> Cuentas de deudor -> Preparar creación de datos maestros de deudores -> Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores).
Modificaciones para la transacción
Para realizar estas modificaciones se pudo apreciar en la animación que ingresamos al IMG con la siguiente ruta:
> IMG: Referencia SAP -> Gestión Financiera -> Contabilidad de deudores y acreedores -> Cuentas de deudor -> Preparar creación de datos maestros de deudores -> Definir formato de pantalla por actividad (deudores).
Aquí nos encontraremos con cada una de las actividades para los maestros: Creación, modificación y visualización y con los grupos de campos que podemos modificar su status de campo.
Cuenta normal o Cuenta Ocasional ( CPD )
Para todos los clientes con los que sólo mantiene relaciones comerciales esporádicamente, debe crear registros maestros especiales. Estos registros maestros contienen clientes esporádicos (ocasionales o eventuales).
A diferencia de los otros registros maestros, un registro definido como CPD (cuenta pro diversos) no contiene información sobre un cliente específico, puesto que dicha cuenta se utiliza para más de un cliente.
Para determinar que una cuenta es CPD, debemos definir que el grupo de cuentas es relevante como CPD, para esto ingresamos a:
> IMG: Referencia SAP -> Gestión Financiera -> Contabilidad de deudores y acreedores -> Cuentas de deudor -> Preparar creación de datos maestros de deudores -> Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores)