El Grupo de Cuentas
El maestro de clientes: Comprende todos los datos para el tratamiento de pedidos, entregas, facturas y pagos de clientes.
Agrupa los datos en las categorías:
- Datos generales: Relevante para contabilidad y comercial, almacenado centralmente y registrados en la unidad organizativa de mayor jerarquía. Nivel mandante.
- Datos de área de ventas: Se determinan para nivel comercial. Son válidos para las áreas de ventas respectivas: (Organización de ventas, canal de distribución y sector).
- Datos de sociedad: Son relevantes para contabilidad y, por lo tanto, no se crean en cada sociedad
Segmento de Datos Generales (Nivel Mandante):
Los datos generales son aquellos que son indistintos a una unidad organizativa, son independientes de ellas.
Válidos para todas las unidades organizativas de un mandante y controlados por el status campos del grupo de cuentas, son:
- Dirección: nombre, dirección, idioma.
- Datos de control: información de impuestos.
- Pagos: datos bancarios.
- Marketing: clasificación del cliente y la industria.
- Puestos de descarga: horas de entrada de la mercadería.
- Datos de exportación: datos para el control de las exportaciones.
- Personas de contacto: dirección de interlocutores comerciales.
Los datos a colocar dentro de cada una de las solapas del segmento está controlada por el status campos del grupo de cuenta.
El segmento del área de venta
Área del maestro del cliente, mantenida de acuerdo a cada área de venta (mayorista - minorista).
Se definen las siguientes, solapas o etiquetas en el sistema:
- Ventas: Oficina de ventas, moneda, distrito de ventas, grupo de precios.
- Expedición: Condiciones de expedición, centro suministrador, zona de transporte, etc.
- Documento de facturación: Clasificación de IVA repercutido, condiciones de pago, etc.
- Funciones del interlocutor: Destinatario de mercancías, destinatario de factura, pagador, etc.
Maestro de clientes y Grupo de Cuenta:
Controla qué datos son registrados en el maestro y como ese registro debe ser guardado
Los grupos de cuentas ya están definidos en el sistema SAP estándar como ser:
- 0001 - Solicitante
- 0002 - Destinatario mercancías
- 0003 - Pagador
- otros
* Cuando un grupo de cuentas es determinado, se determinan ciertos elementos de control que comandan la registración de maestro.
- El Grupo de Cuentas es un dato que se coloca al inicio de la creación del dato maestro y luego se puede modificar. Pero se deben tener ciertos recaudos sobre posibles pérdidas de datos o necesidad de carga de otros, es decir se puede modificar siempre y cuando no se haya creado el segmento de sociedad FI.
- Esta separación con grupos de cuenta cumple la finalidad de agrupar los clientes con una numeración: Los destinatarios de mercancías, pagadores y receptores de facturas con otros.
- Estos grupos pueden vincularse a la Determinación de Interlocutores (los diferentes maestros se pueden vincular luego).
Los controles de los grupos de cuenta:
El Grupo de Cuentas es una variable que se coloca en la entrada de un nuevo registro maestro. En esta entrada no es posible la modificación si se ha creado desde el segmento de finanzas (FI). Pero si es posible, si solo se encuentra creado el sector de áreas de venta y mandante.
El Grupo de cuenta es el control principal para todos los datos referidos a un dato maestro de interlocutor comercial
El Grupo de Cuentas es una agrupación de posibles maestros y controla:
- El rango de números de las cuentas.
- El status campo en el registro maestro.
- Si la cuenta es de cliente o proveedores esporádico.
Los rangos de números para grupos de cuentas:
- Para cada grupo de cuentas se define un rango de números para la identificación del registro
- El mantenimiento de los rangos de números de clientes solicitante, etc. se realiza a nivel mandante en la tabla de configuración del IMG
- Cada tabla contiene una identificación de 2 dígitos para el intervalo de números entre si, el consumo del mismo y la característica de asignación
- Asignación interna: propuesta sistema - asignación consecutiva dentro del rango.
- Asignación externa: propuesta usuario - asignación libre dentro del rango.
Crear rangos de números de deudores:
- SPRO > IMG Referencia SAP > Gestión Financiera > Contabilidad de deudores y acreedores > Cuentas de deudor > Preparar creación de datos maestros de deudores > Crear rangos de números de ctas. deudores > Transacción XDN1
Asignación de rangos de números de deudores:
- SPRO > IMG Referencia SAP > Gestión financiera > Contabilidad de deudores y acreedores > Cuentas de deudor > Preparar creación de datos maestros de deudores > Asignar rangos de números a grupos de cuenta para deudores
En esta transacción del customizing podremos ver todos los intervalos que se pueden o crear, modificar y visualizar. Para los grupos de cuenta se puede apreciar en el modo visualización en rango 01 comprende el intervalo 00000001 al 00009999 y la siguiente asignación interna. Ninguno de estos intervalos existentes esta solapado con otros.
El Grupo de cuentas 0002 destinatarios mercancía, tiene asignado el rango de números 01, esta asignación tiene como efecto que los datos maestros registrados serán dentro del intervalo compuesto del 00000001 al 00009999 y determinado por el sistema.
* Cada rango de números se puede asignar a uno o varios grupos de cuenta.
El status campo de los grupos de cuenta:
- El grupo de cuentas se utiliza para controlar los campos visualizados en el registro maestro.
- Los status campo son: datos generales (mandante), datos de sociedad (FI) y datos de ventas (SD).
- Dentro de cada status > datos maestros clientes (grupo) >> entradas (campos) de cada dato.
- Los tipos de entradas son: Suprimir - Entrada Obligatoria - Entrada Opcional - Visualizable
- El tipo de entrada también se puede determinar a nivel de transacción: creación, modificación y visualización.
Status campo = grupo de cuenta + transacción (determinaciones coherentes entre sí)
* Definir grupo de cuentas (Status campo) es vital, esto permitirá la omisión de errores en las transacciones que invocan la información del maestro para que el usuario se le exija la entrada de info. al momento de crear el cliente. También debemos tener cuidado en establecer campos como obligatorios que luego la transacción los tiene como suprimidos, se generan muchas inconsistencias en este sentido. Lo mejor para estos casos es definir en las transacciones los campos como opcionales y que el grupo de cuentas determine el status que se desea volcar en ese campo.
SPRO > IMG Referencia SAP > Gestión financiera > Contabilidad de deudores y acreedores > Cuentas de deudor > Preparar creación de datos maestros de deudores > Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores)
Modificaciones, transacción (actividad)
- SPRO > IMG Referencia SAP > Gestión financiera > Contabilidad de deudores y acreedores > Cuentas de deudor > Preparar creación de datos maestros de deudores > Definir formato de pantalla por actividad (deudores)
Cuenta normal o cuenta ocasional CPD (Cuenta Pro Diversos):
- Cliente esporádico: Relación comercial esporádica - Registros Maestros especiales
- Registro CPD - Cuenta Pro Diversos > más de un cliente (NO específico) >> campos específicos de cliente suprimidos en los status campos (grupo cuenta).
- Operación comercial > Datos específicos <<>> Creación documento (comercial)
Para Determinar la Cuenta CPD:
Debemos definir que el Grupo de Cuentas es relevante, como CPD, para esto ingresamos a:
SPRO > IMG Referencia SAP > Gestión financiera > Contabilidad de deudores y acreedores > Cuentas de deudor > Preparar creación de datos maestros de deudores > Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores) > opción Cuenta Pro Diversos
Seleccionando el grupo de cuentas que deseamos podemos tildar la opción "Cuenta Pro Diversos", para que la misma quede habilitada como esporádica.