-Maestro de clientes: agrupa los datos en categorías: Datos generales (nivel mandante), datos el área de ventas y datos de sociedad. Comprende todos los datos para el tratamiento de pedidos, entregas, facturas y pagos del cliente.
-Datos generales: son relevantes para contabilidad y comercial. Éstos, son almacenados centralmente y por consiguiente registrados en la unidad organizativa de mayor jerarquía que es el mandante. Son válidos para todas las unidades organizativas del mandante. Independiente de las unidades organizativas (dirección (nombre, dirección idioma), datos de control (info de impuestos), pagos (datos bancarios), marketing (clasificación del cliente y la industria), puestos de descarga (hora de entrada de la mercadería), datos de exportación (datos para el control de las exportaciones), personas de contacto (dirección de interlocutores comerciales)).
-Los datos a colocar dentro de cada una de las solapas del segmento, está controlada por el status campo del grupo de cuentas.
-Los datos del área de ventas (comercial): se determinan para el nivel comercial. Son válidos para el área de ventas respectiva (org de ventas, canal de distribución y sector). La información a registrar será diferente de acuerdo a cada área de venta (no es lo mismo tener operaciones con un canal minorista, que uno mayorista).
Datos a definir en solapas del área de ventas:
Ventas: (oficina de ventas, moneda, distrito de ventas, grupo de precios)
Expedición: (condiciones de expedición, centro suministrador, zona de transporte).
Documento de facturación: (clasificación de IVA repercutido, condiciones de pago).
Funciones de interlocutor: (Destinatario de mercancías, destinatario de factura, pagador).
-Los datos de sociedad: son relevantes para contabilidad y por lo tanto se crean en cada sociedad.
-Como Consultor Funcional SD nos focalizaremos solo en el segmento mandante y comercial (área de ventas) que son los que influirán nuestras modificaciones en el customizing.
GRUPO DE CUENTAS: controla que datos son registrados en un maestro y como ese registro debe ser guardado.
Los grupos de cuentas ya están definidos en el sistema SAP estándar como ser: 0001 Solicitante, 0002 Destinatario de mercaderías, 0003 Pagador, Otros.
Cuando un grupo de cuentas es determinado, se determinan ciertos elementos de control que comandan la registración del maestro. Se coloca al inicio de la creación del dato maestro, y luego se puede modificar siempre y cuando se tengan ciertos recaudos sobre posibles pérdidas de datos o necesidad de cargar otros.
Esta separación con grupo de cuentas, cumple con la finalidad de agrupar los clientes con una numeración; los destinatarios de mercaderías, pagadores y receptores de factura con otros. Estos diferentes maestros se podrán vincular luego, con un concepto que veremos, denominado Determinación de Interlocutores.
CONTROLES DE LOS GRUPOS DE CUENTAS: Ésta variable se coloca a la entrada de un nuevo registro maestro. En esta entrada, no es posible la modificación si se ha creado desde el segmento de finanzas, pero si es posible si solo se encuentra creado el sector de Área de ventas y mandante.
El grupo de cuentas controla: -Los rangos de número de las cuentas. -El status de los campos en el registro maestro. -Si la cuenta es de clientes o proveedores esporádicos.
Grupos de cuentas: Es el control principal para todos los datos referidos a un dato maestro de interlocutor comercial. Controla el status campo de los segmentos, si la cuenta es esporádica y el rango de los números. Además, permite la agrupación de los maestros con características principales.
RANGOS DE NÚMEROS PARA GRUPOS DE CUENTAS: Para cada grupo de cuenta, se define un rango de números para la identificación del registro. El mantenimiento de los rangos de números de clientes, solicitantes, etc. se realiza en una tabla de configuración del IMG de nivel mandante. Esta tabla contienen una identificación de dos dígitos para el intervalo que comprende: el intervalo en sí, el consumo del mismo y la característica de asignación.
-La asignación interna o externa de números identifica, si el código del registro es propuesto por el sistema (interna) o por usuario (externa).
-En la externa, el usuario selecciona el número de cuenta. Los números no tienen que se consecutivos, por consiguiente no se puede visualizar con certeza el consumo.
Los intervalos no pueden solaparse, ese decir, que el intervalo 01 no puede tener la misma definición de números que el intervalo 00.
CREAR RANGO DE NÚMEROS DE DEUDORES: (TRANSACCIÓN XDN1) IMG->GESTIÓN FINANCIERA->CONTABILIDAD DE DEUDORES Y ACREEDORES->CUENTAS DE DEUDOR->PREPARAR CREACIÓN DE DATOS MAESTROS DE DEUDORES->CREAR RANGOS DE NUMEROS DE CTAS. DEUDORES.
ASIGNACIÓN DE RANGOS DE NÚMEROS DE DEUDORES: IMG-> GESTIÓN FINANCIERA-> CONTABILIDAD DE DEUDORES Y ACREEDORES-> CUENTAS DE DEUDOR-> PREPARAR CREACIÓN DE DATOS MAESTROS DE DEUDORES-> ASIGNAR RANGOS DE NÚMEROS A GRUPOS DE CUENTA PARA DEUDORES.
STATUS CAMPO DE LOS GRUPO DE CUENTAS: El grupo de cuentas se utiliza para controlar los campos visualizados en el registro maestro. El status campo de una cuenta puede ser configurado directamente desde el customizing del grupo de cuenta.
La definición de status cuenta, es vital. Esto permitirá la omisión de errores en las transacciones que invocan la información del maestro, para que al usuario se le exija la información al momento de crear el cliente. También debemos tener cuidado en establecer campos como obligatorios que luego la transacción los tiene como suprimidos, se generan muchas inconsistencias en este sentido, lo mejor en estos casos es definir en las transacciones, los campos como opcionales y que el grupo de cuentas, determina el status que se desea volcar en ese campo.
DEFINIR GRUPO DE CUENTAS CON FORMATO DE PANTALLA (DEUDORES): IMG-> GESTION FINANCIERA-> CONTABILIDAD DE DEUDORES Y ACREEDORES -> CUENTAS DE DEUDOR-> PREPARAR CREACIÓN DE DATOS MAESTROS DE DEUDORES-> DEFINIR GRUPO DE CUENTAS CON FORMATO DE PANTALLA.
-Seleccionando cualquiera de los grupos de cuentas creados podemos presionar en la opción DESGLOSAR STATUS CAMPO y podemos ingresar a cada uno de los status campo definidos por cada segmento/área del maestro. Se puede posicionar en cualquiera de los subgrupos y visualizar los campos que comprende con la opción LISTA DE SUBGRUPOS, ubicados en la parte superior.
Los datos maestros no sólo se pueden ver afectados por el status campo contenido en el grupo de cuenta, sino también, debido a la transacción que utilizamos. Podemos determinar campos que en la modificación se encuentren visualizables, puesto que los mismos son sensitivos para la organización y una vez creados se desean como no modificables.
-El status campo de un dato maestro, está determinado por la suma de las dos variantes de status campo: grupo de cuenta y transacción (actividad). Debemos tener cuidado en la combinación puesto que, si seteamos en la configuración del IMG que un campo, tiene un status campo en el grupo de cuenta como ENTRADA OBLIGATORIO y en la actividad de creación lo configuramos como SUPRIMIR, esta combinación de status campo nos arrojará un error puesto que, existe una inconsistencia en que un campo tenga entrada obligatoria y a la vez no se encuentre para completarlo.
CUENTA NORMAL o CUENTA OCASIONAL (CPD cuenta pro diversos): Para todos los clientes con los que sólo se mantiene relaciones comerciales esporádicamente (ocasionales o eventuales), debe crear registro maestros especiales.
A diferencia de los otros registros maestros, un registro definido como CPD (cuenta pro diversos) no contiene información sobre un cliente específico, puesto que dicha cuenta se utiliza para más de un cliente. Por lo tanto deben suprimirse los campos específicos de cliente en los status campos.
Los datos específicos se ingresan mediante la creación del documento, puesto que conoceremos estos datos al momento de realizar la operación comercial, no antes.
DETERMINAR QUE UNA CUENTA ES CPD: IMG-> GESTION FINANCIERA-> CONTABILIDAD DE DEUDORES Y ACREEDORES-> CUENTAS DE DEUDOR-> PREPARAR CREACIÓN DE DATOS MAESTROS DE DEUDORES-> DEFINIR GRUPO DE CUENTAS CON FORMATO DE PANTALLA.
Aquí seleccionando el grupo de cuentas que deseemos, podemos tildar la opción Cuentas pro diversos, para que misma quede habilitada como esporádica.