✒️SAP MM Salidas de Información mediante Mensajes

Salidas de Información mediante Mensajes

1. Salidas de información - Generalidades

Los documentos de compras registrados en el sistema deberán en algún momento ser impresos y/o enviados por alguna vía de comunicación a los interlocutores de negocios, estos objetos de comunicación son denominados "mensajes" por SAP y será motivo de estudio en esta lección, sus características, forma de generación y envío.

- Creación de mensajes: analizaremos la inclusión de mensajes en los documentos a efectos de ser transmitidos bajo determinadas condiciones.

- Impresión de mensajes: nos referiremos al procedimiento para la impresión de los documentos y los factores intervinientes.

- Transmisión de mensajes: analizar los factores a tener en cuenta p/ que los mensajes puedan ser transmitidos correctamente por fax, e-mails, etc.

- Mensajes recordatorios: tipo especial de mensaje, mediante el cual podremos recordar fechas de vencimiento de entregas a proveedores o reclamos de atraso en las mismas.

2. Aplicación de un mensaje a un documento de compra

Incluir en un documento de compra, en este caso un Pedido, un mensaje que permita imprimirlo o enviarlo por fax o e-mail en el momento oportuno.

2.1 Ingresamos en un pedido (o creamos uno nuevo): Mediante las transacciones ME21N o ME22N ingresamos a un pedido existente o creamos uno nuevo.

Ojo: Cada documento tendrá su propia definición de los mensajes

2.2 Ingresamos en la sección de mensajes - Generalidades: Ingresamos sobre el botón "Mensajes" en la barra de botones. Ingresamos toda la info requerida p/ la configuración del mensaje:

- Clase de Mensaje: el código del mensaje definido en la parametrización del sistema y que establece si se trata de una impresión, envío por e-mail, reclamo, etc, se accede a la definición estándar en un sistema en funcionamiento podrán ser parametrizados tipos especiales. Para la impresión del pedido optaremos por el tipo "NEU".

- Medio de comunicación: establecerá la vía por la cual transmitiremos el mensaje.

- Función: se indica la función que cumple quien recibirá el mensaje y que forma parte de la parametrización del sistema. Podrá ser ingresado manualmente o escogido de la lista correspondiente. En nuestro caso, utilizaremos "PV" (proveedor).

- Interlocutor: Hace referencia al interlocutor de negocio que lo recibirá, en este caso, el nro de proveedor p/ quien emitimos el pedido. En otro caso podría extenderse la comunicación al responsable de la Compra.

- Idioma: Se indicará el idioma con que se desea imprimir o transmitir.

2.3 Ingreso de un nuevo mensaje: Ingresaremos un nuevo mensaje al documento, con el mensaje agregado y los datos ingresados lograremos que el pedido sea impreso al grabar o liberar.

2.4 Definición del medio de comunicación: define algunos parámetros o características asociadas a la impresión.

- Destino lógico: hace referencia a la impresora a la cuál dirigirá la impresión. En este caso ingresamos "LOCL" lo que hará que se imprima en la impresora local definida como predeterminada p/ Windows.

- Dar salida inmediata: esto hará que la impresión sea ejecutada en forma inmediata, por ejemplo, al momento de guardar el documento (o de completar su aprobación).

- Cantidad mensajes: indica la cantidad de ejemplares a ser impresos (original copias).

2.5 Datos adicionales:

- Modalidad de envío: se define al momento en que es enviada la impresión, esto es:

* Envío mediante job previsto periódico

* Envío mediante job con indicación de tiempo adicional

* Envío mediante transacción propia de aplicación

* Enviar inmediatamente (al grabar la aplicación)

- Modalidad diferida: es el caso donde se programa la emisión de la impresión o comunicación en determinada fecha y hora o frente a la ocurrencia de un evento.

Los mensajes ingresados serán incorporados al documento cuando éste sea guardado y será emitidos de acuerdo a la configuración definida anteriormente.

2.6 Estado del Mensaje: símbolo amarillo, indica que está en preparación, verde, significa que ya ha sido transmitido.

Ojo: La salida del mensaje ocurrirá luego de ser liberado completamente el documento, en este caso un Pedido sujeto a una Estrategia de Liberación.

2.7 Salida del Mensaje: Formato PDF, p/ ser enviado por e-mail.

3. Mensaje de un documento modificado

Si se modifica repetidas veces un documento de compras que ya se ha enviado a un proveedor, sólo se editarán las modificaciones hechas en el documento original, salvo que se configure lo contrario.

4. Envío de recordatorios y reclamaciones

Si hay que enviar un recordatorio (antes del vencimiento) o una carta de reclamación (más imperativa, también denominada "requerimiento" después del vencimiento) con referencia a un documento de compras, el sistema asignará la clase de mensaje adecuado.

5. Definición de la impresión

La impresión de los documentos de compra que definimos está asociado a objetos que SAP denomina "formularios" y que son programas diseñados en ABAP que determinan la estructura del documento impreso, esto es, los datos de cabecera, logotipo, datos de la empresa, posiciones del documento, textos, etc.

6. Definición de mensajes predeterminados

La sección de parametrización de SAP permitirá definir los mensajes que serán asignados al Pedido en forma automática, esto es, al crear el documento, el sistema se encargará de adicionarle mensajes similares a los que se agregan manualmente.

Se ingresa a la transacción MN05 y se indica el tipo de mensaje de impresión "NEU", esta transacción se utiliza para configurar los mensajes predeterminados asignados a los pedidos.