✒️SAP MM Principios Básicos de Estrategias de Liberación
SAP MM Principios Básicos de Estrategias de Liberación
Principios Básicos de Estrategias de Liberación
ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN | GENERALIDADES
Como lo vimos anteriormente, esta funcionalidad de SAP permite definir procedimientos de liberación o aprobación de documentos. En el caso de los pedidos (a diferencia de las solped) se presenta una únca opción de utilización.
Liberación simultánea de todo el documento
En este caso, son aprobados en forma colectiva o global todos los ítems, es decir, la liberación se efectúa a nivel de cabecera o documento.
Por tanto queda excluida la opción de liberar los ítems individualmente. La razón es muy simple; recordemos que el pedido es el documento de SAP que es enviado al proveedor, por lo cual, debemos estar dispuestos y seguros (y por consiguiente, con la aprobación correspondiente) de requerir la adquisición de la totalidad de los productos incluidos en el mismo. Esto hace que exista una sola manera de continuar el proceso, y es que el pedido se encuentre liberado en su totalidad. Si se desistiera de la compra de algún producto, éste deberá ser eliminado del documento antes de ser aprobado y enviado al proveedor.
Las estrategias están formadas por dos parámetros:
La idea general es que, frente a una propuesta de compra mediante un pedido (será válido para otros documentos posteriores), exista un mecanismo de aprobación del mismo antes que sea enviado al proveedor escogido. Dicho procedimiento implicará la intervención de uno o varios ciclos de aprobación, a cargo de los denominados aprobadores, los que participarán de acuerdo a pautas establecidas que veremos a continuación.
CONDICIONES GENERALES
En el diseño de las estrategias de liberación se tienen en cuenta los criterios según los cuales se agruparán y asignarán los documentos a aprobar. De acuerdo al contenido de cada pedido, se establecerán diferentes estrategias a fin de otorgar la aprobación a diferentes responsables.
Por ejemplo, podrían establecerse normas de liberación según las siguientes características:
Es decir, se asignarán diferentes estrategias según cada uno de los aspectos mencionados.
Se establece que cada equipo de compradores tendrá el o los responsables propios para la liberación de documentos. De acuerdo a este criterio sería que las estrategias estuvieran agrupadas o clasificadas por grupo de compras.
Se determina un sistema de compras descentralizadas donde cada centro se encarga de gestionar a adquisición de bienes y contratación de servicios. El criterio a adoptar para las estrategias, sería de acuerdo a los centros que generaron el proceso.
Tratándose de una empresa cuya actividad implica la adquisición habitual de materiales asociados a especificaciones técnicas, sería conveniente que la aprobación estuviera a cargo de responsables de formación técnica. Basado en esto, podría determinarse las estrategias según los grupos de artículos de manera de asegurar que cada aprobador reciba pedidos con materiales correspondientes a su especialidad.
Si utilizamos como criterio un dato de cabecera (grupo de compras, tipo de documento, etc., no tendremos problema ya que solo un valor será ingresado.
Si adoptamos un dato de los ítems como criterio (centro, tipo de artículo, etc.) estaremos obligados a usar el mismo en todas las posiciones del documento ya que de lo contrario SAP no podrá determinar una estrategia que satisfaga el documento y podrá ser utilizado sin el proceso de aprobación.
CONDICIONES DE IMPORTES
Un criterio fundamental y obligatorio en el diseño de las estrategias de liberación será la definición de escalas de importes que determinan los niveles o etapas de aprobación de un documento. El valor de referencia para la determinación de la estrategia será el valor total del pedido, el cual veremos en la solapa de condiciones de la cabecera.
Por ejemplo, para un cierto importe total del pedido deberá ser liberado por un solo responsable, mientras que, si el importe supera un determinado valor, deberá ser liberado por un segundo aprobador con mayor responsabilidad que el anterior, y así sucesivamente.
Se muestra un ejemplo de definición de los rangos de importes a aplicar a las estrategias. Debe quedar claro que los rangos deben complementarse, no superponerse ni dejar bandas descubiertas.
CONICIONES DE APROBACIÓN | REQUISITOS
Cuando un documento presenta dos o más niveles de aprobación, se pueden presentar dos escenarios diferentes:
El esquema presentado a continuación muestra un ejemplo de definición de los prerrequisitos.
Donde se establece que el nivel 11 podrá aprobar después que lo haya hecho el 10, mientras que el 12 podrá hacerlo a condición que hayan sido liberados los dos niveles anteriores, ya mencionados.
INDICADORES DE LIBERACIÓN
A fin de simplificar las indicaciones a los responsables del estado de liberación del documento, que nivel se encuentra liberado y por tanto cuales restan, se definen indicadores de liberación que asociarán a cada nivel y presentan un texto aclaratorio en el documento.
Donde se observan las leyendas o indicaciones que se recibiría al visualizar el documento, según su estado de aprobación y las condiciones de liberación que deben cumplirse para alcanzar cada indicador.
NIVELES DE LIBERACIÓN | EJEMPLOS
A continuación, se presentan esquemas con los diferentes niveles de aprobación que serían asociados al documento en función del importe total del documento. Para una mejor comprensión del tema, te mostraré un ejemplo con un nivel, luego incrementando el importe, SAP le asignará dos niveles al ítem y así sucesivamente hasta recibir el número máximo de niveles definidos. SAP admite hasta 8 niveles de aprobación como máximo.
ME23N: visualización de la estrategia de liberación de un pedido mediante la solapa de estrategia de liberación en la cabecera del mismo.
El esquema indica que no sido tomada ninguna estrategia de liberación debido a que el importe no supera el mínimo definido para el primer nivel (mayor de USD 100,00.-), tal como observamos el valor total en la cabecera del documento y no presentando la solapa de estrategia de liberación.
Para un importe levemente superior al mínimo (USD 100,01.-) tomará la estrategia con un único nivel de aprobación.
Asignados determinados campos del documento, al completar el pedido y verificar los datos con el botón correspondiente, SAP intenta obtener una estrategia que coincida con los datos ingresados (centro, grupo de compras, tipo de material, etc.).
Toma aquella cuyo rango de valores incluya al importe total del documento (a mayor importe se requerirán más responsables para la aprobación).
CLASIFICACIÓN | INFORMACIÓN DE SELECCIÓN
Los datos ingresados hasta aquí determinan la estructura de las estrategias; el punto a tratar ahora será el sitio donde indicaremos a SAP que datos debe contener el documento para que la estrategia sea capturada y asignada al mismo.
En la llamada clasificación, los criterios de asignación de estrategias, se ingresan en la parametrización de SAP los datos que serán tomados como referencia para asignar la estrategia de liberación correspondiente, según, por ejemplo, los grupos de compra.
CUESTIONES PRÁCTICAS | TIPS
A continuación, se hará mención de algunos trucos o conocimientos prácticos asociados al uso de estrategias de liberación y que reitera en algunos casos lo comentado al analizar las solped:
LIBERACIÓN DE DOCUMENTOS | PROCEDIMIENTO
Cuando un pedido está sujeto a alguna estrategia de liberación, presenta la solapa correspondiente a nivel de cabecera:
Donde se observa la siguiente información:
El símbolo amarillo nos indica el próximo nivel a liberar, mientras que los restantes aún faltan procesar.
ME29N: liberación de pedidos.
Para aprobar un documento utilizaremos la transacción ME29N con el siguiente procedimiento:
Con este último paso, el documento ha quedado completamenet aprobado para ser utilizado como referencia para un pedido de compra, tan como lo indican los símbolos y el indicador de liberación.
PÉRDIDA DE LIBERACIÓN
Cuando un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberación y se encuentra total o parcialmente liberado, puede perder ese estado si se modifica alguno de los valores a los cuales está sujeta la estrategia, por ejemplo, centro, grupo de compras, importes, etc.
En este caso, deberá ser liberado nuevamente desde el primer nivel.
Por otro lado, de manera similar a como fuera liberado el documento mediante la transacción ME29N, la misma permite la cancelación de la aprobación con un procedimiento similar al utilizado anteriormente.
LIBERACIÓN COLECTIVA ME28: liberación colectiva de pedidos, en base a un listado de aprobaciones pendientes para el usuario que lo ejecuta y dispone de los recursos que permiten dicha actividad.
Deberá ingresar en la transacción, indicar el código de liberación correspondiente, y si fuera necesario alguna condición de filtro.
Las siguientes imágenes tiene por objetivo mostrarte el resultado de aplicar las diversas funcionalidades que dispone SAP para visualizar la información de los pedidos, estrategias, etc.
Sobre el autor
Publicación académica de Edgardo Manuel Mass Echenique, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
SAP Senior
Edgardo Manuel Mass Echenique
Profesión: Analista de Sistema Sap - Colombia - Legajo: GR13F
✒️Autor de: 61 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Presentación:
Soy edgardo mass- colombiano trabajo como analista de sap en ibm en diferentes módulos , pero me gusta el modulo de mm por ello quiero especializarme en dicho modulo como consultor funcional .
Certificación Académica de Edgardo Mass
Disponibilidad Laboral: FullTime
