✒️SAP MM Integración de MM con otros módulos

INTEGRACIÓN DE MM CON OTROS MÓDULOS

Cuando hablamos de integración del sistema SAP nos estamos refiriendo a un punto en el cual, pocos usuarios, tanto básicos como avanzados, prestan la debida atención y quizás es uno de los puntos que más los destacan a la hora de participar en una nueva implementación, mejoras o actualizaciones.

El módulo MM involucra una serie de actividades que SAP divide en submódulos para facilitar su gestión y división de actividades dentro de las empresas.

Mencionamos algunos de ellos y sus funciones principales:

• Compras (PUR): comprende las compras externas de materiales y servicios. Determina las posibles y mejores fuentes de aprovisionamiento y controla la recepción de los bienes y su facturación.
• Planificación de necesidades (MRP): planifica las necesidades de compra basada en los requerimientos actuales y consumos históricos.
• Gestión de stock (IM): encargado del inventario físico de los materiales, tanto en cantidades como en valores. Control de movimientos del almacén (entradas, salidas, transferencias, etc.)
• Verificación de factura (IV): responsable de la recepción, chequeo y registro de las facturas de proveedores. Comparación de las facturas con los pedidos de compra y recepción de la mercadería (en cantidad y precio).

Queda sobrentendido que todas estas actividades conjuntas entre módulos de SAP y los sectores asociados de la empresa, estarán registrados mediante los documentos correspondientes, de manera que, no sólo se lleven adelante los procesos requeridos, sino que se logren automatizar buen número de ellos y que cada participante reciba la información necesaria para su más eficiente desenvolvimiento.

Un vendedor contacta un cliente para ofrecerle y venderle un producto que nuestra empresa revende. Cuando concreta la venta, el producto puede encontrarse en stock o debe ser adquirido a un proveedor. En este último caso, el área de ventas deberá gestionar la adquisición del bien a través del departamento de compras (MM) generando los documentos necesarios. Una vez definida la fecha de recepción del producto, el responsable de compras deberá informar a Ventas para acordar la entrega al cliente.

El área productiva de la empresa planifica sus tareas a fin de producir los bienes requeridos por la demanda. Para ello, hace uso de los insumos en stock o comunica al departamento de compras acerca sus necesidades generando los documentos correspondientes. Compras adquirirá lo solicitado y pondrá los materiales a disposición del área correspondiente.

Mediante las solicitudes o reportes correspondientes, éste área recibirá los planes de gastos o inversión que llevará a cabo el departamento de compras. Por un lado, tesorería informará los recursos disponibles para adquisición de bienes, y por otro, recibirá información del uso progresivo que se vaya dando, a fin de hacer las previsiones correspondientes.

Cuando el área de compras es el encargado de recibir las necesidades de contratación de mano de obra o servicios, se convierte en el interlocutor del departamento de RR.HH. para el suministro de los recursos a las áreas solicitantes.

Los materiales vendidos son fabricados por la empresa, por lo cual, las actividades de ventas (SD) serán generadores de órdenes de producción (PP).

Los materiales solicitados por producción deben atravesar el proceso de control de calidad (QM), con lo cual este departamento deberá informar al área productiva del resultado y disponibilidad o no de los insumos adquiridos.

El departamento de administración y finanzas (FICO) controla las actividades de proveedores y clientes (en conjunto con MM y SD) y puede determinar su bloqueo para actividades comerciales mediante una decisión compartida.

Un recurso muy importante de SAP es su posibilidad de comunicarse con sistemas externos, esto es, intercambiar información con otros sistemas que complementan sus funciones. Supongamos que la empresa incorpora SAP como sistema central, pero por razones operativas o económicas, desea mantener ciertas prestaciones mediante sistemas ya incorporados.

Analicemos un ejemplo muy interesante; se toma la decisión de implementar SAP, pero conservando un sistema encargado de la gestión de clientes y ventas, al que denominaremos "SE-Sistema Externo". Se decide que se utilizará las herramientas de control de crédito y reporting de SAP, por lo cual, deberá existir un flujo permanente de información entre ambos sistemas. Por otro lado, se desea incorporar los recursos de preventa o soporte de ventas de SAP para la captación de nuevos clientes.

¿Qué información deberá fluir en ambas direcciones?

• SAP → SE: en SAP registrarán todos los clientes potenciales para la gestión de promoción, pero deberá viajar al SE cuando sea convertido en un cliente definitivo, cuyos datos completos serán registrados en SAP.
• SE → SAP: cuando se realice una venta al cliente, el SE deberá verificar el control de crédito, previo a la autorización de la operación. La información de la venta deberá ser enviada a SAP a fin de alimentar sus herramientas de reporting y actualizar el crédito disponible por el cliente.
• SE → SAP: los pagos y los correspondientes reclamos serán gestionados por el SE, por tanto, la información deberá viajar a SAP para actualizar el crédito del cliente y los reportes disponibles, a la vez de gestionar la cuenta corriente mediante herramientas en SAP.

Interface: son herramientas especialmente diseñadas para comprender le funcionamiento y la información de cada uno de los participantes. Se tratan de programas que comunican ambas aplicaciones, tomando información de una y transportándola a la otra con la frecuencia y validaciones definidas, acordes a cada necesidad.