✒️SAP MM Generalidades del documento
SAP MM Generalidades del documento
Verificación de factura - Generalidades
El ingreso de la factura del proveedor es una etapa incluida dentro del proceso de compra de SAP y está gestionado dentro del módulo MM.
Analizaremos los siguientes conceptos:
- Etapa de participación en el Proceso.
- Sector o integrantes de la empresa que lo procesan.
- Interacción con otros documentos módulos del sistema.
- Procedimiento de creación de los documentos.
- Diferentes opciones de documentos (Factura, nota de crédito, etc)
- Mención y análisis de los datos principales.
- Concepto de cancelación parcial o completa.
- Información requerida para su gestión y creación de documentos FI
- Reporting o herramientas de listados y estadísticas de documentos.
Muchos de los puntos coinciden con lo analizado para los documentos previos. Analicemos algunas caracteristicas y peculiaridades del documento:
El ingreso de la factura ocurre como consecuencia de la recepción de mercancía y por tanto la creación de una obligación de pago con el proveedor. El registro suele ser una tarea cuya responsabilidad reside en usuarios aplicados al módulo MM. No obstante es una decisión sujeta a las pautas operativas de la Compañía.
En general va asociado a un documento ingresado manualmente, pero procesos de automatización pueden ocasionar que sean generados automáticamente.
La factura suele ser registrada en el sistema a partir de un Pedido como referencia (habitual) y considerando los datos de la Entrada de Mercancía (EM) para la validación correcta de la información.
Si bien, el proceso habitual es el registro de la Factura como etapa posterior al ingreso de la mercancía, SAP tiene previsto y admite que se invierta el orden de los procedimientos.
Los datos que serán solicitados dependerán del tipo de documento a registrar y de la parametrización del sistema, ya que habrá datos que serán opcionales en casos estándar, pero podrán ser convertidos en obligatorio para asegurar su ingreso.
El ingreso de la factura ocasionará la creación de un documento propio con la información contenida en él y de otro u otros que impactará directamente en la Contabilidad a través del módulo FI.
Siendo un documento que tiene alto impacto tanto en el Módulo MM como FI, será fuertemente dependiente de la parametrización del sistema y de muy diversas validaciones que el sistema, en forma automática disparará durante el registro y verificación.
Su interdependencia con el módulo FI ocasiona que el registro de factura recurra a diversos objetos definidos en la Contabilidad, como Cuentas contables, Divisiones, Indicadores de impuestos, Condiciones de pago, entre otros.
Recordando que bajo un mismo sistema y ambiente pueden varias Sociedades legales, el sistema permitirá el registro de facturas asociadas a cualquiera de ellas.
Al ingresar en la transacción, será solicitado en la generalidad de los casos el documento de referencia (pedido) e indicando muy poca información, parte de la cual será obligatoria (items y cantidades) y otra optativa (nota de entrega, textos, etc) el documento podrá ser registrado.
Teniendo la posibilidad de registrar facturas para diferentes Sociedades, es posible que en algunos casos, al ingresar a la transacción sea solicitado el código de la Sociedad a la cual registrar el documento.
Participación en el proceso de Compras.
Es un documento que continúa al Ingreso de mercancía (o puede ser anterior a la entrada) y es el resultado de recibir y registrar la factura del proveedor y generar la obligación de pago.
Si el procedimiento analizado corresponde al registro de la factura del proveedor para su posterior pago, sólo se hará por esta vía cuando se encuentre asociado a un proceso completo de compras.
Tipos de procedimientos
En el sistema, cuando se habla del ingreso de la factura del proveedor, en realidad se está asociando a una herramienta que permite la gestión de diferentes documentos y procedimientos. Los distintos tipos que podrían presentarse, son los siguientes:
- Factura
- Abono (o nota de crédito)
- Cargo posterior
- Descargo posterior
- Anulación de la factura
- Bloqueo y desbloqueo de la factura
- Facturación intercompañias
- Visualización de los documentos
- Registro parcial y temporario de la factura (Retener)
- Documentos contables asociados
Cuando se efectúa el registro de un documento como los mencionados (factura, abono, etc.) se generarán en forma automática documentos contables que reflejen esta información en la Contabilidad de la Empresa.
La manera en que ésta se realice será analizada más adelante, pero dependerá fundamentalmente, de la parametrización del sistema asociada a los requisitos contables definidos por el área correspondiente.
Toda vez que sea registrada una factura asociada a un Pedido, quedará asociada a éste y registrada en su historial.
Sobre el autor
Publicación académica de Rafael Marrero, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
SAP Senior
Rafael Marrero
Profesión: Senior Demand Planner - España - Legajo: QH35J
✒️Autor de: 54 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo MM Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Hola a todos! soy rafael, venezolano. egresado de ciencias administrativas y gerenciales con especialización en logística. +15 años de experiencia en sectores como automoción y fmcg.
Certificación Académica de Rafael Marrero
