✒️SAP MM Generalidades del documento
SAP MM Generalidades del documento
GENERALIDADES DEL DOCUMENTO
VERIFICACIÓN DE FACTURA | GENERALIDADESEl ingreso de la factura del proveedor es una etapa incluida dentro del proceso de compra de SAP y gestionado dentro del ámbito de MM. A fin de profundizar en su contenido y operatividad, veremos contenidos referidos a los siguientes conceptos:
· Etapa de participación en el proceso
· Sector o integrantes de la empresa que lo procesan
· Interacción con otros documentos o módulos del sistema
· Procedimiento de creación de los documentos
· Diferentes opciones de documentos (factura, nota de crédito, etc.)
· Mención y análisis de los datos principales
· Concepto de cancelación parcial o completa
· Información requerida para su gestión y creación de documentos FI
· Reporting o herramientas de listados y estadísticas de documentos
El ingreso de la factura ocurre como consecuencia de la recepción de mercadería y por tanto la creación de una obligación de pago con el proveedor. El registro suele ser una tarea cuya responsabilidad reside en usuarios aplicados al módulo MM. No obstante, es una decisión sujeta a las pautas operativas de la compañía.
En general va asociado a un documento ingresado manualmente, pero procesos de automatización pueden ocasionar que sean generados automáticamente.
La factura suele ser registrada en el sistema a partir de un pedido como referencia (escenario más habitual) y considerando los datos de la entrada de mercadería (EM) para la validación correcta de la información.
Si bien el proceso habitual es el registro de la factura como etapa posterior al ingreso de la mercadería, SAP tiene previsto y admite que se invierta el orden de los procedimientos.
Los datos que serán solicitados dependerán del tipo de documento a registrar y de la parametrización del sistema, ya que habrá datos que serán opcionales en casos estándar, pero podrán ser convertidos en obligatorios para asegurar su ingreso.
El ingreso de la factura ocasionará la creación de un documento propio con la información contenida en él y de otro u otros que impactará directamente en la contabilidad a través del módulo FI.
Siendo un documento que tiene alto impacto tanto en el módulo MM como FI, será fuertemente dependiente de la parametrización del sistema y de muy diversas validaciones que el sistema, en forma automática dispara durante el registro y verificación.
Su interdependencia con el módulo FI ocasiona que el registro de factura recurra a diversos objetos definidos en la contabilidad, como cuentas contables, divisiones, indicadores de impuestos, condiciones de pago, etc.
Recodando que bajo un mismo sistema y ambiente pueden existir varias sociedades legales, el sistema permitirá el registro de facturas asociadas a cualquiera de ellas.
Al ingresar a la transacción, será solicitado en la generalidad de los casos el documento de referencia (pedido) e indicando muy poca información, parte de la cual será obligatoria (ítems y cantidades a ingresar) y otra optativa (nota de entrega, textos, etc.), el documento podrá ser registrado. En casos particulares, serán solicitados los números de lote y/o serie (según el material) y alguno adicional.
Pudiendo registrar facturas para diferentes sociedades, es posible que en algunos casos, al ingresar a la transacción sea solicitado el código de la sociedad a la cual registrar el documento.
VERIFICACIÓN DE FACTURA | PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO DE COMPRASEl siguiente esquema te presenta las sucesivas etapas y dentro de él, la ubicación y participación del documento que estamos analizando:
No es de temer el ingreso erróneo de las facturas ya que el sistema cuenta con procedimientos para su parcial o completa anulación, si fuera necesario.
Como puedes observar, se trata del documento que habitualmente continúa al ingreso de la mercadería (aunque como ya mencionamos, puede invertirse el orden cronológico) y es el resultado de recibir y registrar la factura del proveedor y generar la obligación de pago.
Si bien, el procedimiento analizado corresponde al registro de la factura del proveedor para su posterior pago, solo se hará por esta vía cuando se encuentre asociado a un proceso completo de compras.
En otros casos, donde las características o importancia de la adquisición no justifique el mencionado proceso, las compras efectuadas a los proveedores serán asentadas dentro del ámbito exclusivo del módulo FI, el cual tiene las transacciones y recursos independientes del módulo MM.
En esta formación incluimos solo el ingreso de una factura de proveedor por esta vía, ya que la misma constituye parte del proceso de compras de MM, tal cual mencionáramos. No obstante, en aquellos casos donde la compañía efectúe una adquisición sin recurrir al nombrado proceso (sin pedido, recepción de los productos, etc.), la misma podrá ser ingresada directamente mediante herramientas del módulo FI.
TIPOS DE PROCEDIMIENTOSCuando en el sistema se habla del ingreso de la factura del proveedor, en realidad se está asociando a una herramienta que permite la gestión de diferentes documentos y procedimientos:
· Factura
· Abono (nota de crédito)
· Cargo posterior
· Descargo posterior
· Anulación del documento
· Bloqueo y desbloqueo
· Facturas intercompañías
· Visualización de los documentos
· Registro parcial y temporario de la factura (retener documentos)
Cada una de estas opciones serán seleccionadas en la transacción correspondiente y llevarán asociadas procedimientos e información particular.
DOCUMENTOS CONTABLES ASOCIADOSCuando se efectúa el registro de un documento como los mencionados (factura, nota de crédito, nota de débito, etc.) se generarán en forma automática documentos contables que reflejen esta información en la contabilidad de la empresa. La manera en que ésta se realice será analizada más adelante, pero dependerá fundamentalmente de la parametrización del sistema asociada a los requisitos contables definidos por el área correspondiente. Toda vez que sea registrada una factura asociada a un pedido, quedará asociada a éste y registrada en su historial.
Sobre el autor
Publicación académica de Stefanie Isabella Schneider Ríos, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
SAP Expert
Stefanie Isabella Schneider Ríos
Profesión: Ingeniera en Sistemas de Producción - Paraguay - Legajo: ZK50F
✒️Autor de: 154 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Máster Material Management en SAP S/4HANA LOGISTIC
- Carrera Consultor en SAP MM Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP MM Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
