✒️SAP MM Generalidades del documento
SAP MM Generalidades del documento
PEDIDOS - GENERALIDADES
Dentro del proceso de compras es importante señalar varios aspectos fundamentales:
· Sector o integrantes de la compañía que lo originan o procesan
· Interacción con otros documentos o módulos de sistema
· Procedimiento de creación con o sin referencia a otros documentos
· Mención y análisis de los datos principales
· Procedimientos de liberación y desbloqueo de documentos
Muchos de los puntos que se tratarán en la unidad de conformación de pedidos de compras, tienen semejanza o coincidencia con el esquema de las solicitudes de pedidos SOLPED. Es importante destacar varias características fundamentales de este documento:
Ø El documento puede ser generado manualmente ante una SOLICITUD DE PEDIDO SOLPED originada por otro sector, por ejemplo: Mantenimiento o Producción, o como aceptación de la propuesta de una corrida de MRP.
Ø En los casos de los materiales consumibles (ACCESORIOS DE COMPUTADORAS, MATERIALES DE OFICINA) la creación del documento requiere la IMPUTACIÓN a un OBJETO CONTABLE, es decir, un CENTRO DE COSTO, ACTIVO FIJO, PEDIDO DE VENTA, PROYECTO, ORDEN DE FABRICACIÓN. En cada caso será solicitado el dato correspondiente al cual asociar la operación de compra.
Ø El PEDIDO DE COMPRA es un documento formal que es enviado a un proveedor requiriendo la provisión de un determinado material o servicio bajo condiciones especificadas.
Ø Algunos datos deben o pueden ser ingresados manualmente según sean optativos u obligatorios. Algunos ejemplos son: CANTIDAD, PRECIO, CENTRO, ALMACÉN, NUMERO DE DOCUMENTO DE REFERENCIA, CÓDIGO DE PROVEEDOR, FECHA DE ENTREGA Entre otros.
Ø El PEDIDO DE COMPRAS puede incluir la adquisición de materiales y/o servicios para diferentes CENTROS, pero asociados a una misma ORGANIZACIÓN DE COMPRAS.
Este documento, continua con el proceso de relevamiento de necesidades y definición del PROVEEDOR a quien se solicitarán los materiales o servicios. La etapa previa a este proceso es la confección de la SOLICITUD DE PEDIDOS SOLPED pero para procesar este paso deberán de detallarse a lo mas mínimos varias informaciones de gran relevancia.
La diferencia existente entre la SOLPED y el PEDIDO DE COMPRA es que en la SOLICITUD DE PEDIDO es posible indicar o al menos sugerir el nombre del PROVEEDOR mientras que en el PEDIDO DE COMPRAS es de carácter obligatorio establecer el PROVEEDOR.
Se pueden indicar varias características importantes que intervienen en el proceso de compras:
· El departamento de compras recibe la necesidad y define las condiciones mediante el cual se continuará la operación.
· COMPRAS interactúa con TESORERIA por la administración del presupuesto.
Cabe destacar que los PEDIDOS al igual que otros documentos, se pueden generar tanto manual como automáticamente.
Es el caso donde otros sectores de la compañía requieren la compra de materiales o la contratación de servicios mediante la creación de una SOLICITUD DE PEDIDO (SOLPED)
Se ha ejecutado el proceso MRP y el sistema le ha propuesto a COMPRAS la adquisición de diversos materiales, mediante la creación de solicitudes de pedidos. Será atributo de COMPRAS aceptar o reprogramar dichas SOLPED y convertirlas, posteriormente, en pedidos concretos a los proveedores.
Existen casos donde el proceso de COMPRAS omite la creación de SOLPED y se origina directamente a partir del pedido. Esto puede deberse al tipo de adquisición, a quien origina la misma, entre otros.
La existencia en la ejecución de estas operaciones de compras deberá ser definida dentro de las estrategias de compras de la compañía a fin de evitar omisiones de etapas que vulneren las normas de auditorías establecidas para el DEPARTAMENTO DE COMPRAS. Estos posibles escenarios serán reflejados en las tareas de PARAMETRIZACIÓN para que no exista o quede sujeto a libre albedrío o a decisiones individuales.
Al igual que en la creación y conformación de la SOLPED en esta parte se ratificará la información consolidada ya vistas en la SOLPED.
En este caso incorporaremos lo adquirido al STOCK y pasará a formar parte del inventario de la compañía. Los DOCUMENTOS CONTABLES serán IMPUTADOS cuentas de STOCK preestablecidas en la PARAMETRIZACIÓN.
El material es solicitado por alguna sección, la que deberá hacerse cargo dentro de su presupuesto de la erogación que implique la adquisición. Esto se vera reflejado en la IMPUTACIÓN a algún CENTRO DE COSTO del solicitante. O podrá ser repartido por mas de uno, recurriendo a la llamada IMPUTACIÓN MÚLTIPLE.
La operación de compra está orientada a adquirir un bien de uso, el que será tratado por SAP como un ACTIVO FIJO (o INMOVILIZADO, como lo denomina SAP) el que habrá sido definido en el sistema.
El ítem del pedido será asignado a un PROYECTO y deducido de su presupuesto el costo originado.
El costo originado por la adquisición será asignado como costo de adquisición para la venta asociada.
Asociado el proceso de compras a una ORDEN DE FABRICACIÓN o MANTENIMIENTO, será cargada a esta las erogaciones inherentes a la operación de adquisición.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Julio Antonio Shur Lozada, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
Julio Antonio Shur Lozada
Profesión: Lic. Msc Gerencia Logística - Venezuela - Legajo: QV91F
✒️Autor de: 60 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: PartTime
Presentación:
Especialista en logística y gestión de la cadena de suministros. capacitado en tareas de aprovisionamiento, almacenamiento, gestión de inventario, transporte y distribución.
Certificación Académica de Julio Shur