✒️SAP MM Estructura de la Organización de Compras
SAP MM Estructura de la Organización de Compras
Estructura de la Organizacion de Compras
1. Estructura de la Organizacion - Punto de vista fisico: El siguiente esquema representa ejemplos de organizacion desde el punto de vista fisico de la compañia, esto es, las Sociedades, Organizaciones de Compra y Centros definidos, a saber:
Tipo Org. | Grupo de empresas | Especif. de la empresa | ||||||||
Org.Compra | 0001 | 0001 | 0002 | |||||||
Sociedad | 100 | 200 | 100 | 200 | ||||||
Centro | 1000 | 1100 | 1200 | 1300 | 1400 | 1000 | 1100 | 1200 | 1300 | 1400 |
Compras Centrales | Compras Distrib. |
Una misma Organizacion de Compras gestiona las operaciones para diversas Sociedades y a travez de ella al conjunto de Centros que las conforman.
1.1 Compras centralizadas: En este caso, dentro del sistema sera definida una sola Organizacion de Compra, la cual sera la encargada de gestionar todas las operaciones de compras del grupo de empresas.
Este tipo de organizacion presenta una serie de ventajas que mencionaremos a continuacion:
- Gestion y Control: esta estructura permite un mayor control sobre las operaciones.
- Consolidacion: se gestiona en forma colectiva la adquisicion de bienes y servicios con lo cual aumentan las posibilidades de conseguir mejores precios y condiciones.
- Apertura: se tendra acceso a un numero mayor de proveedores y mercados con la siguiente ventaja de una mejor eleccion, basada en el conocimiento y los contactos.
- Especializacion: podria ser necesario un menor numero de personas involucradas en la actividad, pero deberan, contar con equipos especializados para areas donde gestionen las compras.
- Automatizacion: la relacion con proveedores con grandes volumenes de intercambio, facilitan la programacion de operaciones y el intercambio electronico de informacion.
1.2 Compras descentralizadas: Se adopta un esquema donde cada Sociedad establece su Organizacion de Compra, y aprovisiona a todos sus centros asociados. Esta mas orientada a que casa Sociedad gestione las adquisiciones en forma autonoma, y a travez de ella, los Centros que la conforman.
En este caso, la organizacion de la Compañia se orienta a que no solo, cada Sociedad gestione sus compras independientemente, sino que, en casos mas limites, lo haga cada uno de los Centros.
La opcion descentralizada presenta otros beneficios a tener en cuenta:
- Rapidez: este tipo de organizacion suele agilizar los procesos y hacerlos menos burocraticos que en aquellos donde las operaciones son de mayor envergadura.
- Conocimiento: cuando las compras son efectuadas localmente, suele haber mas conocimiento de las necesidades y costumbres de los solicitantes y las modalidades de los proveedores.
- Transporte: adquiriendo localmente los productos o contratando los servicios se reducen considerablemente los costos de transporte.
- Negociacion: quien consuce las operaciones de aprovisionamiento suele tener un contacto mas cercano con los proveedores y conocer sus modalidades y formas de operar.
2. Estructura de la Organizacion - Punto de vista operativo: En el siguiente esquema se compara dos escenarios distintos para definir la organizacion del sector de compras:
Tipo Org. | Compras distribuidas | Compras Centrales | ||||||||
Sociedad | 100 | 100 | ||||||||
Grupo Compr. | 100 | 110 | 100 | |||||||
Centro | 1000 | 1100 | 1200 | 1300 | 1400 | 1000 | 1100 | 1200 | 1300 | 1400 |
Como puede verse en este esquema podremos analizar las dos modalidades presentadas:
2.1 Compras distribuidas: Tal como indica el esquema, y tomando el ejemplo de una Sociedad unica, se definen dos o mas Grupos de Compras, las que seran responsables de las tareas de adquisicion de bienes y servicios para uno o mas Centros asociados a la Empresa mencionada.
- Localizacion: cada grupo de compras sera responsable de uno a mas Centros en razon de sus ubicaciones fisicas.
- Especialidad: se podran en actividad distintos grupo acordes a la especializacion que requieran las compras.
- Volumen: podrian definirse grupo diferentes de acuerdo a un criterio de volumenes de compras, asignando las compras generales y menores a un numero relativamente grande de compradores y definir otro reducido para las compras ligadas a grandes operaciones. Como comentario, puedo mencionarte que SAP tiene un tipo especial de documento, llamado Pedido abierto o Contrato para arreglos a largo plazo o cantidades o montos importantes con los proveedores.
2.2 Compras centrales: Es este caso, un solo Grupo de Compradores tendra la responsabilidad de todas las operaciones de llevar adelante los procesos de aprovisionamiento.
Aunque estemos hablando de un solo grupo, el mismo debera contar con las habilidades y experiencia entre sus integrantes para gestionar las operaciones, de manera similar al caso anterior.
Es importante mencionarte que, aunque la intuicion nos sugiera que existe una relacion entre Organizacion de Compras y Grupos de Compras, para SAP no es asi, ya que no hay una relacion establecida. De manera que, cualquier Grupo puede ser responsable de las adquisiones a travez de cualquiera de las Organizaciones de Compras y por cualquiera de las Sociedades definidas en el sistema.
De manera similar, los compradores no se encuentran asociados directamente a un grupo comprador determinado, cualquiera de ellos puede iniciar Procesos de Compra para cualquier grupo, con la sola condicion de que los roles o autirizaciones que tenga asignado se lo permitan.
3. Estructura de la organizacion - Casos practicos:Hasta aqui hemos mencionado los casos generales en los cuales pueden basarse las definiciones de las estructuras de compras.
3.1 Empresa compradora: En este caso, se deberan definir procesos comerciales dentro de SAP que permitan gestionar los procesos de compras, ventas y administrativos que relacionen cada una de las empresas constitutuvas.
3.2 Empresa con distintas actividades: Dentro de las sociedades que constituyen el grupo, algunas de ellas se encargan de la produccion de bienes, otras de la venta de los mismos y cada uno de ellas debe aprovisionarse de los insumos o productos que requiere para su funcionamiento.
En este caso, aunque todas se encuentren bajo un mismo mandante de SAP, debera analizar su estructura de compras acorde a sus circuitos de negocios y necesidades, independiente de la definicion de las restantes, o bien, consolidar algunas operaciones si fuera posible.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Luis Aly Cabrera Vaca, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
Luis Aly Cabrera Vaca
Profesión: Ingenieria en Sistemas - Bolivia - Legajo: OQ42T
✒️Autor de: 62 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Presentación:
Soy una persona proactiva con capacidad de adquirir nuevas metas y conocimientos para formar parte de un equipo de trabajo que busque alcanzar objetivos definidos.
Certificación Académica de Luis Cabrera