✒️SAP MM Estructura de la Organización de Compras
SAP MM Estructura de la Organización de Compras
Proceso de Compras
1. Estructura de la Organización - Punto de vista físico
El departamento de compras organiza su estructura y funcionamiento de acuerdo a sus objetivos estratégicos.
* Una misma Organización de compra gestiona las operaciones p/ diversas sociedades y a través de ella al conjunto de Centros que las conforman.
1.1 Compras centralizadas: en este caso, dentro del sistema será definida una sola Organización de Compra, la cual será la encargada de gestionar todas la operaciones de compras del grupo de empresas. (este criterio tiene que ver más con lo organizativo que con el aspecto legal, ya que desde ese punto de vista, cada operación será referida e imputada legal, económica y financieramente a la sociedad correspondiente.
* Las ventajas de este tipo de organización son:
- Gestión y control: esta estructura permite un mayor control sobre las operaciones.
- Consolidación: se gestiona en forma colectiva la adquisición de bienes y servicios con lo cual aumentan las posibilidades de conseguir mejores precios y condiciones.
- Apertura: se tendrá acceso a un número mayor de proveedores y mercados con la consiguiente ventaja de una mejor elección, basada en el conocimiento y los contactos.
- Especialización: podrá ser necesario un menor nro de personas involucradas en la actividad, pero deberán contar con equipos especializados p/ áreas donde gestionen las compras.
- Automatización: la relación con proveedores con grandes volúmenes de intercambio, facilitan la programación de operaciones y el intercambio electrónico de información.
1.2 Compras descentralizadas: adopta un esquema donde cada Sociedad estableces su Organización de Compra, y aprovisiona a todos sus centros asociados. Está más orientada a que cada Sociedad gestione las adquisiciones en forma autónoma, y a través de ella, los Centros que la conforman.
* En este caso, la organización de la Compañía se orienta a que no sólo, casa Sociedad gestiona sus compras independientemente, sino que, en casos más límites, lo haga cada uno de los Centros.
* Las ventajas de este tipo de Organización:
- Rapidez: este tipo de organización suele agilizar los procesos y hacerlos menos burocráticos que en aquellos donde las operaciones son de mayor envergadura.
- Conocimiento: cuando las compras son efectuadas localmente, suele haber más conocimiento de las necesidades y costumbres de los solicitantes y las modalidades de los proveedores.
- Negociación: quien conduce las operaciones de aprovisionamiento suele tener un contacto más cercano con los proveedores y conocer mejor sus modalidades y formas de operar.
- Transporte: adquiriendo localmente los productos o contratando los servicios se reducen considerablemente los costos de transporte.
* Estas ventajas se aplican cuando cada Centro gestiona sus compras individualmente o p/ un grupo cercano de ellos.
* Ojo: No es requisito para SAP que las organizaciones de Compras sean asociadas a una Sociedad, si no asignamos ninguna Sociedad a la Organización de Compras, ésta podrá gestionar operaciones de compras p/ cualquiera de ellas (Sociedades), el único requisito será que los Centros correspondientes sean asociados a sus Sociedades.
2. Estructura de la Organización - Punto de vista operativo
Este esquema de organización se basa fundamentalmente en la manera en que son asignados los Grupos de Compras o Compradores a las distintas unidades constituyentes de la organización comercial.
* También podríamos estructurar el área de compras de manera centralizada o distribuida, de acuerdo a como asignamos las tareas de adquisición según las Sociedades y/o los Centros.
2.1 Compras distribuidas: se toma por ejemplo una única Sociedad, se definen dos o más grupos de compras (o compradores), las que serán responsables de las tareas de adquisición de bienes y servicios p/ uno o más Centros asociados a la Empresa.
* Los grupos de compras podrían ser definidos de acuerdo a diversos criterios prácticos, por ejemplo:
- Localización: cada grupo de compras será responsable de uno o más centros en razón de sus ubicaciones físicas.
- Especialidad: Se pondrán en actividad distintos grupos acordes a la especialización que requieran las compras.
- Volumen: podrían definirse grupos diferentes de acuerdo a un criterio de volúmenes de compras, asignando las compras generales y menores a un nro relativamente grande de compradores a un nro relativamente grande de compradores y definir otro reducido p/ las compras ligadas a grandes operaciones. (SAP tiene un tipo especial de documento, llamado pedido abierto o contrato p/ arreglos a largo plazo o cantidades o montos importantes con los proveedores).
2.2 Compras centrales: un solo grupo de Compradores tendrá la responsabilidad de todas las operaciones de llevar adelante los procesos de aprovisionamiento.
* Para SAP no hay una relación establecida entre Organización de Compras y Grupos de Compras, cualquier Grupo de Compras puede ser responsable de las adquisiciones a través de cualquiera de las Organizaciones de Compras y por extensión, para cualquiera de las Sociedades definidas en el sistema.
Sobre el autor
Publicación académica de Maria Lucia Buongermini Mendez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
SAP Senior
Maria Lucia Buongermini Mendez
Profesión: Ingeniera Química - Paraguay - Legajo: KQ32N
✒️Autor de: 45 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Presentación:
Ing. química con aptitud para ampliar sus conocimientos y aplicarlos en el ámbito profesional. buscando la mejora continua tanto a nivel personal como profesional, siempre con trabajo en equipo.
Certificación Académica de Maria Buongermini
