✒️SAP MM Estructura de la Organización de Compras
SAP MM Estructura de la Organización de Compras
- Punto de vista fisico.
El Departamento de Compras organiza su estructura y funcionamiento de acuerdo a sus objetivos estrategicos.
(Esquema) Tomando como ejemplo de organizacion desde el punto de vista fisico de la compañia, es: Sociedades, Organizaciones de Compra y Centros.
Una misma Organizacion de Compra gestiona las operaciones para divesas Sociedades y a traves de ella al conjunto de Centros que las conforman. Los elementos pueden ser asociados de diferentes maneras segun el funcionamiento y responsabilidad del Area de Compras:
- Compras centralizadas: Desde el sistema se define una sola Organizacion de Compra, que se encargara de gestionar todas las operaciones de compras del grupo de empresas. Ventajas: Gestion y Control (permite un mayor control sobre las operaciones) - Consolidacion (se gestiona en forma colectiva la adquisicion de bienes y servicios con lo cual aumentan las posibilidades de conseguir mejores precios y condiciones) - Apertura (se tendra acceso a un numero mayor de proveedores y mercados con la consiguiente ventaja de una mejor eleccion, basada en el conocimiento y los contactos) - Especializacion (podria ser necesario un menor numero de personas involucradas en la actividad, pero deberan contar con equipos especializados para areas donde gestionen las compras, ya sean electronica, quimica, contratacion de servicios especializados, etc.) - Automatizacion (relacion con proveedores con grandes volumenes de intercambio, facilitan la programacion de operaciones y el intercambio electronico de informacion, tecnicamente denominada EDI).
- Compras descentralizadas: Cada Sociedad establece su Organizacion de Compra, y aprovisiona a todos sus centros asociados, orientada a que cada Sociedad gestione las adquisiciones en forma autonoma, y a traves de ella los Centros que la conforman. La Compañia se orienta a que cada Sociedad gestione sus compras independientemente y en casos mas limites, lo haga cada uno de los Centros. Sus beneficios: Rapidez (agiliza los procesos y hacerlos menos burocraticos que en aquellos donde operaciones son de mayor envergadura) - Conocimiento (cuando las compras son efectuadas localmente, hay mas conocimiento de las necesidades y costumbres de los solicitantes y las modalidades de los proveedores) - Negociacion (quien conduce las operaciones de aprovisionamiento tiene un contacto mas cercano con los proveedores y conocer mejor sus modalidades y formas de operar) - Transporte (adquiriendo localmente los productos o contratando los servicios se reducen considerablemente los constos de transporte). Estas ventajas son para el caso en que cada Centro gestione sus compras individualmente o para un grupo cercano de ellos.
NO es un requisito para SAP que se asocien las Organizaciones de Compras a Sociedad. Si no se asigna ninguna Sociedad a la Organizacion de Compras, esta podra gestionar operaciones de compras para cualquiera de las Sociedades, el unico requisito sera que los Centros correspondientes sean asociados a sus Sociedades.
- Punto de vista operativo.
Basado en la manera en que son signados los Grupos de Compras o compradores a las distintas unidades constituyentes de la organizacion comercial.
- Compras distribuidas: Se definen dos o mas Grupos de Compras (o compradores), las que seran responsables de las tareas de adquisicion de bienes y servicios para uno o mas Centros asociados a la Empresa mencionada. Al tener varios grupos, podrian ser definidos a criterios practicos: Localizacion (cada grupo de compras sera responsable de uno a mas Centros en razon de sus ubicaciones fisicas) - Especialidad (se pondran en actividad distintos grupos acordes a la especializacion que requieran las compras, ejemplo, productos electricos, electronicos, quimicos, materias primas o contratacion de servicios especializados, etc.) - Volumen (se dividen grupos diferntes segun el volumen de compras, asignando las compras generales y menores a un numero relativamente grande de compradores, y grupos asociados, y definir otro reducido para las compras ligadas a grandes operaciones; SAP tiene un tipo especial de documento llamado Pedido abierto o Contrato para arreglos a largo plano o cantidades o montos importantes con los proveedores).
- Compras centrales: Un solo Grupo de Compradores tendra la responsabilidad de todas las operaciones de llevar adelante los procesos de aprovisionamiento. Debera contar con las habilidades y expedriencia entre sus integrantes para gestionar las operaciones. Para SAP no hay una relacion establecida entre Organizacion de Compras y Grupos de Compras. Cualquiera de este ultimo, puede ser responsable de las adquisiciones a traves de cualquiera de las Organizaciones de Compras y para cualquiera de las Sociedades definidas en el sistema. De manera similar, los compradores no se encuentran asociados a un grupo de comprador determinado, cualquiera de ellos puede iniciar Procesos de Compra para cualquier grupo, con la condicion de que los roles o autorizaciones que tengan asignadas se lo permitan.
- Casos practicos.
- Empresa compradora: Grupo de empresas, una parte definida en un mismo ambiente de SAP y legalmente una de ellas cumple como unica funcion comercial, bastcer de bienes y servicios a las empresas restantes. Se deberan definir procesos comerciales dentro de SAP que permitan gestionar los procesos de Compras, Ventas y Administrativos que relacione cada una de las empresas constitutivas.
- Empresas con distintas actividades: Algunas sociedades se encargaran de la produccion de bienes, otras de la venta de los mismos y cada una de ellas debe aprovisionarse de los insumos o productos que requiera para su funcionamiento. Aunque todas esten bajo un mismo mandante de SAP, debera analizar su estructura de compras acorde a sus circuitos de negocios y necesidades, independientemente de la definicion de las restantes, o consolidar algunas operaciones si fuera posible.
Sobre el autor
Publicación académica de María Eugenia Sánchez Cáceres, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
SAP Senior
María Eugenia Sánchez Cáceres
Profesión: Consultora Srm. - Argentina - Legajo: RX58B
✒️Autor de: 95 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Máster Material Management en SAP S/4HANA LOGISTIC
- Carrera Consultor en SAP MM Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP MM Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
