✒️SAP MM Estructura de la Organización de Compras

Estructura de la organización – Punto de vista físico

Se verá todo lo referente a la organización de un empresa desde el punto de vista físico y operativo de las actividades de compra, desde el punto de vista físico debe de quedarte claro el concepto de cómo se organizan (quien se hará cargo de las compras de cada centro, que método ofrece SAP para organizarlo, ventajas y desventajas, etc.)

Se analizara la estructura organizativa de un empresa y se definirá cada uno de sus componentes, el Departamento de Compras organiza su estructura de acuerdo a sus objetivos estratégicos.

Se observa que una misma organización de compras gestiona las operaciones para diversas Sociedades y a través de ella al conjunto de Centros que las conforman.

Compras centralizadas

Es este caso dentro del sistema será definida una sola Organización de compra, la cual era la encargada de gestionar todas las operaciones de compras del grupo de empresas.

El criterio que define la adopción de este caso, tiene que ver más con lo organizativo que con el aspecto legal, ya que desde ese punto de vista, cada operación será referida e imputada legal, económica y financieramente a la sociedad correspondiente.

Este tipo de organización presenta una serie de ventajas:

Ø Gestión de control: esta estructura permite un mayor control sobre las operaciones.

Ø Consolidación: se gestiona en forma colectiva la adquisición de bienes y servicios con lo cual aumentan las posibilidades de conseguir mejores precios y condiciones.

Ø Apertura: se tendrá acceso a un número mayor de proveedores y mercados con la ventaja de una mejor elección, basada en el conocimiento y los contactos.

Ø Especialización: podría ser necesario un menor número de personas involucradas en la actividad, pero deberán contar con equipos especializados para áreas donde gestionen las compras (electrónica, química, etc.)

Ø Automatización: la relación con proveedores con grandes volúmenes de intercambio, facilitan programación de operaciones y el intercambio de información (técnicamente, de nominado EDI)

Aunque estemos refriéndonos a centralizar las compras, no implica que la tarea será llevada a cabo por un grupo reducido de personas, más bien se orientara a unificar las operaciones con las ventajas mencionadas.

Compras descentralizadas

Se adoptara un esquema donde cada Sociedad establece su Organización de Compras y aprovisiona a todos sus centros asociados. Se orienta mas a que cada Sociedad gestione las adquisiciones en forma autónoma y a través de ella los Centros que la conforman.

La organización de la compañía se orienta a que no solo, cada Sociedad gestione sus compras independientes, sino que en casos más limites, lo haga cada uno de los Centros.

La opción descentralizada presenta otros beneficios:

Ø Rapidez: este tipo de organización suele agilizar los procesos y hacerlo menos burocráticos que en aquellos donde las operaciones son de mayor magnitud.

Ø Conocimiento: cuando las compras son efectuadas localmente, suelen haber mas conocimiento de las necesidades y costumbres de los solicitantes y las modalidades de los proveedores.

Ø Negociación: quienes conducen las operaciones de aprovisionamiento suelen tener un contacto cercano a los proveedores y conocer mejor sus modalidades y formas de operar.

Ø Transporte: adquiriendo localmente los productos o contratando los servicios se reducen considerablemente los costos de transporte.

Las ventajas a las que se hacen referencia son en que cada Centro gestione sus compras individualmente o para un grupo cercano de ellos.

Estructura de la Organización – Punto de vista operativo

En este esquema esta basado en la manera en que son asignados los Grupos de Compras o Compradores a las distintas unidades constituyentes de la organización comercial.

Podríamos estructurar el Área de Compras de manera centralizada o distribuidas, de acuerdo a como asignamos las tareas de adquisición según las Sociedades y o Centros

Compras distribuidas

Tomando el ejemplo de una Sociedad única, se define dos o más Grupos de Compras (o compradores) las que serán responsables de las tareas de adquisición de bienes y servicios para uno o más Centros asociados a la Empresa mencionada.

Al tener varios grupos, estos podrán ser definidos de acuerdo a diversos criterios prácticos:

Ø Localización: cada grupo de compras será responsable de uno o más Centros en razón de su ubicación física.

Ø Especialidad: se pondrán e actividad distintos grupos acordes a la especialización que requieran las compras.

Ø Volumen: se podrían definir grupos diferentes de acuerdo a un criterio de volúmenes de compras, asignando las compras generales y menores a un número relativamente grande de compradores y definir otro reducido para las compras ligadas a grandes operaciones. SAP tiene in tipo especial de documento, llamado Pedido Abierto o Contrato para arreglos a largo plazo o cantidades o montos importantes con los proveedores.

Compras centrales

Un solo grupo de compradores tendrá la responsabilidad de todas las operaciones de llevar a delante los procesos de aprovisionamiento. Aunque se hable de un solo grupo, el mismo deberá de contar con las habilidades y experiencia entre sus integrantes para gestionar las operaciones.

Para SAP no hay una relación entre Organización de compras y Grupos de Compras, de manera que cualquier Grupo de Compras puede ser responsable de las adquisiciones a través de cualquiera de las organizaciones de Compras y por extensión, para cualquiera de las Sociedades definidas en el sistema.

Los compradores no se encuentran asociados directamente a un grupo comprador determinado, cualquiera de ellos puede iniciar Procesos de Compra para cualquier grupo, con la condición que los roles o autorizaciones que tenga asignado se lo permitan.

Estructura de la organización - casos prácticos

Ø Empresa compradora

Ø Empresa con distintas actividades