✒️SAP MM Definición de Tipos de Documentos

Definición de Tipos de Documentos

El objetivo de esta lección es aprender y utilizar los tipos de documentos disponibles para las SolPed.

1- Generalidades de definición de Tipos de documentos. Solicitud de Pedidos - Clases de documento

Se parametriza desde: Menú de SPRO - Gestión de materiales - Compras - Solicitud de pedido - Parametrizar clases de documento.

Procedimiento

a- Se visualiza pantalla: 'Clases de movimiento Solicitud de pedido Modif.' y se selecciona el tipo de documento que será tomado como referencia.

b- Clic en botón: 'Copiar como'. Esto nos permite tener una réplica exacta de la referencia.

c- Se modifica el código para el nuevo tipo.

d- Pulsamos 'Enter' para aceptar los cambios.

e- En ventana: 'Especificar objetos a copia' se pulsa el botón: 'Copiar todas' de manera de replicar la misma estructura de información del tipo de referencia.

f- Se visualiza el mensaje que indica que se ha sido copiada todas las entradas asociadas. Pulsar botón: Continuar.

g- Seleccionar el 'Tipo de documento' creado a fin de modificar su descripción y contenido.

h- Ir a la carpeta: 'Tipos de posición permitidos' para definir los tipos de posiciones permitidos.

i- Seleccionar los 'Tipos de posiciones' a eliminar. Clic en botón: Borrar.

j- Se visualiza la ventana: 'Especificar los objetos a borrar' pulsar botón: Entradas (todas) para eliminar los Tipos de posiciones no requeridos para este Tipo de documento.

k- Se visualiza el mensaje que indica que se ha sido borradas todas las entradas seleccionadas. Pulsar botón: Continuar.

l- Seleccionar el Tipo de posición a fin de revisar y actualizar los Tipos de enlace con otros documentos.

m- Pulsamos con doble clic sobre la carpeta: Enlace SolPed; clase de documento, para acceder al sitio deseado.

n- Habiendo copiado todos los tipos de documentos de referencia, procederemos a seleccionar y eliminar aquellos que no correspondan.

o- Clic en botón: Eliminar. Se eliminan los registros no deseados.

p- Se retrocede con el botón en forma de flecha verde de la barra de menú.

q- Grabar los cambios realizados. Aquí se visualiza la Orden de Transporte en la cual se almacenan los cambios realizados en la parametrización.

r- Se regresa a la pantalla inicial de SAP, pulsando el icono de flecha verde de la barra de menú.

La información incluida en la parametrización de la Clase de documento o Tipo de documento es clave para determinar el comportamiento del sistema al momento de la creación o modificación de una SolPed.

Definición de Clase de documento: Es un dato de cabecera de los documentos contables y se identifica con una clave de dos caracteres.

Por ejemplo:

• KR Factura de Acreedor,
• KG Nota de Crédito Acreedor,
• SA Documentos .

La clase de documento se utiliza también para clasificar los documentos contables por su naturaleza. Además es el dato que determina el rango de numeración de los documentos.

Aspectos principales que intervienen en la definición de las Clases de documentos:

• Rango de numeración interna: mediante este parámetro determinamos el rango de numeración que tomará un documento toda vez que se le asigne la Clase correspondiente. El rango deberá ser creado previamente.
• Rango de numeración externa: es similar a la explicación de: rangos de numeración interna, pero de uso muy infrecuente.
• Selección de campo: se determina el comportamiento de los campos durante la creación, modificación o visualización de las SolPed a quienes se asigne determinada Clase de documento. Deberá tener en cuenta que el tipo de selección deberá ser creado previamente a su asignación.
• Liberación general de posiciones: en las SolPed las posiciones pueden ser liberadas individualmente o en su totalidad. Esta definición determina su liberación grupal.
• Tipos de posiciones permitidas: las especificaciones de la Clase de documento incluyen la posibilidad de limitar los tipos de posición que puedan ser utilizadas. Esto es útil cuando se quieren definir procesos de negocios específicos, tales como servicios, consignaciones, etc.
• Enlace con otros documentos: se puede configurar que una determinada Clase de SolPed sólo pueda ser continuado por una Clase específica de Pedido o Contrato de manera de restrigir las opciones disponibles para el operador.

2- Introducción a la creación de un nuevo Tipo de documento

Para gestionar las Clases de documentos a aplicar a las SolPed, se parametriza desde: Menú de SPRO - Gestión de materiales - Compras - Solicitudes de pedido - Parametrizar clases de documento

En este punto se puede realizar lo siguiente:

• crear nuevas clases de documentos
• especificar el intervalo de posición
• determinar clases de documentos subsiguientes autorizados
• asignar clases de documentos a un intervalo de números
• definir el intervalo de rango de números
• seleccionar la clase de las asignación de números (interna o externa). Los rangos de números necesarios se actualizan en la actividad IMG 'Especificar rangos de números' de la sección 'Compras'
• efectuar parametrizaciones detalladas para números de serie.

2.1- Datos generales de las Clases de documento

Desde esta sección configuramos los tipos de posiciones pemitidas para la Clase de documento.

2.3- Enlace con otros documentos

Esta sección determinará la relación entre cada Clase de documento y los correspondientes a otros documentos a los cuales puede ser asociado como de referencia.

3- Creación de nuevo Tipo de documento

Desde el Menú de SPRO - Gestión de materiales - Compras - Solicitudes de pedido - Parametrizar clases de documento

Procedimiento:

3.1 – Selección de una Referencia

3.2 – Copiar como

3.3 – Actualizar la información

3.4 – Copiar entradas asociadas

3.5 – Guardar la parametrización. Aquí se visualiza el detalle de la Orden de Transporte para el registro de la nueva Clase de documento.

3.6 – Verificar resultados. Se puede verificar con la TRX = ME51N donde se visualiza las Clases de documentos disponibles.

Con estos pasos se completa la configuración de una nueva Clase de documento para las SolPed.

3.7 – Eliminar una Clase de documento. Se selecciona el registro a borrar. Se utiliza el botón: Borrar. Se recibe la pantalla de confirmación y queda borrado la clase de documento.

La eliminación de una Clase de documento implica el borrado de todos sus registros asociados, estos son, Tipos de posición permitido y Enlaces a documentos.