✒️SAP MM Definición de Objetos de la Estructura de la Empresa

• Parametrizacion de la Estructura de la Empresa.

Los objetos que integran la estructura de la empresa son Centro y Organizacion de Compras, y otros que no pertenecen a la estructura pero son parte de las definiciones para MM, como Grupo de Compras. La Sociedad cae dentro de la orbita del modulo FI.

En este caso, la parametrizacion que se efectuara:

(Imagen 1.1)

- Definicion de Centros. Se ingresa a la transaccion SPRO (acceso a todas las funciones de parametrizacion, todos los recursos del sistema) y se ejecuta lo siguiente:

(Imagen 1.2)

Pulsar el boton Ejecutar (Imagen), y se llega a lo siguiente:

(Imagen 1.3)

Se ingresa dando doble-click en la opcion marcada con una tilde (Imagen), obteniendo asi el listado de Centros definidos en SAP:

(Imagen 1.4)

_ Seleccionar un registro como referencia: pulsando el casillero a la izquierda del código del Centro que se toma de referencia.

(Imagen 1.5)

_ Crear un nuevo Centro como copia: Seleccionando una referencia, se toca el botón Copiar como ... (Imagen), y luego se obtiene:

(Imagen 1.6)

_ Actualizar los datos del nuevo Centro: para cambiar la información, fundamentalmente y en forma obligatoria, el código y posiblemente se ingrese otra denominación, se obtiene:

(Imagen 1.7)

_ Actualizar la dirección del Centro: a partir de la pantalla anterior, se pulsa Enter para acceder a la opción que permite agregar los datos correctos de la dirección, datos de contacto del nuevo Centro, etc., obteniendo así:

(Imagen 1.8)

_ Guardar la información del nuevo Centro: se pulsa sobre el tilde verde (Imagen) para retornar a la pantalla anterior.

(Imagen 1.9)

Pulsar el botón guardar (Imagen) se solicitara la creación de una "Orden de Transporte" (se trata de la primera que se crea, y ahora se propone una nueva, si se hubieran hecho otras configuraciones, figurará la última utilizada, que se podrá aceptar, si fuera el caso o crear una nueva).

(Imagen 1.10)

Se observa en este gráfico, que proporciona la posibilidad de aceptar la OT indicada, crear una nueva, consultar y utilizar una ya creada por el usuario o cancelar la operación.

En este ejemplo, se elije la opción Crear una nueva OT e ingresar lo datos solicitados:

(Imagen 1.11)

Y se guarda (imágenes).

_ Verificar el resultado obtenido: regresando a la pantalla inicial, se verifica que ya fue adicionado el nuevo Centro y se puede navegar por sus datos.

- Casos prácticos de necesidad de creación de Centros.

Casos dónde se requiere la creación de un nuevo Centro: cuando la empresa incorpore nuevos depósitos o almacenes a los ya existentes - cuando se efectúen operaciones de compras a ser entregadas en determinados lugares físicos.

No va asociada necesariamente a qué en el mismo la empresa decida llevar el stock (cantidades de unidades) o no. Depende fundamentalmente de los requerimientos de compras asociadas a la localización física.

- Definición de Organizaciones de Compras.

Se ingresa la transacción SPRO y se navega por:

(Imagen 1.12)

SAP redirige al listado de Organización de Compras existente en el ambiente:

(Imagen 1.13)

_ Seleccionar un registro como referencia: (Imagen 1.14)

_ Crear una nueva Organización de Compras como copia: (Imagen 1.15)

_ Actualizar los datos de la nueva Org. de Compras: (imagen 1.16)

Para guardar, solo pulsar Enter.

_ Guardar la información de la nueva Organización de Compras: (imagen 1.17)

SAP propone la misma Orden de Tansporte utilizada anteriormente. Para evitar innumerables OT's, se acepta la que propone.

_ Verificar el resultado obtenido: Retornando a la lista de Organizaciones de Compras y verificar que este presente la que se creo.

(Imagen 1.18)

- Casos prácticos de necesidad de creación de Organización de Compras.

Los casos en los que dependera proponer al cliente la creación de nuevas Organizaciones de Compras, será según las necesidades del negocio, su modalidad de organización y reportes que quisiera obtener: puede serle suficiente una sola Organización de Compras para toda su estructura - en general el criterio de segmentacion de varias Organizaciones de Compras o no, está determinado por el criterio de Compras Centralizadas o Compras distribuidas; si se opta por un criterio descentralizado, basta con una sola O.C., en el caso de distribuidas, se crearía una de ellas por cada Centro, Sociedad o zona según sea el criterio adoptado - podría adoptarse el criterio de centralización o distribución de compras de acuerdo a la función de los Grupos de Compras antes que la definición dada por la O.C. - otro criterio está asociado al perfil de los proveedores, ya que algunos datos de este son dependientes de la Organización de Compras, esto si distintos Centros adquieren productos a los mismos proveedores, su asociación con diferentes O.C. podrían permitir condiciones e información diferente para cada uno de ellos.

Es un error si, por dar mayor flexibilidad, se definen tantas Organizaciones de Compras como Centros, ya que cuando un usuario opera SAP y debe ingresar un dato de una lista que incluye un solo valor, el margen de error es 0; y si el número de posibilidades aumenta, el grado de error crece proporcionalmente y la única manera de minimizarlo (a veces no es posible totalmente) es agregando validaciones, en caso de que sea posible. Se debe analizar detenidamente el requerimiento a corto, mediano y largo plazo, para luego decidir que proponer al cliente y llevar a cabo.

- Definición de Grupos de Compras.

Aunque los Grupos de Compras no están directamente asociados a la estructura de la Empresa, se hará mención de esto:

Se ingresa a la transacción SPRO.

(Imagen 1.19)

Se debe buscar en el árbol hasta encontrar la opción Gestión de Materiales y partir de allí.

_ Seleccionar un registro como referencia: (imagen 1.20)

_ Crear un nuevo Grupo de Compras como copia: (imagen 1.21 y 1.22)

El problema, en este caso, es que ya existe un grupo con es código.

Se selecciona el registro y pulsar el botón Borrar (imagen).

(Imagen 1.23 y 1.24)

Y guardar.

_ Actualizar los datos del nuevo Grupo de Compras: (imagen 1.25)

Se debe pulsar Enter para aceptar los valores y guardar.

_ Guardar la información del nuevo Grupo de Compras: (imagen 1.26)

SAP propone la misma Orden de Transporte utilizado anteriormente, y se acepta esa misma. En caso de modificar algún dato de Grupo de Compras o eliminado, el sistema lo guardaría en una Orden de Transporte.

_Verificar el resultado obtenido: retornando a la lista de Grupos de Compras y se verifica que está presente el que se acaba de crear.

(Imagen 1.27)

_ Casos prácticos de necesidad de creación de Grupos de Compras.

A modo de ejemplo, para borrar un registro de la parametrización, es muy fácil pero no siempre es así ya que no cualquier objeto puede ser borrado directamente. En caso de que una Organización de Compras este asociado a Centros, SAP no dejará que se borre directamente, se deben seguir una serie de pasos antes de tener la autorización del sistema para efectuarlo.

Por otro lado, el cliente deberá proponer la creación de nuevos Grupos de Compras: depende de cómo el cliente requiera organizar sus equipos de compradores, al confeccionar un Pedido este queda asociado a un Grupo de Compras, por tanto dependiendo de cómo se desee asignar las operaciones, análisis y seguimientos, deberemos diferenciar entre grupos de compradores - cuando se definen los Grupos de Compras pueden utilizarse diversos criterios de acuerdo a cómo se organicen las operaciones de compras esto es por Centro, por Especialidad, por Unidad de negocio, etc. - cuando se define un Grupo de Compras no se identifican los individuos (salvó por otros datos), de manera que el Cliente deberá decidir si cada comprador constituirá un Grupo, o serán representados mediante un Grupo de Compras varios de ellos.