✒️SAP MM Creación de Documentos con Referencia
SAP MM Creación de Documentos con Referencia
CREACIÓN DE DOCUMENTOS CON REFERENCIA
En esta unidad se estudiarán todos los aspectos importantes de cómo crear un documento tomando como referencia otro ya existente en el sistema.
1. CREACIÓN DE UN DOCUMENTO CON REFERENCIA.
Cuando se pretende crear un documento dentro del sistema SAP, por ejemplo, un pedido, podremos asociarlo a uno ya existente, de manera de facilitar la tarea de un lado, y por otro, constituyan una secuencia de documentos asociados a una determinada operación de compras. Tomar un documento como referencia trae como ventaja:
Facilita el registro de información, heredando gran parte de la información del documento.
Los dos documentos quedan asociados a una misma operación de compra, permitiendo establecer cada una de las etapas de la misma.
La realización de un documento constituye una serie de procesos en cadena donde una precede a la otra. Por ejemplo: una SOLPED Solicitud de pedido, puede dar lugar a una COTIZACIÓN O PETICIÓN DE OFERTA a varios proveedores. La definición del mas conveniente originará el PEDIDO basado en la COTIZACIÓN, la posterior RECEPCIÓN y MOVIMIENTO DE MERCADERÍA y FACTURA del proveedor, estarán referidas al pedido original. El enlace de las operaciones y documentos será vital para el análisis, seguimiento y auditorias.
2. CREACIÓN DE UN DOCUMENTO CON REFERENCIA – PROCEDIMIENTO
INGRESO DE NUMERO DE REFERENCIA
Para crear el documento se ingresará directamente a la TRANSACCIÓN ME21N.
Para indicar a SAP, cuál será el documento con referencia se tendrán dos procedimientos:
NUMERO DE DOCUMENTO CONOCIDO: si conocemos el número de documentos a indicar (ejemplo: una SOLICITUD DE PEDIDO) Podremos ingresar el numero de documento e Items en lo campos correspondiente al final de la lista del Items (a la derecha). Si se presta atención en las diversas columnas se podrá apreciar los diversos tipos de documentos que se pueden tomar como referencia para un pedido (SOLICITUD DE PEDIDO- CONTRATO MARCO- PETICIÓN DE OFERTE. Entre otros)
Si se desconociera el numero de referencia, se buscará a través del MATCHCODE como herramienta de búsqueda de documento.
También se puede buscar referencia en el recuadro de búsqueda denominado (RESUMEN DOCUMENTO ACTIVO)
SELECCIÓN DE CLASE DE DOCUMENTO
Uno de los primeros daros a elegir, es la clase de documento a elegir, campo que se encontrará en el extremo izquierdo, pudiendo optar por mantener el tipo NB (ESTANDAR) o seleccionar algunos de la lista desplegable.
SE COMPLETAN DE DATOS
Al indicar todos los datos y registrar todos los campos y leyendas y dar a la opción ENTER, seguirá a la siguiente pantalla y mensajes. Alguno de los mensajes indica errores por o cual deben de corregirse.
ANÁLISIS DE DATOS OBLIGATORIOS POR CONFIGURACIÓN
El sistema SAP permitirá a través de configuración que algunos datos se pueden convertir en obligatorios.
VERIFICAR LOS DATOS
en esta parte ya al culminar de llenar los datos del documento se procederá a verificar los datos a través del botón de verificar datos antes de guardar para verificar mensajes de advertencia o error.
Si se presenta alguna ventana emergente con mensaje de advertencia, se puede guardar igualmente.
GUARDAR EL DOCUMENTO
En esta parte se puede guardar el documento y al momento emergerá un mensaje indicando que el documento ha sido creado.
3. MODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
En caso de que algunos datos del documento sean errados, el mismo se podrá modificar a través de la TRANSACCION ME22N. En esta TRANSACCIÓN permite la modificación de los datos que se requieran modificar. Algunos datos no podrán ser modificados. Los que no pueden ser modificados estarán de color gris en el fondo.
4. BOQUEO O BORRADO DE POSICIONES
Después de registrar el documento, se podría presentar la situación de que se desista de alguna posición, por lo que se deseará eliminarlo, o bien, impedir que pueda seguir siendo utilizado, lo que se evita mediante el BLOQUEO del mismo.
- Hacer click en el botón BLOQUEAR o BORRAR
BORRAR/BLOQUEAR o DESBLOQUEAR/ANULAR.
Si dentro del proceso de borrado existe algún deseo de recuperar, se podrá hacer utilizando el botón de RECUPERAR Y/O DESBLOQUEAR.
NOTA: Al eliminar una posición e ingresar nuevamente en el documento, se notará que la misma es mantenida con el estado de BORRADO/BLOQUEADO.
Sobre el autor
Publicación académica de Julio Antonio Shur Lozada, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
SAP Senior
Julio Antonio Shur Lozada
Profesión: Lic. Msc Gerencia Logística - Venezuela - Legajo: QV91F
✒️Autor de: 60 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: PartTime
Presentación:
Especialista en logística y gestión de la cadena de suministros. capacitado en tareas de aprovisionamiento, almacenamiento, gestión de inventario, transporte y distribución.
Certificación Académica de Julio Shur
