✒️SAP HCM La preparación del Evento

UNIDAD 7, LECCIÓN 3: PREPARACIÓN DEL EVENTO

1| DEFINIR COMPONENTES DE COSTES

EN LA PRÁCTICA

Los componentes de costos se utilizan en la Gestión de actos para determinar y reproducir los gastos de un acto. Estos componentes son necesarios para el traslado de costos del acto para la facturación de actos interna de las actividades del instructor, así como para determinar el precio de una propuesta.

Se pueden archivar en tipos de recursos, tipos de actos y fechas de actos.

De ser necesario, crearemos nuevos componentes. Seguir los siguientes pasos:

2. Registrar nuevo componente de coste con Abreviatura y un texto explicativo.

4. Introducir un Importe de propuesta y su correspondiente moneda, después se editará como Valor de propuesta en la asignación de un Componente de coste a un objeto (crear el infotipo Costes a un objeto, p.e. Tipos de acto).

6. Indicar si el componente de costos es relevante al traslado, indicar las correspondientes sociedades o sociedad CO y la clase de coste.

8.

2| DEFINIR HORARIOS

El horario describe el horario completo de un acto que puede durar varios días, y en función del día del acto, puede componerse de tres horarios de tiempos diferentes, lo que se conoce como segmento del día.

Hay que verificar los horarios que existen en la tabla.

Luego se ven los programas diarios de cada horario. Ver Selección de día de cada programa diario.

Entradas nuevas e introducir una clave para el segmento del día.

Si se necesita definir un horario nuevo:

· Seleccionamos Segmento del día

1. Seleccionar “Modificar dirección de edificio: Resumen”, la función Entradas nuevas à Entrada datos à Detalle añadido.

3. Introducir complemento de dirección, p.e. código postal.

5. Código postal y población.

7. Prefijo de la región.

4| POBLACIÓN

Parametrizaciones para sedes de actos.

flag SEDE para utilizar sedes del acto, fijándolo en 1 o 0.

§ Dirección

Ø CREAR EMPRESA: Se definen Organizadores Externos (Empresas).

Una empresa puede utilizarse para distintas funciones dentro de la gestión de eventos:

o Como organizador real asignado para un evento.

Ø CREAR UNIDAD DE ORGANIZACIÓN: Se definen organizadores Internos (Unidad de Organización), que realizan actos de formación y de perfeccionamiento.

Se crean en el componente Plan de Organización de la empresa.

Si se crea una nueva Unidad de organización, debemos insertarla en la estructura de Organización.

6| DEFINIR GRUPOS DE EVENTOS Y TIPOS DE EVENTOS

Se pueden asignar a tipos de eventos. Pero se vinculará más adelante al “Crear tipo de evento”.

Datos a registrar para los grupos de eventos.

o Vinculación – “Pertenece al grupo de eventos”: Aquí se asigna el grupo de eventos superior a un grupo de eventos.

La jerarquía de grupos de eventos siempre se crea de arriba abajo.

Además se puede ingresar por catálogo a conocer los cursos y eventos creados.

7| RECURSOS

Hay 2 customizaciones:

§ Otros Recursos

Se asignan las utilidades operativas (recursos) a un acto concreto.

Para los tipos de recursos, se registran los datos que hacen referencias a la siguiente información:

Capacidad: Se registra la cantidad mínima, óptima y máxima de plazas disponibles para las salas.

Se compara con la capacidad actualizada al contabilizar e n la fecha del acto y para el tipo de acto.

Costes: Se asigna costes a los tipos de recursos, se pueden transferir a la contabilidad de costos y utilizar para determinar una propuesta de precio para un acto.

Indicador de disponibilidad: Indican si se trata de recursos obligatorios que son indispensables para ejecutar una fecha del acto y en qué medida son necesarios por acto y participante.

Atención: Solo los recursos que tienen indicador “Obligatorio” se ocupan durante la selección automática de recursos.

Un recurso de esta clase también se puede definir en status “activado” o “planificado”.

Datos que registrar para recursos:

Costes: Se asignan costos a los recursos.

Vinculaciones:

s Especialización del tipo de recurso: Se indica el tipo de recurso correspondiente al recurso. Es importante esta vinculación al igual que del recurso sala, en la planificación de actos.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Juan Martinez Rojas