✒️SAP HCM La nociones básicas para el cálculo de la nómina

En términos generales, el cálculo de la nómina se utiliza para calcular la remuneración por el trabajo realizado por cada empleado.

En un sentido más estricto, el cálculo de la nómina es un concepto que engloba una serie de procesos de trabajo tales como la creación de resultados del cálculo de la nómina y de comprobantes de remuneración, las trasferencias bancarias o los pagos por cheque.

Este término también incluye una serie de actividades siguientes tales como la contabilización de los resultados en finanzas y la realización de otras evaluaciones como, por ejemplo, para los impuestos.

Por ser este módulo de un nivel inicial y debido a la complejidad del tema, en la unidad 5 de Payroll nos centraremos en el cálculo de la nómina, o sea la liquidación de haberes y en los procesos o actualizaciones de datos y registros que nos llevan a realizarlo.

De esta manera los procesos de acreditación bancaria, contabilización en finanzas, etc., serán analizados en profundad en los módulos de estudio de especialización.

Procedimiento del Cálculo de la Nomina

La remuneración se lleva a cabo en dos pasos principales:

- Cálculo de los componentes de salario.

- Deducciones legales y voluntarios (Dependientes del país).

Los componentes de salario y las deducciones legales y voluntarias se basan en los distintos devengos y deducciones que se calculan para un empleado durante un periodo de cálculo de la nómina.

Estos devengos y deducciones se almacenan como claves de concepto de nómina y a continuación, se incluyen en el cálculo de la nómina.

Nociones Básicas Calculo de los Componentes de Salario

Los componentes de salario de un empleado se basan en los componentes del salario individuales de un periodo de nómina.

Los pagos que pueden incluirse en el cálculo de la remuneración son, por ejemplo, los emolumentos básicos, los pluses, la paga de vacaciones, la gratificación de navidad y otras gratificaciones. La vivienda de la empresa, los servicios de cuidados diurnos financiados por la empresa y servicios similares pueden producir deducciones en la remuneración de un empleado.

Dichos devengos y deducciones pueden aumentar o reducir los ingresos sujetos a impuestos de un empleado, lo cual dependerá de diversos factores tales como las disposiciones legales de un país o la política específica de la empresa.

La remuneración de un empleado se basa en todas las claves de concepto de nómina que se determinan para un periodo de nómina.

Las claves de concepto de nómina pueden registrarse online o generarse durante la ejecución del cálculo de la nómina utilizando las tablas de reglas.

Deducciones Legales y Voluntarias

Par determinar los diferentes importes a pagar, se tienen en cuenta las deducciones legales y voluntarias como, por ejemplo, la cotización a la seguridad social y los impuestos.

Las deducciones se calculan sobre una base de valores brutos como, por ejemplo, el bruto total. Por este motivo, durante la ejecución del cálculo de la nómina se calculan varias cantidades a utilizar en los procesos subsiguientes.

Almacenamiento de Datos con Fechas Exactas

El sistema SAP asigna una fecha de inicio y una fecha de fin a los datos maestros de HR, así como un gran número de entradas de tablas de customizing. El programa de cálculo de la nómina requiere estas fechas para poder realizar cálculos para días específicos, así como retroactividades para los periodos anteriores.

El sistema reconoce automáticamente cualquier modificación realizada en los infotipos de remuneración e indica una retroactividad, por ejemplo, después de una modificación de salario.

Debido a este reconocimiento automático de la retroactividad, el sistema SAP no le permite modificar los resultados del cálculo de la nómina.

Retroactividades

Si realizamos modificaciones en los datos maestros de HR de un periodo ya liquidado, deberemos ejecutar el cálculo de la nómina de nuevo para este periodo utilizando los valores actuales. Este proceso se denomina retroactividad.

Por pasado de la nómina entendemos todos los periodos ya liquidados y terminados.

Si se actualiza un infotipo relevante para la retroactividad, el campo modificación más temprana de datos maestros en el infotipo status del cálculo de la nómina (0003) se sitúa en la fecha de inicio del infotipo modificado. De este modo se garantiza que en el siguiente cálculo de la nómina se inicie automáticamente una retroactividad hasta esta fecha de retroactividad.

Vayamos a ver un infotipo 0003 de status de nómina donde ejemplificaremos el campo que determina la retroactividad de la liquidación de haberes y que nos representara hasta donde liquidaremos para “atrás” en el tiempo, para que se ajuste nuestra liquidación.

El sistema efectúa automáticamente una retroactividad cuando se han realizado ciertas modificaciones de datos maestros y de tiempos en el pasado de la nómina.

Para garantizar que solo se inicie la retroactividad para ciertas modificaciones y no para todas, el sistema determina si las modificaciones son relevantes para la retroactividad.

Por tanto, las modificaciones solo inician una retroactividad si requieren una corrección de los resultados del cálculo de la nómina. La relevancia de la retroactividad puede especificarse bien para cada infotipo o bien para cada campo del infotipo.

Entrada de Datos que Generan Impacto en la Liquidación de Haberes

Los datos relevantes para el cálculo de la nómina se modifican cuando un empleado: se da de alta en la empresa, Cambia la asignación organizativa, Modifica los datos Personales, hace horas extras o está de vacaciones.

Durante la relación laboral de un empleado se producen diferentes medidas. Estas pueden ser relevantes para la remuneración. Si estas medidas tienen lugar en el pasado de la nómina, generan una retroactividad.

Si un empleado se da de baja, no delimite la información referente a la remuneración y los datos bancarios de forma inmediata, ya que es posible que necesite esta información en el case de una modificación retroactiva del salario.

Cuando un empleado se reincorpora, este recibirá su antiguo número de personal para poder acceder al historial completo del empleado.

Una medida de contratación se compone de distintos infotipos. Además, a cada país se asignan infotipos propios del país. Estos permiten introducir, por ejemplo, datos sobre los impuestos.

Si se configuran los parámetros de usuario para un país especifico, por ejemplo, 10 para EE.UU. y 29 para Argentina, el sistema accede a las medidas de personal correctas que incluyen todos los infotipos específicos del país.