✒️SAP HCM La estructura de datos de gestión de personal

1. Actualización y Visualización de Datos Maestros en SAP HR.

PA30 ------> Con esta transacción se pueden actualizar los datos maestros del Personal que se encuentran en los Infotipos correspondientes.

PA20 -------> Con esta transacción se pueden visualizar los datos maestros del Personal.

2. Infotipos.

Infotipos -------> Unidades de información del sistema de Gestión de Personal SAP.

Por medio de la transacción PA20, podremos visualizar los datos que ya fueron cargados en cada Infotipo, mientras que por la PA30 se podrán cargar nuevos datos y realizar modificaciones sobre los datos que se encuentran cargados en cada uno de los Infotipos.

Primeramente debemos buscar a la Persona (Empleado o colaborador de nuestra Empresa) que queremos modificar o visualizar.

Esta búsqueda se puede realizar de las siguiente forma:

• Conceptos de Búsquedas: Buscar a la persona por alguna de las opciones que tenemos en el recuadro izquierdo de la pantalla.

• Matchcode: Podremos desplegar el Matchcode y buscar la Persona que deseamos tratar.

• Número de Personal: Si conocemos el número de personal del Empleado al ingresarlo en el campo nos traerá automáticamente la persona a tratar.

Ambas transacciones (PA20 y PA30) tienen en la pantalla una disposición similar de los campos, estos solo varían en que los comandos en la pantalla PA20 solo son para visualizar datos.

• Formas de Acceso a los Infotipos.

A los diferentes Infotipos podemos acceder de distintas maneras:

• Por medio de las pestañas que agrupan datos tanto en la transacción PA20 y PA30:

• Ingresamos al código del Infotipo seguido de la tecla ENTER .

• Estructura del Infotipo.

La Estructura de los Infotipos se basa en los siguientes principios:

• Los elementos individuales de información como el apellido, nombre de pila o fecha de nacimiento, se definen en los campos de datos.

• Los campos de datos que cubren un determinado aspecto, se agrupan en grupos de datos o unidades de información, que ayudan a formar la estructura de datos del Infotipo.

• Como Usuarios observamos los Infotipos como pantallas de entrada controladas por una lógica del proceso.

• En términos de bases de datos, el Infotipo representa una Estructura de Datos o un conjunto de registros de datos.

• Entrada de Datos.

Es importante saber de qué manera se realiza la entrada de datos.

• Los valores de entrada se verifican con las entradas de las Tablas para obtener mayor precisión.

• Los valores de propuesta facilitan la entrada.

• Se efectúan verificaciones y propuestas de entrada en función de la asignación organizacional del empleado. Estos datos se utilizan para validar la información de la entrada de tiempos, la estructura de CC-nóminas y la estructura tarifaria.

• Almacenamiento temporal de datos del Infotipo.

Al actualizar un Infotipo, los datos antiguos no se pierden, se almacenan para la elaboración de un historial. Por tal razón es muy importante tener en cuenta las fechas al momento de ingresar un Infotipo.

El sistema registra un periodo de validez específico para cada Infotipo y permite que existan de forma simultánea diversos registros para los Infotipos de los empleados , cada uno con periodos de validez diferente.

Se debe definir la relación temporal entre los registros del Infotipo usando los Enlaces Temporales.

• Enlaces Temporales.

Los principales Enlaces Temporales son:

• Enlace temporal #1.

En cualquier momento de la ocupación de una persona sólo puede haber un registro válido para el Infotipo. Para este Enlace Temporal, los períodos de validez no se pueden sobreponer y cuando se crea un nuevo registro, el registro anterior es delimitado por la fecha de inicio nuevo.

Siempre debe existir un registro válido. Los espacios solo se permiten en la fecha de entrada.

El Enlace Temporal #1 es obligatorio para todos los Infotipos cuya información debe estar disponible en cualquier momento. (Datos personales y Cambio organizativo)

• Enlace Temporal #2.

En ningún momento puede existir más de un registro válido. No se permite la superposición y no es obligatorio que exista un registro. Cuando se crea un registro nuevo, si es necesario, se delimita el anterior.

Cuando el Enlace Temporal #2 delimita los registros se visualiza un mensaje en la pantalla.

• Enlace Temporal #3.

Cualquier cantidad de registros puede ser válida en cualquier momento. Los registros individuales no se afectan entre sí.

Los principios de entrada de datos y enlaces temporales de los Infotipos garantizan la consistencia y la precisión de los datos y proporcionan la base para la entrada de tiempos, la contabilidad y la evaluación

3. Subtipos.

Los Subtipos de Información son una breve subdivisión de registros de un Infotipo.

Esta subdivisión puede utilizarse para obtener un mayor resumen y separar la información dentro de los Infotipos.

Los Subtipos pueden generar historias independientes por unidad.

Ejemplos:

• Varias direcciones pueden estar subdivididas en el Infotipo Direcciones (0006) Subtipo Clase de Dirección: Residencia permanente (Subtipo 1), Segunda residencia (Subtipo 2), Dirección en el país de origen (Subtipo 3).

• Familiares.
• Devengos y deducciones periódicas.
• Pagos complementarios.

Los Subtipos se utilizan para tener en cuenta los tiempos específicos de los Infotipos. A cada Subtipo se le asigna un Enlace Temporal independiente de los otros Subtipos.

Los Subtipos no se encuentran simplemente un nivel por debajo de los Infotipos. De lo contrario, el Infotipo se encuentra dividido en Subtipos y cada uno de ellos representa una categoría de Infotipo con su propio carácter temporal.

Las pantallas de entrada de los Subtipos individuales pueden diferir unas de otras.

También se pueden asignar autorizaciones por Subtipo.

• Identificaciones de Objeto.

La identificación de Objeto, llamada también ID de Objeto, divide los Subtipos en Objetos individuales que permiten generar un historial independiente para cada Objeto.

Ejemplo:

• El Infotipo 0021 Familia subdivide las clases de familia en los siguientes subtipos:

• Conyugue -----> Tipo 1
• Hijo -----> Tipo 2
• Tutor ----> Tipo 3.

** Por medio de la transacción PA30 en SAP, podremos actualizar los Datos Maestros del Personal que se encuentran en los Infotipos correspondientes

** Cuando no tenemos la necesidad de modificar datos, sino que solo queremos visualizarlos, utilizamos la transacción PA20.

** Al actualizar un Infotipo, los datos antiguos no se pierden sino que se almacenan para la evolución del historial.

** El Infotipo puede encontrarse dividido en Subtipos y cada uno de ellos representará una categoría de Infotipo, con su propio carácter temporal.