✒️SAP HCM El registro de Suplencias y Presencias

1. Registro de Suplencias

Suplencias --------> Se da cuando los empleados deban cambiar su horario de trabajo por otro, debido a un reemplazo o sustitución de otro puesto de trabajo IT2003 - Suplencias

Una suplencia indica únicamente la modificación del Horario Teórico de Trabajo de un empleado.

• Subtipos de Suplencias:

• Cambio de Turno: Esta clase de Suplencia será utilizada por los encargados de tiempos para indicar el cambio en el Horario de Trabajo del empleado, cuando estos se realizan a diario y

eventualmente. Se puede elegir un Horario de Trabajo ya Parametrizado en el sistema, o directamente se podrá indicar una hora inicio y una hora fin.

• Reemplazo: Esta clase de Suplencia será utilizada cuando se reemplaza a un empleado por otro, entonces el que reemplaza tomará el Horario de Trabajo del reemplazado

• Cambio de Turno c/ Cambio de Categoría: Se indica el subgrupo profesional.

Para los Cambios de Turnos definitivos se sugiere utilizar una Medida de Personal que modifique el Infotipo IT0007 - Horario Teórico

Todos los Tipos de Suplencias tienen la posibilidad de asignarle un Centro de Costo distinto al original del empleado

• Definir Subdivisiones de Personal para Clases de Suplencia

Con esta actividad IMG se asignan agrupaciones según las Clases de Suplencias y de servicios de guardia a las Divisiones/Subdivisiones de Personal.

E.g. Las Divisiones de Personal "0001" y "0002" trabajan con las mismas Clases de Suplencias y de servicios de guardia. La División de Personal "0003" tiene Clases de Suplencias y de servicios de guardia diferentes.

Condiciones Previas:

• Que existan previamente las Divisiones de Personal y Subdivisiones de Personal.

La versión estándar de SAP incluye ejemplos con la agrupación "01"

SPRO > Gestión de Tiempos de Personal > Entrada y Gestión de Datos de Tiempos > Suplencias > Definir Subdivisiones de Personal para Clases de Suplencia

• Definir Clases de Suplencia

Con esta actividad IMG, se definen las Clases de Suplencia y se especifican las Clases de Enlace Temporal de la Suplencia.

E.g. Un empleado debe suplir durante un día a un cargo superior y otro trabaja durante tres días en un turno con una remuneración diferente

Condiciones Previas:

• Haber creado la Agrupación de Subdivisiones de Personal para Clases de Suplencias.

La versión estándar de SAP incluye algunas Clases de Suplencias. SAP recomienda que se use los ejemplos tipo para Clases de Suplencias

SPRO > Gestión de tiempos de Personal > Entrada y Gestión de Datos de Tiempos > Suplencias > Definir Clases de Suplencias

En la siguiente pantalla se visualiza el listado de Clases de Suplencia

• Fijar Propuestas para Clases de Suplencias

Con esta actividad IMG, se actualiza la Característica Determinación de Clase de Suplencia (VTART)

Dentro de esta Característica se definen los tipos de Suplencias que propone la versión estándar del sistema en el Infotipo IT2003 - Suplencias

Estos valores de propuesta pueden ser variados en función de la Estructura de Organización y de Personal de la empresa

E.g. Si se produce una Suplencia en el Área de Personal "X", el sistema propone siempre el Tipo de Suplencia "Cambio de turno" en el Infotipo IT2003 - Suplencias.

Para el Área de Personal "X", la versión estándar de SAP propone la Suplencia por el jefe de grupo.

La versión estándar de SAP incluye el valor de Propuesta Suplencia con indicación de turno 02 sin otras restricciones.

SPRO > Gestión de tiempos de Personal > Entrada y Gestión de Datos de Tiempos > Suplencias > Fijar Propuestas para Clases de Suplencia

2. Registro de Presencias

Presencias ---------> Cuando el motivo de una ausencia fue la realización de una actividad para la empresa pero físicamente no se encuentra en la misma, se contabiliza como tiempo trabajado.

Las empresas suelen requerir los siguientes tipos de Presencias:

• Curso/Capacitación
• Trámites para la empresa
• Viaje por trabajo
• Etc.

Estas Presencias se utilizarán por lo general para todos los empleados, cuando corresponda y sin topes de días. Además, es posible que se pidan cargar tanto en días como en horas.

La Configuración de Presencias se debe ajustar conforme los requerimientos planteados por cada cliente o empresa.

• Definir Clases de Presencias

Con esta actividad IMG, se definen las Clases de Presencias respecto a una Agrupación de Subdivisiones de Personal para Clases de Presencias/Absentismos

También se especifica cómo debe Reaccionar el Sistema cuando se introduce una Presencia en las operaciones diarias de un empleado y coincide con uno o varios días libres de éste.

Condiciones Previas:

• Decidir las Clases de Presencias que se quiere definir para la empresa

• Haber actualizado las Agrupaciones de Subdivisiones de Personal para Presencias/Absentismos.

Parametrización Estándar:

• La versión estándar de SAP incluye ejemplos tipo para la Subdivisión de Personal "01"

• El sistema puede Reaccionar de cuatro formas distintas si se introducen Presencias en días Festivos:

• E - El sistema rechaza la entrada
• W - El sistema acepta la entrada pero emite un mensaje de advertencia
• S - El sistema acepta la entrada pero advierte al usuario de la situación
• BLANK - El sistema acepta la entrada

Ruta y Transacción:

SPRO > Gestión de Tiempos de Personal > Entrada y Gestión de Datos de Tiempos > Presencia/Horarios de Trabajo Reales > Definir Clases de Presencias

A continuación se visualiza la tabla de Clases de Presencias.

• Especificar Imagen de Entrada y Clase de Enlace Temporal

Al igual que los Absentismos, se debe Especificar Imagen de Entrada y Clases de Enlace Temporal; pero en este caso para las Presencias.

Con el Número de Imagen de Entrada de una Presencia, se determina con qué Imagen de Entrada se introduce, visualiza y actualiza el registro de una Clase de Presencia.

La Clase de Enlace Temporal controla la Reacción del Sistema cuando, al introducir un nuevo registro del Infotipo IT2002 Presencias, éste se superpone con otro Infotipo de tiempos del sistema.

E.g. Para procesar la Presencia "Horas Extras aprobadas", el sistema liquida el Contingente de Presencias. Para ello hay que asignar a la Clase de Presencias "Horas Extras aprobadas" la pantalla 2050.

Condiciones Previas:

• En la sección definir Presencias se han definido todas las Clases de Presencias necesarias.

Parametrización Estándar:

Las Clases de Presencias incluidas en la versión estándar de SAP tienen asignados los Números de Imagen de Entrada correspondientes.

En el estándar de SAP se asigna a los Dynpros los siguientes números:

• 2050 - Liquidación de Contingentes
• 2051 - No hay liquidación de Contingentes

Recomendación:

Para configurar las Clases de Presencias se recomienda utilizar los ejemplos tipo del sistema. El proceso de copiado incluye los números de pantalla, de tal manera que las nuevas Clases de Presencias ya tienen asignados los números correctos. Se debe comprobar que únicamente se está copiando Clases de Absentismos que se procesan de forma similar.

Actividades:

• Comprobar si se ha asignado el Número de Imagen de Entrada correcto a todas las Clases de Presencias. Eso tiene especial importancia cuando se quiera realizar una liquidación de Contingente.

• Se deben modificar las entradas si es necesario.

• Crear la Clase de Enlace Temporal para la Clase de Presencia. Se encontrará información conceptual sobre la definición de Clases de Enlace Temporal en el ejemplo para Absentismos de la sección reacción en caso de superposición de Infotipos de tiempos.

Ruta y Transacción:

SPRO > Gestión de Tiempos de Personal > Entrada y Gestión de Datos de Tiempos > Presencias/Horarios de trabajo reales > Especificar Imagen de Entrada y Clases de Enlace Temporal

• Especificar Reglamentaciones de Cómputo

Al igual que los Absentismos, se debe Especificar Reglas de Cómputo; pero en este caso para las Presencias.

Con esta actividad IMG, se especifica por Clase de Presencia/Absentismo qué reglamentación se debe usar para el cómputo de Presencias y Absentismos.

• Fijar indicador para Calendario personal

Al igual que en los Absentismos, se debe Fijar Indicador para Calendario Personal.

En esta actividad IMG, se especifica si se debe asignar un tipo a las Presencias que se introducen en el Calendario Personal del empleado.

El Tipo de Presencia es un indicador de una cifra que puede asignarse a una Clase de Presencia.

E.g. En el Calendario Personal del empleado, debe asignarse a los "viajes de negocios" el Tipo de Presencia R.

Condiciones Previas:

• Es necesario haber configurado las Clases de Presencias.

• Es necesario que exista la Agrupación de Subdivisiones de Personal para Clases de Presencias/Absentismos.

Parametrización Estándar:

Cuando al Configurar las Clases de Presencias se copian ejemplos tipo de SAP, también se copia el Indicador con el que se asigna la relevancia para el Calendario Personal.

Ruta y Transacción:

SPRO > Gestión de Tiempos de Personal > Entrada y Gestión de Datos de Tiempos > Presencias/Horarios de trabajo reales > Fijar indicador para Calendario Personal