✒️SAP HCM El registro de Suplencias y Presencias
SAP HCM El registro de Suplencias y Presencias
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- Creador por: Fernando Vargas
- Ambito: registro de Suplencias y Presencias
Registro de Suplencias y Presencias
Suplencias: En el caso de que los empleados deban cambiar su horario de trabajo por otro, siendo que este cambio sea por un reemplazo o sustitución de otro puesto de trabajo o bien por un cambio operativo de su horario.
Esta novedad deberá ser ingresada en el infotipo 2003 - Suplencias
Una suplencia indica únicamente la modificación del horario teórico de trabajo de un empleado.
Diferentes Subtipos de Suplencia:
OJO:
Para los cambios de turnos definitivos es aconsejable ejecutar una medida de personal que modificará el infotipo 0007 – Horario Teórico.
Todos los tipos de suplencias tienen la posibilidad de asignarle un Centro de Costo distinto al original del empleado.
1.1 Definir subdivisiones de personal para clases de suplencia
Se asignan agrupaciones según clases de suplencias y de servicios de guardia a las divisiones/subdivisiones de personal
Subdivisiones de personal para clases de suplencia
Las divisiones de personal 0001 y 0002 trabajan con las mismas clases de suplencias y de servicios de guardia. La división de personal 0003 tiene clases de suplencias y de servicios de guardia diferentes.
Definir subdivisiones de personal para clases de suplencia
SPRO
Guía de implementación de customizing SAP -> Gestión de tiempos de personal -> Entrada y gestión de datos de tiempos -> suplencias -> definir subdivisiones de personal para clases de suplencia.
1.2 Definir clases de suplencia
Se definen las clases de suplencia y se especifican las clases de enlace temporal de la suplencia.
Por ejemplo, un empleado debe suplir durante un día a un cargo superior y otro trabaja durante tres días en un turno con una remuneración diferente.
Antes de crear las clases de suplencias es necesario haber creado la agrupación de subdivisiones de personal para las clases de suplencias.
La versión estándar de SAP incluye algunas clases de suplencias. Y SAP como recomendación nos dice que utilicemos los ejemplos tipo para clases de suplencias.
Definir clases de suplencia
SPRO
Guía de implementación de Customizing SAP → Gestión de tiempos de personal → Entrada y gestión de datos de tiempos → Suplencias → Definir clases de suplencia
1.3 Fijar propuestas para clases de suplencia
Se actualiza la característica Determinación de la clase de suplencia (VTART)
En esta característica se definen los tipos de suplencias que propone la versión estándar del sistema en el infotipo Suplencia (2003)
Estos valores de propuesta pueden ser variados en función de la estructura de organización y de personal de su empresa
Ejemplo: Si se produce una suplencia en el área de personal ''X'', el sistema propone siempre el tipo de suplencia 3''cambio de turno'' en el infotipo Suplencias (2003)
Fijar propuestas para clases de suplencia
SPRO
Guía de implementación de Customizing SAP → Gestión de tiempos de personal → Entrada y gestión de datos de tiempos → Suplencias → Fijar propuestas para clases de suplencia
Presencias
Cuando no se registran marcaciones, fichadas o cargas de asistencias para un empleado, el sistema asume que este empleado no ha venido.
Si el motivo por el cual no se registró ninguna marcación es porque está realizando alguna actividad para la empresa, pero físicamente no se encuentra en la misma, pudiendo ser porque ha sido enviado a realizar una comisión, o a tomar un curso, o cualquier otra actividad correspondiente a su trabajo, este tipo de ausencia es considerado como una presencia, por lo que se contabiliza como tiempo trabajado.
Las empresas suelen requerir los siguientes tipos de Presencias, entre otros: Las empresas suelen requerir los siguientes tipos de Presencias, entre otros:
· Curso/Capacitación
· Trámites para la empresa
· Viaje por trabajo
· Etc.
Estas presencias se utilizarán por lo general para todos los empleados, cuando corresponda y sin topes de días. Además, es posible que se pidan cargar tanto en días como en horas.
OJO
Configuración de Presencias
Se debe ajustar la configuración de cada presencia conforme los requerimientos planteados por cada cliente o empresa.
2.1 Definir clases de presencias
Se definen las clases de presencias respecto a una agrupación de subdivisiones de personal para clases de presencias/absentismos.
También se especifica cómo debe reaccionar el sistema cuando se introduce una presencia en las operaciones diarias de un empleado y coincide con uno o varios días libres de éste.
Condiciones previas:
1. Decida las clases de presencias que quiere definir para su empresa.
2. Es necesario haber actualizado las agrupaciones de subdivisiones de personal para presencias/absentismos
Parametrización Estándar
La versión estándar de SAP incluye ejemplos tipo para la subdivisión de personal 01.
El sistema puede reaccionar de cuatro formas distintas si se introducen presencias en días festivos:
Recomendación:
Configuración de Presencias
Se debe ajustar la configuración de cada presencia conforme los requerimientos planteados por cada
cliente o empresa.
Configuración de Presencias
SPRO
Guía de implementación de Customizing SAP → Gestión de tiempos de personal → Entrada y gestión de tiempos → Presencias/Horarios de trabajo reales → Definir clases de presencias
2.2 Especificar Imagen de entrada y clase de enlace temporal
Al igual que en los absentismos, debemos especificar imagen de entrada y clases de enlace temporal; pero ahora para las presencias.
Con el número de imagen de entrada de una presencia, se determina con qué imagen de entrada se introduce, visualiza y actualiza el registro de una clase de presencia.
La clase de enlace temporal controla la reacción del sistema cuando, al introducir un nuevo registro del infotipo presencia (2002) éste se superpone con otro infotipo de tiempos del sistema.
Ejemplo: Para procesar la presencia horas extras aprobadas, el sistema liquida del contingente de presencias. Para ello hay que asignar a la clase de presencias horas extras aprobadas la pantalla 2050.
Condiciones previas: En la sección definir presencias se han definido todas las clases de presencias necesarias.
Parametrización estándar: Las clases de presencias incluidas en la versión estándar de SAP tienen asignados los números
de imagen de entrada correspondientes.
En el estándar se asigna a los dynpros los siguientes números:
2050 - liquidación de contingentes
2051 - no hay liquidación de contingentes
Recomendación: Para configurar las clases de presencias utilice los ejemplos tipo del sistema. El proceso de copiado incluye los números de pantalla, de tal manera que las nuevas clases de presencias ya tienen asignados los números correctos. Compruebe que únicamente copia clases de absentismos que se procesan de forma similar.
Actividades:
1. Comprobar si se ha asignado el número de imagen correcto a todas las clases de presencias. Esto tiene especial importancia cuando quiera realizar una liquidación de contingente.
2. De ser necesario, modificaremos las entradas.
3. Crear la clase de enlace temporal para la clase de presencia. Encontraremos información conceptual sobre la definición de clases de enlace temporal en el ejemplo para absentismos de la sección reacción en caso de superposición de infotipos tiempos.
Especificar Imagen de entrada y clase de enlace temporal
SPRO
Guía de implementación de Customizing SAP → Gestión de tiempos de personal → Entrada y gestión de tiempos → Presencias/Horarios de trabajo reales → Especificar imagen de entrada y clases de enlace temporal
2.2 Especificar Reglamentaciones de Cómputo
Al igual que en los absentismos, debemos especificar reglamentaciones de cómputo; pero ahora para las presencias
Se especifica por clase de presencia/absentismo qué reglamentación se debe utilizar para el cómputo de presencias y absentismos.
Nota: En función de las entradas almacenadas aquí la presencia o el absentismo se cuenta mediante la regla antigua o la regla nueva (Especificar reglamentaciones de cómputo). Esto lo vimos en el punto de Absentismos.
2.3 Fijar indicador para calendario personal
Al igual que en los absentismos, debemos fijar indicador para calendario personal
En este capítulo, se especifica si se debe asignar un tipo a las presencias que se introducen en el calendario personal del empleado, El tipo de presencia es un indicador de una cifra que puede asignarse a una clase de presencia.
Ejemplo: en el calendario personal del empleado debe asignarse a los viajes de negocios el tipo de presencia R
Agradecimiento:
Ha agradecido este aporte: Juan Martinez Rojas
Sobre el autor
Publicación académica de Fernando Rafael Vargas Villacis, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP HCM.
Fernando Rafael Vargas Villacis
Ecuador - Legajo: BK65K
✒️Autor de: 44 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Soy una persona con experiencia en el área informática en el manejo de varios módulos, sap coordinación, soporte, implantación, capacitación de determinados módulos sap: hcm, mm, fi
