✒️SAP FI Los pagos manuales

Pagos Manuales.

Pagos manuales con transferencia, efectivo y cheque.

1,. Pagos y Cobros.

Conoceremos las transacciones de pago que se encuadran dentro del grupo de las transacciones manuales tanto pagos a proveedores como las cobranzas a clientes.

2.- Pagos con efectivo o transferencia.

La única diferencia entre emitir o recibir un pago en efectivo o transferencia es la cuenta contable que utilicemos.

La primera pantalla se encuentra dividida en tres partes :

Cabecera: Lo más importante de los datos de cabecera es la clase de documento lo que nos permitirá identificar si es un pago o una cobranza.

KZ Documento de pago.

DZ Documento de Cobranza

Medios de pago: Aquí elegiremos la cuenta de mayor que represente el medio de pago.Esta cuenta puede ser efectivo, moneda extranjera, transferencias bancarias o cheque.

Cuenta de terceros. Debemos de elegir al acreedor o deudor dependiendo de cual sea la operación que estemos realizando.

Luego de completar los campos de cabecera , datos bancarios y cuenta de terceros deberemos tratar las partidas abiertas.

Tratar PAs. Tratar partidas abiertas implica seleccionar los comprobantes pendientes para poder compensar con el cobro o pago correspondiente.

La pantalla de partidas abiertas es muy similar a la de compensaciones de cuentas de mayor.

El sistema traerá todas las partidas abiertas que tenga pendiente el tercero que hayamos elegido.

Grilla de partidas-Solapa Estándar

Columnas que se visualizan:

Número de documento pendiente de compensar o cancelar.

Clase de documento.Nos permite identificar el tipo de documento pendiente(Factura,nota de crédito, anticipo)

Fecha de documento del documento pendiente de compensar.

Importe Bruto. Es el importe total del documento.

Importe pagado en parte si una partida posee un pago parcial( o la aplicación de una nota de crédito) es importe lo veremos reflejado en esta columna.

Descuento que corresponde según la fecha y el porcentaje que tenga almacenado la partida en su condición de pago.

Porcentaje de descuento es el porcentaje que puede traer la partida en su condición de pago.

¿Cómo marcar y desmarcar partidas?

Si el importe de las partidas están marcadas con la letra en color negro es porque aun no se han seleccionado para su compensación.Si las partidas están en letra de color azul significa que se han marcado para su cancelación.

Si en opciones de tratamiento el usuario tiene el FLAG en partidas Seleccionadas inicialmente inactivas todas las partidas aparecerán desmarcadas si el flag no esta marcado todas las partidas vendrán marcadas.

Tenemos dos opciones para marcar y desmarcar.

Manualmente haciendo doble clic sobre la partida. debemos hacer el doble clic sobre el importe , si lo hacemos sobre el número del documento el sistema nos llevará a la visualización del documento.

Marcando las partidas con la ayuda de lo iconos y luego presionando los botones de activar o desactivar las partidas.

Barra de herramientas

Los iconos de las barra de herramienta nos permiten realizar distintas selecciones y operaciones para el tratamiento de las partidas abiertas.

Status de tratamiento.

Aquí veremos información sobre la cantidad de partidas abiertas y totales de las partidas seleccionadas

Partidas Nos muestra el total de los documentos que esta pendientes de compensar , independientemente si estan seleccionados o no para su compensación.

Visualización desde Posición, nos indica cual es la primera posición que se visualiza en la pantalla. Es útil cuando tenemos una lista grande de documentos.

Origen de Diferencia. Es una clave que permite clasificar las diferencias que pudiera existir entre el importe ingresado y las partidas seleccionadas.

Importe entrado. Es el importe que colocamos en la pantalla de datos bancarios. Es modificable.cuando hacemos un pago no sabemos el importe exacto que vamos a pagar hasta que seleccionamos las partidas que se cancelarán.

Asignados.Corresponde a la sumatoria de las partidas seleccionadas . A medida que marcamos o desmarcamos partidas este campo se va actualizando.

Si debiéramos ajustar el importe ingresado o si fuera necesario ingresar una cuenta de mayor adicional por ejemplo gastos o retenciones deberemos presionar el icono de Resumen de Posiciones.

Para ajustar el importe ingresado en el banco hacer doble clic sobre dicha posición y se abrirá la pantalla correspondiente a esa posición y nos permitirá modificar el importe .

Sí colocamos un asterisco el sistema determinará automáticamente el importe que corresponde al banco.Esta determinación se hace en base a las partidas seleccionadas para su cancelación.

Cuando coloquemos el asterisco para determinar el importe, el sistema nos mostrará el importe en las monedas paralelas. Siempre debemos borrar estos importes para que el sistema vuelva a calcular en base al tipo de cambio de la fecha.Para agregar una nueva posición al documento, debemos de ingresar la clave de contabilización correspondiente a debe o haber , la cuenta, el importe y algún dato adicional dependiendo del tipo de cuenta(Centro de costos).

Simular. Una vez que hayamos seleccionados todas las partidas debemos grabar la transacción, previamente podemos simular el asiento para revisar como quedará.

. Las claves de contabilización las determina el sistema automáticamente. finalizamos grabando la operación y el sistema nos dará un número de documento.

3.- Descuentos por pronto pago.

Existen condiciones de pago que pueden cancelarse(pagarse) anticipadamente y generar un descuento.

Al momento de hacer la cancelación(pago) SAP verifica la fecha del pago comparándola con la fecha de vencimiento. Si corresponde un descuento por pronto pago el sistema realizará ese descuento.

Si nos encontramos ante facturas que poseen descuento por pronto pago lo visualizaremos al momento de elegir las partidas a cancelar.

A pesar que una factura posee descuento lo podemos des-activar y cobrarse o pagarse a totalidad, para eso utilizamos el icono Activar o desactivar DPP.

En el cargo asignado donde se carga la sumatoria de las facturas seleccionadas, contempla los descuentos.

Luego de seleccionar las partidas , debemos ingresar el importe correcto en al posición del banco considerando los descuentos.Con la funcionalidad del asterisco el sistema lo calcula automáticamente.

El asiento que SAP realice por la utilización de descuentos depende de la configuración del sistema. Una forma es imputar el importe del descuento en una cuenta de resultados, la otra implica que se genere dos asientos.

Un documento por el pago , el cual contendrá una posición adicional similar a si se hubiera cancelado una nota de crédito.

Un documento por el reconocimiento del resultado y con el calculo de IVA correspondiente. El sistema utilizará el mismo indicador de IVA que se utilizó en la factura que tenia el descuento por pronto pago.

Si visualizamos una lista de documentos estado de cuenta del acreedor . Aparece los siguientes documentos.

Factura de Gasto KR Docto SAP 190000019 $1000

Doc x Descto. P.P. AB 100000157 -30

Pago-Factura KZ 1500000015 -1000,

Pago Nota de Credito KZ 150000015 30

4.-Asignación de cheques manuales

Si la empresa cuenta con chequeras manuales esos cheques deberán de ingresarse a SAP asignandose al documento de pago lo que nos permitirá llevar el control de los cheques emitidos para realizar la conciliación bancaria,

5.- Transacciones de pagos y cobranza manuales Acreedores.

Transacción F.53 para pagos manuales o siguiendo la ruta:

Finanzas-Gestión Financiera- Acreedores-Contabilización- Salida de pagos.

Transacción F-28 para pagos manuales para cobranza manuales.

Finanzas-Gestión Financiera- Deudores-Contabilización- Entrada de pagos.

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