✒️SAP FI Los pagos manuales

UNIDAD 4 LECCION 2 PAGOS MANUALES

1. PAGOS Y COBROS

En esta lección comenzaremos a conocer una de las transacciones de pago que se encuadra dentro del grupode transacciones manuales. veremos como se registran los pagos manuales a proveedores y las cobranzas a clientes.

Para todos los casos utilizaremos las mismas transacciones (una de pago y una de cobro), solo que se cambiará el medio con el cual se esta pagando.

2. Pago con efectivo o transferencia

La ùnica diferencia entre emitir o recibir un pago en efectivo o transferencia, es la cuenta contable que utilicemos.

La primera pantalla se encuentra dividida en 3 partes:

Datos de Cabecera: lo mas importante es la clase de documento, ya que es lo que nos permite identificar si es una cobranza o un pago. tendremos las siguientes clases de documentos:

KZ: Documento de pago

DZ: Documentos de cobranza

Medios de Pago: aqui es donde elegiremos la cuenta de mayor que represente el medio de pago. esta cuenta puede ser efectivo, moneda extranjera, transferencia bancaria o cheque. (Las transferencias y cheques pueden estar representadas por la misma cuenta de mayor)

Cuenta de Terceros: debemos elegir el acreedor o deudor dependiendo de cual sea la operación que estemos realizando, un pago o una cobranza.

La pantalla de ingresos es muy similar cuando cobramos o pagamos. Sinembargo debemos tener presente que cuando cobramos ya tenemos conocimiento del importe recibido, en cambio cuando pagamos no necesariamente lo sabemos. Luego de seleccionar las facturas a pagar y de que el sistema realice descuentos por pronto pago, retenciones de impuesto, recientemente podremos saber con exactitud el valor del importe a pagar. es por ello que muchas veces se completa el campo importe con valor 1 y luego se modifica en función d de las partidas seleccionadas a pagar.

Luego de haber completado los campos correspondientes a cabecera, datso bancarios y cuentas de terceros deberemos tratar las partidas abiertas.

Tratar PAs: tratar partidas abiertas implica seleccionar los comprobantes pendientes para poder compensarlos con el cobro o pago correspondiente.

La pantalla de tratar partidas abiertas es muy similar a la de compensaciones de cuenta mayor que aprendimos en la unidad 2.

El sistema traerá todas las partidas abiertas que tenga pendiente el tercero que hayamos elegido en el punto anterior.

Grilla de partidas - Solapa Estándar:

Número de documento: corresponde al número de documento pendiente de compensar o cancelar

Clase de documento: no permite identificar el tipo de documento pendiente (factura, nota de crédito, anticipos, etc.)

Fecha de documento: corresponde a la fecha del documento pendiente de compensar.

Importe bruto: es el importe total de documento

Importe pagado en parte: si una partida posee un pago parcial (o la aplicación de una nota de crédito) ese importe lo veremos reflejado en esta columna.

Descuento: importe de descuento que corresponde según la fecha y el porcentaje que tenga almacenada la partida en su condición de pago.

Porcentaje de descuento: es el porcentaje que puede traer la partida de acuerdo a la condición de pago que se le haya asignado.

las columnas que vemos en la grilla de partidas abiertas son configurables por un consultor funcional.

Como marcar y desmarcar partidas?

Si el importe de las partidas están marcadas con la letra en colo negro es porque aun no se han seleccionado para su compensación. Si las partidas están en letra color azul significa que se han marcado para su cancelación.

Si en opciones de tratamiento el usuario el flag en Partidas Seleccionadas Inicialmente Inactivas, todas las partidas aparecerán desmarcadas, si el flag no esta marcado todas las partidas vendrán marcadas.

tenemos 2 opciones para marcar/desmarcar

Manualmente: haciendo doble click sobre la partida. Debemos hacer el doble click sobre el importe, si hacemos doble click sobre el número de documento, el sistema nos llevara a la visualización del documento.

Marcando las partidas con la ayuda de los iconos y luego presionando los botones de Activar o Desactivar las partidas.

Status de Tratamiento

Aquí veremos información sobre la cantidad de partidas abiertas y totales de las partidas seleccionadas.

Partidas: Nos muestra el total de los documentos que están pendientes de compensación, independientemente de que se hayan seleccionado o no para su compensación.

Visualización desde Posición: nos indica cual es la primera posición que se visualiza en pantalla. Es un dato útil cuando tenemos una lista grande de documentos.

Origen de Diferencias: es una clave que permite clasificar las diferencias que pudieran existir entre el importe entrado y las partidas seleccionadas.

Importe entrado: es el importe que colocamos en la pantalla de datos bancarios. este importe puede ser modificado posteriormente. generalmente cuando hacemos un pago no sabemos el importe exacto que vamos a pagar hasta que no seleccionamos las partidas que se cancelarán.

Asignados: corresponde a la sumatoria de las partidas seleccionadas. A medida que marcamos o desmarcamos partidas, este campo se va actualizando.

Si debiéramos ajustar el importe entrado o si fuera necesario ingresar una cuenta de mayor adicional, por ejemplo de gastos o retenciones deberemos presionar el icono resumen de posiciones.

Para ajustar el importe ingresado en el banco deberemos hacer click sobre dicha posición y se abrirá la pantalla correspondiente a esa posición y nos premtirá modificar el importe.

Si colocamos un asterisco el sistema determinará automáticamente el importe que corresponde al banco. Esta determinación se hace en base a las partidas seleccionadas para su cancelación.

Cuando coloquemos el asterisco para determinar el importe, el sistema nos mostrará el importe en las monedas paralelas. Siempre deberemos borrar esos importes para que el sistema los vuelva a calcular en base al tipo de cambio de la fecha.

Para agregar una nueva posición al documento, debemos ingresar la clave de contabilización correspondiente al debe o haber, la cuenta, el importe y algún dato adicional dependiendo el tipo de cuenta.

Los motivos para ingresar otras posiciones pueden ser multiples, por ejemplo si queremos usar otro medio de pago, en ese caso en la posición de banco no deberiamos completar con el total a pagar sino solo con una parte. Para ingresar una nueva posición de banco, simplemente completamos con la clave de contabilización 50, cuenta, la cuenta de mayor del banco que corresponda y el importe restante del pago.

Simular

Una vez que hayamos seleccionado todas las partidas debemos grabar la transacción, previamente podremos simular el asiento para revisar como quedará.

veremos que o hemos colocado en ningún momento claves de contabilización, ya que todo lo determina el sistema de manera automática.

Para finalizar con el documento de pago, grabamos la operación.

3. DESCUENTOS POR PRONTO PSGO

En la unidad anterior hemos visto que existen condiciones de pago que pueden cancelarse anticipadamente y como consecuencia se recibe u otorga un descuento.

Al momento de hacer la cancelación, SAP verifica la fecha de pago comparándola con la fecha de vencimiento. Si corresponde un descuento por pronto pago, entonces el sistema realizará ese descuento.

Si nos encontramos ante facturas que poseen descuentos por pronto pago, lo visualizaremos al momento de elegir las partidas a cancelar.

A pesar de que una factura posea descuentos, los mismos pueden desactivarse y cobrarse o pagarse por la totralidad. Para esto podemos utilizar los iconos Activar o Desactivar DPP.

En el campo asignados, donde se carga la sumatoria de las facturas seleccionadas, contempla los descuentos.

Luego de seleccionadas las partidas el procedimiento es el mismo. Debemos ingresar el importe correcto en la posición del banco considerando los descuentos. Con la funcionalidad de completar con asterisco el sistema lo calcula automáticamente.

El asiento Una forma, es imputar el importe del descuento en una cuenta de resultados. La otra forma de contabilizar implica que se generen dos asientos:

a. un documento por el pago, el cual contendrá una posición adicional, similar a si se hubiera cancelado una Nota de Crédito.

b. un documento por un reconocimiento del resultado y con el calculo de IVA correspondiente. El sistema utilizará el mismo indicador de IVA que se utilizó en la factura que poseía el descuento por pronto pago.

Asignación de Cheques Manuales

Si la empresa cuenta con chequeras manuales, estos cheques deberán ingresarse a SAP asignandose al documento de pago que corresponde. Esta asignación nos permitirá llevar un control de los cheques emitidos y luego serán necesarios para la conciliación bancaria.

5. Transacciones de Pagos y Cobranzas Manuales.

A continuación encontrarás los accesos a las transacciones de pagos y cobranzas manuales.

Para pagos manuales: Finanzas/ gestión financiera/ acreedores/ contabilización/ salida de pagos/ contabilizar. F-53

Para cobranzas manuales: Finanzas/ gestión financiera/ deudores/ contabilización/ entrada de pagos/ F-28