✒️SAP FI Los ejercicios y periodos contables
SAP FI Los ejercicios y periodos contables
UNIDAD 1: INTRODUCCIÓN AL CUSTOMIZING EN SAP
LECCIÓN: CONFIGURACIÓN DE EJERCICIOS Y PERÍODOS CONTABLES
En esta lección descubriremos cómo SAP utiliza el principio de variantes para una configuración eficiente de ejercicios económicos y periodos contables.
1. PRINCIPIO DE VARIANTES EN SAP
El Principio de Variantes representa una técnica esencial en SAP, especialmente en la parametrización de sistemas, ya que optimiza la configuración de los distintos módulos. Este principio se explica a fondo en esta lección y es aplicable en múltiples escenarios.
¿Qué es el Principio de Variantes?
El Principio de Variantes es un método estructurado en tres pasos esenciales que permite asignar propiedades específicas a uno o más objetos dentro de SAP. Estos pasos son:
1. Definir la Variante: Seleccionar las características y parámetros que conformarán la variante.
2. Determinar los Valores para la Variante: Establecer los valores concretos que tomarán las propiedades definidas en la variante.
3. Asignar la Variante a los Objetos: Vincular la variante configurada a los objetos correspondientes en el sistema.
Aplicación Práctica del Principio de Variantes
Un ejemplo práctico de la aplicación de variantes se observa en la configuración del Ejercicio Económico de una empresa. Este proceso demuestra cómo las variantes facilitan la gestión y el control financiero dentro de SAP.
2. EJERCICIO EN SAP: CONFIGURACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN
El Ejercicio en SAP se refiere al periodo financiero de una empresa, que se compone de varios periodos contables. Estos periodos se determinan según la fecha en la que se registran las operaciones financieras.
CONFIGURACIÓN DE UN EJERCICIO EN SAP
Para configurar un ejercicio económico en SAP, se sigue un proceso estructurado en tres pasos utilizando una Variante de Ejercicio:
1. Creación de la Variante: Se establece una variante que servirá como plantilla para el ejercicio.
2. Determinación de Periodos: Se define la cantidad y la duración de los periodos contables, así como las fechas de inicio y fin del ejercicio económico.
3. Asignación de la Variante: La variante creada se asigna a todas las sociedadesdentro de SAP que seguirán el mismo ejercicio financiero.
Variantes Estándar en SAP
SAP proporciona variantes estándar preconfiguradas.
La variante más común es la K4, que se alinea con el año calendario, de enero a diciembre. Otras variantes, como la V6 (julio/junio), permiten ejercicios fiscales que no coinciden con el año natural.
Transacción SPRO para Actualizar Variantes de Ejercicio
La ruta para actualizar la variante de ejercicio en SAP es la siguiente:
Transacción SPRO
IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) -> Libros -> Ejercicio y períodos contables -> Actualizar variante de ejercicio
Datos Esenciales al Definir una Variante de Ejercicio
Al definir una variante de ejercicio en SAP, se deben especificar los siguientes datos:
- Clave: Identificador único de dos caracteres para la variante.
- Descripción: Explicación breve de la configuración de la variante.
- Dependiente del Tiempo: Indica si la variante cambia anualmente, como en el caso de las semanas naturales.
- Año Natural: Ejercicios que comienzan el 1 de enero y terminan el 31 de diciembre.
- Cantidad de Periodos: Número de periodos contables que contiene el ejercicio, generalmente 12 (uno por mes). También se pueden definir dos períodos semestrales, o cuatrimestres, bimestres etc.
- Periodos Especiales: SAP permite la creación de hasta cuatro periodos especiales dentro del calendario fiscal.
¿Qué son los Periodos Especiales en SAP?
En SAP, los periodos especiales son una característica avanzada que permite a las empresas gestionar hasta cuatro periodos adicionales dentro de su calendario fiscal. Estos periodos son esenciales para llevar a cabo ajustes contables y otras operaciones financieras críticas durante el cierre del ejercicio fiscal.
Función de los Periodos Especiales
Los periodos especiales ofrecen una gran flexibilidad en el proceso de cierre fiscal, permitiendo que las operaciones se registren de manera precisa. Aunque estas operaciones se contabilicen en la fecha límite del ejercicio, SAP proporciona la opción de aplicar los ajustes ya sea al último periodo contable regular o repartirlos entre los periodos especiales.
Beneficios de Utilizar Periodos Especiales
La utilización de periodos especiales facilita una separación clara de las transacciones de cierre de las actividades contables regulares. Esto es crucial para una auditoría eficiente y la presentación de informes financieros precisos.
Configurción de Períodos en SAP
Una vez creada la variante fiscal, es necesario configurar los periodos contables. En situaciones donde los periodos no coinciden con el año natural, es esencial determinar para cada mes del calendario a qué periodo corresponde, su fecha de finalización y el número de periodo asignado. Por ejemplo, bajo la variante V6, que inicia en julio, julio se convierte en el periodo 1.
Consideraciones Importantes:
La variante de ejercicio no indica si un periodo está abierto o cerrado.
Solo se definen el número de periodos y las fechas de inicio y fin de cada periodo.
VARIANTES DE EJERCICIO: AÑO NATURAL VS. INDEPENDIENTE DE CALENDARIO
- Año Natural: Los periodos contables se alinean con los meses del año, resultando en 12 periodos contables.
- Independiente de Calendario: Se asignan fechas de finalización a cada periodo, pudiendo tener entre 1 y 16 periodos contables.
Ejemplo de Configuración de Periodos que abarcan más de un año natural:
Consideremos el año 2011, que se extiende a través de dos ejercicios fiscales distintos. Los primeros seis meses pertenecen al ejercicio fiscal de 2010, mientras que los seis meses restantes corresponden al ejercicio fiscal de 2011.
Para la configuración de los periodos del ejercicio 2011, asignamos un indicador de -1 a los meses de enero a junio para denotar su inclusión en el ejercicio fiscal de 2010. Los meses de julio a diciembre se marcan como parte del ejercicio actual, es decir, 2011.
En lo que respecta a la documentación, asignamos una descripción específica a cada periodo. En el caso de doce periodos, cada uno se identifica con el nombre del mes correspondiente. Si el ejercicio se divide en menos periodos, por ejemplo, semestres, estos se pueden denominar como 'Semestre 1' y 'Semestre 2
Ejercicios Cortos:
En SAP, a veces puede ser necesario configurar un ejercicio fiscal que no dure el período completo habitual, como un año. Esto se conoce como un ejercicio corto y puede ocurrir por diversas razones, como cambios estructurales en la empresa, fusiones, adquisiciones o el inicio de operaciones.
Cuando se configura un ejercicio corto, se deben seguir estos pasos:
1. Especificar el Año: Se debe indicar el año al que pertenece el ejercicio corto.
2. Definir la Cantidad de Periodos: Se determina cuántos periodos contables incluirá este ejercicio corto. Esta cantidad debe ser menor que la cantidad de periodos definidos para un ejercicio completo en la variante estándar.
3. Documentación en SAP: En la sección específica para ejercicios cortos, se ingresan estos detalles para que el sistema pueda gestionar correctamente las transacciones financieras durante este período atípico.
Por ejemplo, si una empresa normalmente tiene un ejercicio fiscal de 12 meses, pero decide cerrar su ejercicio fiscal actual en solo 6 meses debido a una fusión, establecería un ejercicio corto para ese año con solo 6 periodos contables.
4. VARIANTE DE PERIODOS CONTABLES
La transacción para abrir y cerrar los periodos contables es un procedimiento estándar en la gestión empresarial. A diferencia de lo que se podría pensar, esta operación no se realiza individualmente por cada sociedad. En su lugar, se efectúa mediante una variante de periodos contables, que permite una administración centralizada.
Cuando múltiples sociedades comparten la misma variante de ejercicio fiscal, es posible asignarles una única variante de periodos contables. Este enfoque unificado facilita que los periodos se abran y cierren de manera colectiva, aplicando el cambio a todas las entidades vinculadas a la misma variante. De esta forma, se ahorra tiempo y se garantiza la coherencia en la gestión de los periodos contables.
Por otro lado, si las sociedades operan con distintas variantes de ejercicio, se puede optar por crear variantes individuales de periodos contables para cada una. Esto permite mantener un control diferenciado sobre la apertura y cierre de periodos, adaptándose a las necesidades específicas de cada sociedad.
Apertura y cierre de períodos: Transación OB52
La transacción OB52 es una herramienta clave dentro del sistema SAP que facilita la apertura y cierre de periodos contables. Esta función no solo proporciona una visión clara de la variante de periodo definida previamente, sino que también asegura una gestión coherente a través de todas las sociedades que comparten dicha variante.
TRANSACCIÓN SPRO
IMG-> Gestión Financiera (Nuevo)|-> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)-> Libros-> Ejercicio y períodos contables-> Períodos Contables-> Definir variantes para períodos contables abiertos-> Asignar variantes a sociedad
Al utilizar la transacción OB52, los usuarios pueden abrir y cerrar periodos contables de manera simultánea para múltiples sociedades, siempre y cuando compartan la misma variante de periodos. Esto representa una ventaja significativa en términos de eficiencia y uniformidad.
TABLAS IMPORTANTES
En el contexto de las tablas de FI (Finanzas), el ejercicio fiscal es un elemento crucial, especialmente en aquellas relacionadas con documentos contables. Por ejemplo:
- BKPF: La tabla de cabecera de documentos donde el ejercicio se identifica con el campo GJAHR y el periodo contable con el campo MONAT.
- BSEG: La tabla de posiciones de documentos, que detalla las transacciones individuales asociadas a un documento contable.
Sobre el autor
Publicación académica de Aracelis Prado De Abreu, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Senior
Aracelis Prado De Abreu
Profesión: Licenciada en Administración - Venezuela - Legajo: WH18F
✒️Autor de: 60 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Consultor sap fi con sólida experiencia en el entorno sap. mi objetivo es obtener la certificación como experto en fico para mejorar mis habilidades técnicas y consolidar mi experiencia en esta área.
Certificación Académica de Aracelis Prado
