✒️SAP FI Los datos maestros por actividad y sociedad

UNIDAD 2 - PARAMETRIZACIÓN DE DM : DATOS MAESTROS POR ACTIVIDAD Y SOCIEDAD (Lección 6°)

1. STATUS CAMPO EN DATOS MAESTROS DE ACREEDORES Y DEUDORES

• La principal configuración que determina el status campo del DM deudores y acreedores es el "Grupo de cuentas", por lo tanto todos los datos maestros de un mismo grupo tienen un mismo layout de pantalla.
• La estructura de pantalla para datos maestros puede variar en función a la configuración específica que se realice para ciertas actividades y para la sociedad.

2. CONTROL ESPECÍFICO DE LA TRANSACCIÓN

• Se puede crear un "status campo" dependiendo de la "actividad" de datos maestros.
• Actividad = crear, modificar o visualizar.
• Se usa cuando determinados campos no se deben modificar luego de la creación del dato maestro, entonces si la transacción es de modificación éstos campos tendrán el status de "Visualización".
• Se accede al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Cuentas de acreedor/Datos maestros/Preparar creación de datos maestros de acreedores/Definir formato de pantalla por actividad.
• Se visualizan los distintos tipos de actividad divididos por las distintas transacciones que gestionan DM.
• Actividad Contabilidad: acceso a datos generales y de sociedad para acreedores (FK01, FK02, FK03) y deudores (FD01, FD02, FD03).
• Actividad Compras: acceso a datos generales y de organización de compras/ventas para acreedores (MK01, MK02, MK03) y deudores (VD01, VD02, VD03).
• Central: acceso a todos los segmentos (general, sociedad y comercial) para acreedores (XK01, XK02, XK03) y deudores (XD01, XD02, XD03).
• De acuerdo al tipo de actividad seleccionada se habilitan los campos que se pueden modificar. EJEMPLO: en contabilidad se habilitan los segmentos General y Sociedad, en cambio, en compras se habilita General y Organización de compras.

*** NOTA: el segmento "general" está presente en todas las actividades, por lo tanto, un mismo campo puede estar como disponible en una transacción (FK02) y puede estar oculto ingresando por otra transacción (MK02).

3. CONTROL ESPECÍFICO DE SOCIEDAD

• Se puede crear un "status campo" dependiendo de la "sociedad" en la cual se cree el dato maestro.
• El segmento "Sociedad" del DM podrá tener un layout de pantalla diferente dependiendo de la sociedad en la cual se cree. EJEMPLO: una sociedad tiene como dato obligatorio el campo "Grupo de tesorería" y otra sociedad lo tiene como dato oculto u opcional.
• Se accede al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Cuentas de acreedor/Datos maestros/Preparar creación de datos maestros de acreedores/Definir formato de pantalla por sociedad.
• En la lista desplegada de sociedades, el valor " * " (asterisco) en el campo "Sociedad" significa que el status campo es válido para todas las sociedades.
• Se presiona el ícono "Entradas nuevas" para crear status campo diferenciado por sociedad.

*** NOTA: Es muy común que cuando no se puede visualizar un dato en el maestro de acreedores/deudores, vayamos a la configuración del grupo de cuentas y ahí encontremos que el campo está disponible. Es muy normal que nos olvidemos de esta configuración que puede ser la causa de que no se pueda modificar/visualizar un dato porque al tratar de hacerlo estamos en realidad en la actividad de modificar o visualizar y no en la actividad de creación, por eso debemos tener en cuenta el tipo de status campos que vayamos a buscar y en este caso sería por actividad. También, si es la parte de sociedades, tendríamos que revisar el status campo por sociedad.

4. JERARQUÍA DE PROPIEDADES

• Se pueden tener diferentes status campo entre grupo de cuentas, específico de actividad y específico de sociedad.
• Se utiliza una "regla de prioridades" para determinar cuál es el status campo que se aplicará al momento de administrar un dato maestro.
• Prioridad N° 1: Oculto.
• Prioridad N° 2: Visualización.
• Prioridad N° 3: Obligatorio.
• Prioridad N° 4: Opcional.
• SAP compara las diferentes configuraciones sobre status campo y determina cuál posee mayor prioridad. EJEMPLO: en una configuración un campo está oculto y en otra está como Obligatorio, predomina Oculto por lo que no se mostrará el campo en el maestro.

*** NOTA: Si no se utiliza el control específico de actividad (transacción) o sociedad, se deben configurar todos los campos como "Opcionales" ya que es el status con menor prioridad, de esta manera, siempre prevalecerá el status campo específico de grupo de cuentas.

5. DEFINICIÓN Y ASIGNACIÓN DE RANGOS DE NÚMEROS

• Las numeraciones pueden ser internas (la determina el sistema) o externa (la determina el usuario).
• La numeración externa puede ser alfanumérica.

PASO 1 - DEFINIR LOS RANGOS DE NUMERACIÓN

• Acreedores: se accede a la transacción XKN1 o a través del menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Cuentas de acreedor/Datos maestros/Preparar creación de datos maestros de acreedores/Crear rangos números para cuentas acreedor.
• Deudores: se accede a la transacción XDN1 o a través del menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Cuentas de deudor/Datos maestros/Preparar creación de datos maestros de deudores/Crear rangos números para cuentas deudor.
• Se presiona el ícono "Intervalos" (lápiz) para crear o modificar rangos. El ícono "Resumen" y el ícono "Intervalos" (anteojos) para visualizar los rangos. El ícono "Status" para modificar el último número utilizado.
• Se completa el campo Desde N°.
• Se completa el campo A número.
• Se marca el campo Ext. en caso de que correspondiera a una numeración externa.

*** NOTA: Los rangos de números no pueden solaparse. El sistema arrojará un error en caso de que un mismo número pertenezca a más de un rango.

PASO 2 - ASIGNAR UN RANGO A CADA GRUPO DE CUENTA

• Se accede al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Cuentas de acreedor/Datos maestros/Preparar creación de datos maestros de acreedores/Asignar rangos números a grupos de cuentas.

*** NOTA: Varios grupos de cuenta pueden tener el mismo rango.

6. VÍDEO DEMOSTRATIVO

• Se crea un acreedor de manera descentralizada (tx MK01).
• Se amplia el acreedor creado anteriormente a la sociedad 5000 (tx FK01).
• Se crea un acreedor de manera centralizada (tx XK01).
• Se revisa el grupo de status campo por actividad (tx SPRO).
• Se modifica masivamente datos maestros de deudores (tx XD99) y acreedores (tx XK99).
• Se visualiza un cliente para confirmar que el cambio se ha realizado (tx FD03).