✒️SAP FI Los datos maestros acreedores y clientes
SAP FI Los datos maestros acreedores y clientes
Lección 5 Los datos maestros acreedores y clientes
1 | Introducción.- Los interlocutores comerciales son una parte importante en los procesos de las empresas ya que con ellos se gestionan los créditos y deudas
2 | Los datos maestros de proveedores y deudores:
Segmentos.- Tal como en el plan de cuentas los datos maestros de deudores y acreedores también poseen segmentos, en este caso en particular, son tres segmentos:
- Segmento General: este segmento posee datos propios del deudor y acreedor los cuales son válidos para todas las sociedades y todas las organizaciones comerciales. Dentro de este segmento encontramos el nombre, dirección, datos bancarios, impositivos, etc.
- Segmento Sociedad: cada dato maestro puede ser creado en una sociedad para poder transaccionar con el deudor o acreedor. Esto significa que un mismo acreedor o deudor puede ser creado bajo un mismo dato maestro en varias sociedades y cada sociedad tendrá una relación diferente con dicho deudor/acreedor y por lo tanto en este segmento se identificarán los datos relevantes para cada sociedad. En este segmento encontraremos datos como la cuenta asociada, el grupo de tesorería, las vías de pago.
- Segmento Comercial: el segmento comercial se identifica de manera diferenciada si se trata de un deudor o acreedor. Este segmento es válido para otros módulos de SAP. Para trabajar en el módulo FI sólo son necesarios los primeros dos segmentos, es por ello que no profundizaremos estos temas.
- Organización de Compras: las organizaciones de compra forman parte de la estructura organizativa del módulo MM. Los acreedores son creados bajo una organización de compras. Organización de Ventas: Las organizaciones de venta forman parte de la estructura organizativa del módulo SD. Los clientes son creados bajo una determinada organización de ventas y en cada una de ellas el cliente puede tener una relación comercial diferente.
Configuración.- Para poder crear datos maestros de deudores y acreedores necesitamos realizar algunas configuraciones. No son muchas y en líneas generales son sencillas. Si bien en el sistema se encuentra separado lo que es de deudores y acreedores, nosotros nos enfocaremos sobre uno de los interlocutores y resaltaremos las principales diferencias entre ambos. Igualmente, en los ejercicios y a través de la práctica se complementarán los temas no expuestos en la lección.
Grupo de Cuenta.- Son un dato fundamental a la hora de crear un dato maestro dado que determinan que campos del maestro son obligatorios, opcionales o deben estar ocultos. Adicionalmente, el Grupo de cuentas es importante para determinar la numeración del dato maestro.
A continuación, aprenderemos cómo se crean en el sistema los grupos de cuentas, la creación de cada grupo implica la definición del status campo:
Transacción SPRO > IMG > Gestión Financiera (nuevo) > Contabilidad de deudores y Acreedores > Cuentas de Acreedor > Datos Maestros > Preparar creación de datos maestros de acreedores > Definir Grupo Cuentas con formato de pantalla
A nivel funcional, un grupo de cuentas se utiliza para diferenciar los datos maestros según determinadas características que permiten agrupar los datos maestros.
Por ejemplo, se podría crear un grupo para acreedores nacionales y un grupo para acreedores del exterior, también podrían diferenciarse por grandes rubros como Acreedores de bienes productivos y Acreedores varios. La definición de qué grupos de cuentas se deben crear dependerá de las necesidades que posea cada sociedad.
Al ingresar a la transacción nos encontraremos con la lista de Grupos existentes en el sistema. Cada grupo tiene la función de determinar cuál será el status campo al momento de crear un dato maestro.
Presionando el ícono Detalles (lupa) o Entradas Nuevas se pueden observar los datos necesarios para crear un nuevo grupo o modificar un grupo existente.
Los datos relevantes son los siguientes:
- Grupo de Cuenta: Código de hasta 4 caracteres alfanuméricos que identificará el grupo de cuentas.
- Denominación: Se deberá ingresar un texto que identifique a los grupos de cuentas.
- Cuenta Pro Diversos: los grupos de cuentas pro-diversos o CPD son los llamados cuentas de única vez. Este tipo de dato maestro tiene una particularidad de que se crea un único dato maestro genérico que no posee datos de un proveedor en particular, sino que, al momento de imputarse contablemente, el sistema solicita los datos del acreedor o deudor como nombre, domicilio, identificación fiscal. etc.
La finalidad de estos datos maestros es utilizarlos para aquellos acreedores o deudores que se utilizan de manera esporádica y que no justifica que se dé de alta un dato maestro en particular para cada uno de ellos.
Para definir el status campo de un grupo de cuentas, encontraremos un sector en el cual tendremos disponible una entrada por cada segmento del dato maestro. Haciendo doble clic sobre el segmento, o posicionados sobre un segmento en particular y presionando el ícono Desglosar Status Campo, se abrirá una nueva pantalla que contendrá cada una de las solapas que forman parte del segmento.
En la siguiente imagen, se puede observar que para el Grupo de cuentas 0001, segmento Datos Generales, se habilitan las solapas Dirección, Comunicación, Control, Pagos y Persona de Contacto.
Con doble clic sobre alguna de las solapas, llegaremos al nivel de campos que componen solapa. Para cada uno de estos campos se podrá definir si dicho dato será un dato oculto, de entrada obligatoria, de entrada opcional o solo de visualización.
La cantidad y forma de parametrizar los grupos de cuentas dependerá del requerimiento de cada empresa. Hay campos que son básicos y deben estar presentes en cualquier registro maestro como el nombre y la cuenta asociada, pero muchos de los otros campos estarán sujeto a otras condiciones de acuerdo con la necesidad de datos y utilización que se requiera.
También, es muy común que tengan rangos de números bien diferenciados de manera de poder identificar fácilmente a que grupo de cuentas pertenece un deudor o acreedor.
Tablas para Acreedores:
- LFA1 = Es la tabla de que contiene los datos generales de los acreedores
- LFB1 = Es la tabla de que contiene los datos de sociedad de los acreedores
- FLBK = Es la tabla de que contiene los datos Bancarios de los acreedores.
Tablas de Deudores:
- KNA1 = Es la tabla de que contiene los datos generales de los deudores
- KNB1 = Es la tabla de que contiene los datos de sociedad de los deudores
- KNBK = Es la tabla de que contiene los datos bancarios de los deudores
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Maria Del Rosario Haas Naal, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Maria Del Rosario Haas Naal
Profesión: Lic en Contaduría y Administración - Mexico - Legajo: OU45V
✒️Autor de: 44 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Avanzado
Certificación Académica de Maria Haas