✒️SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización
SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización
Los documentos en SAP se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posición.
Cada una de las estructuras poseen un dato de control fundamental:
- · Datos de Cabecera: clase de documento
- · Datos de Posición: clave de contabilización
Estos dos datos se definen a nivel mandante, esto quiere decir que no se asocia ni depende de una sociedad en particular.
Clase de Documento
Tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa. Al momento de visualizar un reporte de partidas individuales o un mayor contable podremos saber de que tipo de operación se trata por medio de la clase de documento.
Adicionalmente las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:
- · Controla que tipo de cuentas se pueden imputar. (Ejemplo, en las clases de documento de factura de acreedores no puede haber una imputación a un deudor, solo se puede imputar a cuentas de mayor y cuentas acreedor)
- · Determinan el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema
- · Define los datos de control, como, por ejemplo, si permite operaciones intercompany, si los DPP se contabilizan por el neto, etc.
SAP ya se trae configurado una gran cantidad de clases de documento, no obstante, se pueden definir nuevas clases de documento de acuerdo a la necesidad de cada empresa.
- OB47 – IMG – Gestión Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) – Documento – Definir Clases de documento
A continuación, describiremos los datos necesarios para la configuración de Clases de Documentos:
- Identificación
Tip Audio
La clase de documento de anulación, generalmente se utiliza en aquellos documentos que generan numeración legal. Cuando SAP genera de manera automática los números de facturas no conviene que la anulación se realice con la misma clase de documento porque si no dicha anulación generaría un nuevo documento con numero legal. Para evitar esto es que se utiliza una clase de documento distinta, para marcar las anulaciones.
En este sector se marcan que tipo de cuentas están permitidas imputar en cada clase de documento. Se pueden elegir diferentes tipos de cuentas.
Desde la clase de documento se puede definir que los campos Referencia y texto de cabecera sean datos obligatorios o no. Es muy importante que las facturas de acreedores y deudores posean el campo Referencia como entrada obligatoria ya que es el campo asignado para guardar el numero de comprobante del interlocutor comercial.
SAP cuenta con muchas herramientas que permiten hacer cargas masivas de documentos. Las clases de documento que posean la tilde BI solo podrán registrarse a través de Batch Input
En este campo se puede especificar si para esta clase de documento se debe utilizar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera. Por ejemplo, si registramos facturas en moneda extranjera, se puede especificar que la clase de documento para pagos se considere el tipo de cotización Vendedor.
Rangos de Numeración
En la definición de una nueva clase de documento hemos visto que debemos determinar un rango de números, el cual será necesario para numerar los documentos contables.
Los documentos se pueden numerar de la siguiente manera:
Crear rangos de Números
FBN1 – IMG – Gestión Financiera (Nuevo) – Rangos de números de documento – Documentos en vista de registro – Definir rangos de números de documento de la vita de entrada de datos
Tip Audio
Desde este punto del customizing de rango de números encontramos dos trx mas que nos facilitan el ingreso de los rangos de números en ejercicios siguientes, hay una opción que nos permite copiar los rangos de una sociedad a otra o sino la otra opción es copiar de un ejercicio a otro. Esta herramienta es muy útil para agilizar la creación de rangos de números al inicio de cada ejercicio.
Los rangos no pueden solaparse. Cada numero solo puede estar contenido en un único rango. Si algún rango se ingresa mal no se podrá grabar la transacción.
Se pueden copiar los intervalos de rango de números de documento desde una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro. (Transacción OBH1)
Cada documento en SAP se encuentra identificado por los siguientes datos:
Claves de contabilización
Son las que determinan si una imputación se realiza al debe o al haber. En SAP, la clave de contabilización es también la que determina que tipo de imputación estamos realizando, si un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales, etc.
Además, la clave de contabilización tiene las siguientes funciones:
Customizing
- OB41 – IMG – Gestión Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) – Documento – Definir Claves de contabilización
SAP trae definidas todas las claves de contabilización necesarias para las operaciones de una compañía. Sin embargo, pueden crearse nuevas claves de contabilización.
En una clave de contabilización se definen los siguientes datos:
Otras propiedades:
Grupo de Status Campo: las claves de contabilización también tienen un status campo que determina que campos son obligatorios, opcionales u ocultos al momento de imputar una posición. Este tema lo veremos en la lección 3 de esta unidad.
Tablas importantes:
Sobre el autor
Publicación académica de Grisel Curti, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Grisel Curti
Argentina - Legajo: PN27F
✒️Autor de: 67 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Presentación:
Solida trayectoria en el área de análisis y qa participando y colaborando activamente en la implementación de sap, realizando análisis y pruebas de servicios, integraciones, integrales y e2e.
Certificación Académica de Grisel Curti
Disponibilidad Laboral: FullTime 
