✒️SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización

CLASES DE DOCUMENTO Y CLAVES DE CONTABILIZACION

LOS DOCUMENTOS CONTABLES

Es el nivel inicial hemos aprendido que los documentos en SAP se encuentran estructurados en y Datos de posición. Cada una de estas estructuras poseen una de dato de control fundamental. En los datos de cabecera se encuentra la clase de documento y en cada posición la clave de contabilización es principal campo de control.

Tanto las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel de mandante, esto quiere decir que asociada no depende de una sociedad en particular.

CLASES DE DOCUMENTOS

La clase de documentos tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa. Al momento de visualizar un reporte de partidas individuales o un mayor contable podremos saber de qué tipo de operación se trata por medio de la clase de documento.

Adicionalmente las clases de documento poseen las siguientes clases de control:

v Controla que tipo de cuentas se pueden imputar. Por ejemplo, en las clases de documento de facturas de acreedores no puede haber una imputación aun deudora, solo puede imputar cunetas de mayor y cuentas de acreedor.

v Determina el rango de numeración con el cual se genera cada documento en el sistema

v Define otros datos de control, como, por ejemplo, si permite operaciones intercompany, si los descuentos por pronto pago se contabilizan por el neto etc.

SAP ya trae configurado una gran cantidad de clases de documento, no obstante, se pueden definir nuevas clases de documento de acuerdo con la necesidad de cada empresa.

Ruta TX: OBA7/IMG/Gestión Financiera (Nuevo) Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Documento/Definir Clase de Documento.

Configuración clases de documentos:

Identificación

§ Codificación: las clases de documento se pueden identificar con una clave de dos caracteres alfanuméricos.

§ Texto: se ingresa un texto explicativo que permita identificar para que operaciones se utilizara la clase de documento. Por ejemplo, contabilizaciones de Caja, Asientos de Ajustes de Auditoria, Ventas de Servicios, etc.

Propiedades

§ Rango: a cada clase de documentos se le debe asignar un rango de numeración que determina el numero de documento con el cual se registrara el documento en el sistema.

§ Clase de Documento de Anulación: si un documento se anula, en el sistema reversa la operación con un contra asiento. En este campo se puede definir si ese documento de anulación se identificara con una clase de documento diferente. Por ejemplo, la clase de documento KR (factura de acreedor) se anula con la clase de documento XK. Si el campo se deja se anulará con la misma clase de documento original.

§ Clase de Autorizaciones: este campo es necesario para role y perfiles y permitirá asignar a determinados usuarios Grupos de Autorizaciones de manera de limitar que usuarios contabilizaran con qué clase de documento.

Clase de cuentas permitidas: en este sector que tipo de cuentas están permitidas imputar en cada clase de documento. Se puede elegir diferentes tipos de cuentas.

Control:

§ Clase de documento neto: el impacto de este control lo desarrollaremos en las próximas lecciones cuando veamos los descuentos por pronto pago. Este control determina en que momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en pago.

§ Deudor / Acreedor: este control impide que se contabilice a mas de un deudor o acreedor. Las clases de documento que posean esta tilde solo podrán tener un deudor o un acreedor. Lo que si esta permitido es tener varias posiciones con el mismo deudor/acreedor.

§ Contabilizaciones negativas Permitidas: en SAP existen reportes de cifras de movimiento, es decir, cunado se contabilizo en aumentos y diminuciones. Para no alterar estos reportes con anulaciones se permite la anulación negativa. Este tema se desarrollará en la lección de anulaciones.

§ Multisociedades GL: la clase de documentos que poseen tilde permite que se contabilicen documentos para mas de una sociedad en una única operación. Si bien todos los documentos son por sociedad en una misma operación podemos registrar más de un documento al mismo tiempo.

§ Sociedad GL Asociada Introducible: este dato es importante para las implementaciones del módulo EC-CS Consolidación Empresarial. El modulo de consolidación trabaja con unidades asociadas para relacionar las operaciones entre empresas del mismo grupo. Habilitado este campo se podrá introducir en cada posición cual es la unidad asociada

Necesario para Entrada de Documentos: desde la clase de documento se puede definir que los campos Referencia y textos de Cabecera sean datos obligatorios o no. Es muy importante que las facturas de acreedores y deudores posean el campo Referencia como entrada obligatoria ya que es campo asignado para guardar el numero de comprobante del interlocutor comercial.

Solo BI: SAP cuenta con muchas herramientas que permiten hacer cargas masivas de documentos. Las clases de documentos que posean la tilde BI solo podrán registrase a través de Batch Input.

Documento en Moneda Extranjera: en este campo se pueden especificar si para esta clase de documento se debe contabilizar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generan en moneda extranjera. Por ejemplo, si registramos facturas en moneda extranjera se puede especificar que la clase de documento para pagos considere el tipo de cotización Vendedor.

LOS RANGOS DE NUMERACIÓN

en la definición de una clase de documento hemos visto que debemos determinar un rango de números el cual será necesario para numerar los documentos contables.

Los documentos se pueden numerar de la siguiente manera:

ü Con asignación interna: es decir que el sistema genera el numero de documento. En este caso solo podrá numérico y la numeración será consecutiva.

ü Con asignación externa la cual puede ser numérica o alfanumérica: en este caso el usuario que registre el documento será quien le asigne un numero al documento que se generara.

Esta asignación de números no guarda una correlatividad. Este tipo de numeración habitualmente se utiliza en las interfaces con otros sistemas donde el numero es asignado por sistema externo.

CREAR RANGOS DE NUMEROS

TX: FB1

Ruta: IMG/Gestión Financiera (Nuevo)/Rangos de Números de Documento/Documentos en vista de registro/Definir rango de números de documento de la vista de entradas de datos.

I. Pantalla de ingreso

Ø Sociedad: los rangos de números de documentos siempre son por sociedad. Por lo tanto, pueden existir dos documentos con el mismo numero pero que pertenecen a distintas sociedades

Ø Visualizar Intervalos: permite visualizar los números de rangos de números existentes.

Ø Modificar Intervalos: permite modificar o agregar nuevos rangos de números.

Ø Status: permite la modificación del número actual que es el ultimo numero generado por el sistema. Hay que tener especial cuidado de no pisar el numero con numero ya grabado. Es decir, no se debe volver hacia tras el contador de números.

II. Creación de rangos de números

Ø Rango: clave que identifica el rango de números que estamos creando. Este rango es el que se asigna a la clase de documento pueden tener asignados el mismo rango.}

Ø Año: los documentos pueden numerarse por año o ejercicio. Esto significa que cada año los números volverán a comenzar desde el inicio. Si en un año se completa con 9999 entonces los rangos serán únicos y no por años.

Ø Desde: numero con el cual comenzara el año.

Ø Hasta: numero donde finaliza el rango.

Ø Número actual: último número emitido. Se puede dejar en blanco y el sistema comenzara a enumerar desde el inicio del rango. Si se completa algún valor el próximo documento que emitirá el sistema será el numero siguiente al ingresado en el número actual.

Ø Externo: es la marca que permite identificar que el rango de numeración será externo. A pesar de que sea externo se debe especificar un rango, por ejemplo, Desde a Hasta ZZZZZZZZZZ si es alfanumérico.

Nota: los datos no pueden solaparse. Cada número solo puede estar contenido en un único rango. Si algún rango se ingresa mal no se podrá grabar la transacción.

Se pueden copiar los intervalos de rangos de números de documento desde una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro (TX: OBH1).

Cada documento en SAP se encuentra identificado por los siguientes datos:

Número de documento

Sociedad

Ejercicio

LAS CLAVES DE CONTABILIZACION

A nivel funcional las claves de contabilización son las que determinan si una imputación se realiza al debe o al haber. En SAP la clave de contabilización es también la que determina qué tipo de imputación estamos realizando si un deudor, acreedor, cuenta mayor, activos fijos, materiales, etc.

Funciones de las claves de contabilización:

v Indicador relevante para ventas: los documentos que se ingresen con claves de contabilización que posean esta marca se tendrán en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestra el sistema en determinados reportes.

v Indicador Relevante para Pagos: indica que una operación es relevante para pagos o diferencias en pagos.

v Indicador Cuenta Mayor Especial: con esta tilde todas las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME.

v Controlar el Status Campo de la Imputación:

Customizing

TX: OB41

Ruta: IMG/Gestión Financiera (Nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Documento/Definir Claves de Contabilización

SAP trae definidas todas las claves de contabilización necesarias para las operaciones de una compañía sin embargo pueden crearse nuevas claves de contabilización.

En una clave de contabilización se definen los siguientes datos

ü Si es una clave para el Debe o el Haber

ü La clase de cuenta que se imputara (solo puede elegir una única clase de cuenta por clave de contabilización).

Otras propiedades

ü Posición con efecto sobre ventas: este indicador hace que las posiciones de documento que se hayan entrado con esta clave de contabilización se tengan en cuenta en la determinación del volumen de operaciones.

ü Cuenta de mayor Especial: indica si se trata de imputaciones con CME: por ejemplo, claves 09 y 19 para deudores

ü Clave de Contabilización de Anulación: se especifica con que clave se contabilizara una anulación. Por ejemplo, los registros contabilizados con clave 40 (debe) se anulan con la clave 50(Haber)

ü Operación de Pago: indica si se trata de posiciones para pagos. Un clásico ejemplo es la clave 15 para deudores (cobros) y clave 25 (pagos)

Nota: Grupo Status Campo: las claves de contabilización también tienen un status campo que determina que campos son obligatorios, opcionales u ocultos al momento de imputar una posición

TABLAS IMPORTANTES

BKPF

Es la tabla que contiene los datos de cabecera. La clase de documento la encontramos en esta tabla en el campo BLART.

BSEG

Es la tabla que contiene las posiciones de un documento. Las claves de contabilización las encontramos en el campo BSCHL.