✒️SAP FI Las características del grupo de cuentas

1. LOS SEGMENTOS DE LAS CUENTAS DE MAYOR

Las cuentas de mayor poseen dos segmentos diferenciados que nos permitirán descentralizar la administración de las cuentas.

Segmento Plan de Cuenta: este segmento contiene información básica de las cuentas y estos datos son válidos para todas las sociedades. Los campos más importantes que se encuentran en el segmento plan de cuentas son el numero de la cuenta de mayor, la denominación, si es de patrimonio o resultado y el grupo de cuentas.

Al momento de crear una cuenta de mayor en el segmento Plan de Cuentas, es muy importante la selección que hagamos del Grupo de Cuentas, ya que el mismo define el status campo que estará presente en la creación de la cuenta mayor.

Segmento Sociedad: para que una cuenta del plan de cuenta se pueda utilizar en una sociedad, se de crear el segmento sociedad

El segmento sociedad contiene información que se refiere exclusivamente a la sociedad en cuestión. Con esta información se controla la contabilización de documentos y la gestión de datos de la contabilidad. En este segmento se encuentran, por ejemplo, la monedad en la que se gestiona la cuenta, la clasificación fiscal, si se administra por partidas abiertas o solo por partidas individuales y muchos campos más que veremos a lo largo de la lección

El segmento de sociedad es un conjunto con el segmento de plan de cuentas, forman la cuenta mayor que utilizaremos para realizar asientos contables.

2. EL GRUPO DE CUENTAS

Dado que el plan de cuentas tiene diferentes tipos de cuentas, las cuentas pueden clasificarse por medio del Grupo de cuentas.

Nota: el Grupo de Cuentas reúne cuentas que tienen la misma función en la contabilidad general, por ejemplo, Bancos, Deudores, Activos, Ganancias, Perdidas, etc.

El grupo de cuentas es un segmento que se encuentra en el plan de cuentas y tienen dos funciones importantes:

Ø Determinar el status campo del dato maestro de la cuenta: recordemos que el status campo es lo que determina qué los campos son obligatorios, opcionales o permanecen ocultos. De esta manera para cada grupo de cuentas que se de alta en un plan de cuenta se determinan los campos necesarios. Por ejemplo, si se trata de una cuenta de bancos, el campo banco propio debe ser un dato obligatorio. Sin embargo, si se trata de una cuenta de resultados, el campo banco propio podría estar oculto.

Ø Define el rango de números: se puede crear para cada grupo un rango de números diferentes. Estos rangos pueden llegar a solaparse o incluso puede asignarse el mismo rango a todos los grupos de cuentas.

3. LA CONFIGURACION DEL GRUPO DE CUENTAS

Todo lo relacionado al grupo de cuentas lo haremos desde el mismo punto de Customizing

Ruta TX: OBD4/Gestión Financiera (nuevo) /Contabilidad Principal/Daros Maestros/Cuenta mayor / Tratamiento Inicial/ Definir Grupo de Cuentas.

Cada grupo de cuentas se debe crear para un plan de cuentas especifico. Los datos que se deben ingresar son los siguientes:

ü Plan de Cuentas

ü Código de Grupo de Cuentas

ü Denominación del Grupo de cuentas

ü Rangos de Números

El rango de números puede solaparse. El número de cuenta siempre lo definirá el usuario, es decir el sistema no numera de manera automática. Sin embargo, este rango de numero puede controlar el numero de la cuenta que se asigne. Por ejemplo, si el grupo ERG – Cuentas para egresos, le asignamos el rango 500000 a 599999 no se podrá crear una cuenta de egresos que comience con el número 1.

Luego de que se hayan creado los grupos hay que definir el status campo que tendrá dicho grupo.

Presionando el incono de la LUPA podremos acceder a la siguiente configuración donde nos encontramos con los subgrupos que contienen los campos que forman parte de una cuenta de mayor.

Presionando el icono Lista de Subgrupos podremos ver cuáles son los campos que forman parte del subgrupo.

Haciendo clic sobre uno de los subgrupos veremos los campos que forman el dato maestro de la cuenta mayor. Estos son los datos que debemos configurar como obligatorios, ocultos (suprimir), opcionales o de visualización.

Algunas consideraciones para la creación del status campo de los grupos de cuentas:

v Las cuentas asociadas o de reconciliación deben contener el campo Cuenta Asociada para como obligatoria (Subgrupo Control)

v Las cuentas de resultados nunca se gestionan por partidas abiertas, se puede suprimir el campo (Subgrupo Gestión)

v Las cuentas de gestión de materiales habitualmente son solo de contabilización automática (Subgrupo entrada Documentos)

v Todas las cuentas deben llevar el Grupo de Status Campo como dato obligatorio (Subgrupo Entrada de Documentos).

No obstante, las parametrizaciones de las necesidades de control y gestión de datos maestros que posee la empresa en la cual se está implementando SAP.

Algunos campos que visualizáremos en el subgrupo poseen más de un campo en el dato maestro. Para saber si el campo se compone de más de un campo, simplemente nos posicionamos sobre el campo y presionamos el icono Info de Campo

En la siguiente imagen se visualiza que el campo Categoría Fiscal está compuesto por dos campos. La actividad de status campo que marcaremos será válido para ambos campos.

Nota: es utiliza como base los grupos de cuentas que tiene SAP de manera estándar si fuera necesario. No es buena práctica crear muchos grupos de cuentas, también es recomendable ocultar los grupos que no se ballan a utilizar.

4. ESPECIFICAR CUENTA DE REMANENTE

Al cierre de cada balance comercial, se deben ejecutar dos procesos que contablemente se conocen como:

v Arrastre de Saldos: el arrastre de saldos lleva todos los saldos de las cuentas patrimoniales como saldo de inicio para el ejercicio siguiente.

v Refundición de Resultados: el resultado neto de un ejercicio debe reflejarse en el patrimonio neto de un balance, dejando las cuentas de resultados en cero y pasando el saldo y pasando el saldo a la cuenta Contable Resultados no Asignados.

Este proceso se realiza mediante la transacción FAGLGVTR y lo hemos visto en la unidad de tareas de cierre4 de Módulo Inicial. Para poder ejecutar este programa, debemos configurar cual es la cuenta en la cual se traspasarán los saldos de las cuentas de resultados. SAP denomina a ese tipo de cuenta como Cuenta Remanente.

Para todas las cuentas de resultado debemos elegir una cuenta de remanente o de arrastre de saldos.

Ruta TX: OB53/gestión Financiera (Nuevo) / Contabilidad principal/Datos Maestros /Cuenta de Mayor/tratamiento Inicial / especificar cuenta de remanente

Para realizar este paso en la configuración debemos elegir una clave de un digito y asignarle la cuenta de remanente.

Se puede crear más de una cuenta de remanente, por ejemplo:

Entonces en el momento de crear una cuenta de beneficio (de resultado) el sistema nos solicitara que elijamos una clave (X o Y) en la cual se pasen los resultados cunado se refunda la cuenta la final del ejercicio.

Si elegimos una única cuenta remanente en la parametrización, el campo Tipo de Cuenta de Beneficios no estará disponible en la creación de las cuentas mayor

TABLAS IMPORTANTES:

SKA1

Es la tabla que contiene los datos que contiene los datos del a cuenta mayor correspondientes al segmento plan de cuentas.

SKB1

Es la tabla de que contiene los datos de la cuenta de mayor correspondientes al segmento sociedad.

SKAT

Es la tabla que contiene los textos de las cuentas de mayor en sus diferentes idiomas.