✒️SAP FI La gestión de documentos

Gestión de documentos-

1.- Visualizar Documentos.

Todos los documentos grabados en SAP pueden visualizase de manera individual o a través de reporte.En ambos casos se puede acceder con la transacción FB03 o siguiendo la ruta Finanzas-Gestión financiera-Libro Mayor- Documento-Visual.

En la pantalla el sistema solicita datos claves que son el número, sociedad y el ejercicio.Sino contamos con estos datos presionando el icono lista de documentos se accede a un reporte que nos da una pantalla de selección que nos permite ingresar filtros que delimite los documentos que mostrará el reporte. Al ejecutarlo nos arrojara un listado con los documentos que nos muestren los documentos que cumplen las condiciones ingresadas en los parámetros.

Los datos que veremos en este reporte serán sólo los de cabecera y al darle clic sobre un documento nos muestra la cabecera y las posiciones del documento que es el resumen del documento.

Principales iconos que encontramos en el resumen del documento.

Unos lentes Visualizar/Modificar nos lleva a modo visualización o al modo Modificación y viceversa

Unos cuadritos sobrepuestos Visualizar otro documento, nos permite cambiar a otro documento a través de una ventana donde solicita el nuevo número.

Icono de una lupa nos permite visualizar una posición con información detallada muestra número de documento, número de posición, clave de contabilización y los datos adicionales depende del grupo de status campo base que poseeel dato maestro de la cuenta.

Icono de un sombrero selecciona la cabecera y muestra los datos de cabecera que introdujo el usuario al ingresar el documento y otros que se completan automáticamente al contabilizarse el documento.como código de transacción, autor del documento, fecha y hora de entrada.

Moneda del documento puede se local o extranjera.

Moneda local es la moneda en la que la sociedad administra el documento.

Moneda del grupo o moneda fuerte son las monedas paralelas en las que se contabiliza todas las operaciones. SAP es un sistema multi-moneda.

Desde la visualización del resumen de documento podemos pasar a la visualización que se denomina presentación preliminar esta opción nos permite hacer una impresión del documento. Para hacerlo ir a barra Menú-documento- presentación preliminar. En el primer recuadro de este documento se observan los datos de cabecera , que son validas para todo el documento en el segundo recuadro se visualizan todas las posiciones que forman parte de un documento.

Las columnas de este documento son modificables se pueden mostrar mas o menos columnas.Esta funcionalidad esta disponible utilizando los iconos de seleccionar o Modificar Layout.

Los iconos de Layout los encontramos en diferentes versiones. Cuando los presionamos se abrirá una ventana con las columnas que se visualizan en el reporte a la izquierda y las columnas que están ocultas a la derecha.Con las flechas bi-direccionales se pasan campos de un lado a otro según se necesite, también se puede elegir el orden en que se muestren las columnas y podemos delimitar el ancho de la columna.

Una vez que se selecciona la disposición de las columnas que necesitamos podemos grabar esta disposición con el icono Grabar Layout o disposición. Con este icono se abrirá una ventana que solicitará una clave y denominación que identifique al Layout.. Si a la clave se antepone / barra significa que este Layout es valido para todos los usuarios para que sea específico de un usuario no se anota.la barra y se tilda la opción Específico Usuario.

En un momento posterior si ingresamos a la transacción y deseamos ver una disposición distinta de la que trae el sistema se puede seleccionar la disposición deseada presionando el ícono seleccionar Layout.

Dependiendo del reporte o transacción también podemos encontrar con el siguiente icono donde un único icono tenemos las tres opciones Modificar, grabar y seleccionar Layout.

Existen diversas maneras diferentes de acceder a la visualización de documentos no solo desde al transacción FB03 sino también desde reportes de partidas individuales.

2.- Modificar Documentos.

Se pueden modificar documentos que ya han sido contabilizados, dependiendo de la configuración solo son modificables algunos campos.Se pueden realizar a nivel cabecera y a nivel posiciones.

Para modificar el documento usar la Transacción FB02 o La ruta Finanzas-Gestión Financiera- Libro Mayor-Documento Modificar- al ingresar te pide el número de documento lo que habilitara los campos editables.

La primera pantalla que aparece es el resumen de documento después presionando el icono del sombrero datos de cabecera, accederemos a la ventana que nos permite modificar los datos de cabecera y lo que se puede modficar son el campo de referencia y el campo del texto.

A nivel de posiciones no se podrá modificar cuentas contables, importes e imputaciones adicionales.

Los campos modificables son: campo asignación, texto de posición, la condición de pago y otros campos que estén parametrizados como modificables.

Para acceder a la pantalla de modificaciones se deberá realizar doble clic en la posición del documento , el sistema habilitara los campos modificables, una vez finalizados los cambios se deberá grabar. para que los cambiso sean grabados.

3.- Modificar documento por posición

En SAP cuando se accede a un documento se puede visualizar en un resumen del documento, solo la cabecera o solo una posición.

La transacción FB09 nos permite modificar documentos por posición habilitando la posibilidad de realizar un filtro en la pantalla de selección para que nos habilite las posiciones que cumplan con determinadas características.

4.- Visualizar modificaciones.

Todas las modificaciones que se realizan en un documento SAP las guarda en un Log que esta siempre disponible para el usuario con la siguiente información

El campo que se ha modificado.

Los valores nuevos y antiguos.

El usuario que modifico.

Hora y fecha de modificación

Para visualizarlo e manera individual acceder ala transacción e visualización de un documento, ir al Menú entorno, desplegar la lista y elegir la opción Modificaciones de Documento aparece la pantalla con los campos modificados.

Haciendo doble clic sobre el campo del texto accederemos a la visualización el valor antiguo que tenía el campo antes de la modificación y también al valor nuevo. Si una vez más hacemos clic sobre la línea de modificación veremos información ampliada referente al usuario, fecha y hora del cambio.

Para visualizar las modificaciones a través de un reporte usamos a transacción S_ALR_87012293 o seguimos la ruta:

Finanzas-Gestión financiera- Libro Mayor- Sistema de información- Informes para Libro Mayor (nuevo)-Documento-General --Visualizar Modificaciones Documento.

Aparece la ventana de selección de datos que nos permite ingresar filtros que delimiten los documentos del reporte.

Presionando el icono ejecutar obtenemos el reporte con los siguiente datos:: Sociedad fecha de registro, hora numero de documento, año, usuario, posición campo modificado con el dato anterior y el nuevo.