✒️SAP FI La gestión de documentos
SAP FI La gestión de documentos
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
1 | Visualizar Documentos
Todos los documentos grabados en SAP se pueden visualizar de manera individual o a través de un reporte. En ambos casos se accede por la misma transacción.
Transacción FB03
ó
> Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Libro Mayor
|-> Documento
|-> Visualizar
Los datos claves son el Número de Documento, la Sociedad y el Ejercicio.
En el Resumen de Documentos veremos los principales datos de cabecera, y los datos de posición.
Principales íconos que encontraremos en el resumen de documentos:
Visualizar / Modificar: Nos permite pasar del modo visualización al modo Modificación y viceversa.
Visualizar otro Documento: Nos permite cambiar de documento. Al seleccionar este icono se abrirá una ventana emergente solicitando el nuevo número de documento.
Seleccionar posiciones: Nos permite visualizar una posición con información más detallada. Abrirá la posición sobre la cual estemos posicionados.
Nota: Recordemos que los datos adicionales que vemos en una posición depende del grupo de status campo que posee el dato maestro de la cuenta de mayor.
Seleccionar Cabecera: Nos permite visualizar los datos de cabecera completo.
Los datos de cabecera contienen los datos que ingresó el usuario al momento de registrar el documento y también, posee otros datos que se completan de manera automática al contabilizarse el documento, como código de la transacción, autor del documento, fecha y hora de entrada.
- Moneda de Visualización: Nos permite visualizar el asiento en las distintas monedas que tiene configurada la sociedad. Al seleccionar este icono se abrirá una ventana emergente que contiene las distintas moneda en las cuales se puede visualizar el documento.
-
Moneda del documento: es la moneda en la que se registro la operación. Puede ser la moneda local o una moneda extranjera.
-
Moneda Local: es la moneda en la cual la sociedad administra su contabilidad
-
Moneda de Grupo y Moneda fuerte: son las monedas paralelas en las cuales se contabilizan todas las operaciones. SAP es un sistema multi-moneda y puede administrar sus libros contables hasta en tres monedas.
Las columnas que muestran los datos correspondientes a las posiciones son modificables, es decir, se pueden mostrar más o menos columnas, como por ejemplo Texto y/o ocultar aquellos que no son necesarios. Esta funcionalidad esta disponible utilizando los íconos de Seleccionar o Modificar Layout.
Existen diversas maneras de acceder a la visualización de un documento, no solo desde la transacción FB03, sino también desde reportes de partidas individuales.
2 | Modificar Documentos
Se pueden modificar documentos que ya han sido contabilizados, sin embargo, dependiendo de la configuración solo son modificables algunos campos. Se pueden realizar modificaciones de datos a nivel cabecera y a nivel de posiciones.
Transacción FB02
ó
> Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Libro Mayor
|-> Documento
|-> Modificar
A nivel de posición nunca podrán modificarse datos como Cuentas Contables, importes e imputaciones adicionales.
Los datos que habitualmente están permitidos modificar son el campo Asignación, el campo Texto de Posición, la Condición de Pago y otros campos que estén parametrizados como modificables.
3 | Modificar Documento por posición
En SAP, cuando se accede a un documento se puede visualizar un resumen del documento (todas las posiciones), solo la cabecera del documento o sólo una posición del documento.
Transacción FB09
ó
> Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Libro Mayor
|-> Documento
|-> Modificar Posición
4 | Visualizar Modificaciones
Todas las modificaciones que se realicen en algún documento, SAP las guarda en un log que está siempre disponible para el usuario con la siguiente información:
El campo que se ha modificado.
Los valores nuevos y antiguos.
El usuario que ha realizado la modificación.
Fecha y hora de la modificación.
El log de modificaciones puede visualizarse individualmente por cada documento o través de un reporte.
Para visualizar las modificaciones por medio de un reporte deberemos acceder por el Menú Usuario a través de la siguiente ruta:
Transacción S_ALR_87012293
ó
> Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Libro Mayor
|-> Sistema de Información
|-> Informes para Libro Mayor (nuevo)
|-> Documento
|-> General
|-> Visualizar Modificaciones Documento
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Alejandra Ospina Martinez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Alejandra Ospina Martinez
Profesión: Contadora Pública - Colombia - Legajo: PN96B
✒️Autor de: 45 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Alejandra Ospina