✒️SAP FI La gestión de documentos
SAP FI La gestión de documentos
Lección No.6
Gestión de documentos
Visualizar documentos
- todos los documentos se pueden visualizar de manera individual o a través de un reporte
- se utiliza la transacción FB03 o por finanzas / gestión financiera / libro mayor / documento / visualizar
- en la pantalla el sistema nos solicita los datos claves para acceder a un documento. Los datos claves son el número de documento, la sociedad y el ejercicio
- si no contamos con los datos claves presionamos el ícono "lista documentos" y nos permite ingresar filtros que delimiten los documentos que mostrará el reporte
- si ejecutamos el reporte nos arrojara un listado con los documentos que cumplen las condiciones ingresadas en los parámetros de selección
- los datos que podemos visualizar en este reporte son sólo los datos de cabecera
- en el resumen de documentos veremos los principales datos de cabecera y los datos de posición
- Principales íconos que encontraremos en el resumen de documentos:
- visualizar / modificar
- visualizar otro documento: nos permite cambiar de documento. Al seleccionar este ícono se abrirá una ventana emergente solicitando el nuevo número de documento
- seleccionar posiciones: nos permite visualizar una posición con información más detallada
- seleccionar cabecera: nos permite visualizar los datos de cabecera completo
- moneda de visualización: nos permite visualizar el asiento en las distintas monedas que tiene configurado la sociedad. Diferentes tipos de moneda:
- moneda del documento: es la moneda en la que se registra la operación. Puede ser una moneda local o extranjera.
- moneda local: es la moneda en la cual la sociedad administra su contabilidad
- moneda de grupo y moneda fuerte: son las monedas paralelas en las cuales se contabilizan todas las operaciones. Sap puede administrar sus libros contables hasta en 3 monedas
- desde la visualización del resumen de documentos también podemos pasar a otra visualización que se denomina "presentación preliminar" Esta opción nos permite hacer una impresión del documento. Para acceder a la presentación preliminar debemos ir a la barra del menú / documento / presentación preliminar
- las columnas que muestran los datos correspondientes a las posiciones son modificables. Esta funcionalidad esta disponible utilizando los íconos de seleccionar o modificar layout
- una vez que hayamos seleccionado la disposición de las columnas que necesitamos podemos grabar esta disposición para esta opción con el ícono de grabar layout o disposición
- se abrirá una ventana que solicitará una clave y denominación que identifique al layout. Si a la clave se le antepone la barra / significa que éste layout es válido para todos los usuarios. Para que sea específico del usuario que lo está creando no debe colocarse la barra y se deberá tildar la opción "específico usuario"
- si ingresamos a la transacción y deseamos ver una disposición distinta de la que trae el sistema por defecto, se deberá seleccionar la disposición deseada presionando el ícono "seleccionar layout"
- dependiendo del reporte o transacción nos podemos encontrar un único ícono con las 3 opciones (modfiicar, grabar y seleccionar layout)
- la opción gestionar disposiciones permite borrar o modificar disposiciones existentes. También permite elegir la disposición que aparecerá por defecto
- Moficar documento
- transacción FB02 finanzas / gestión financiera / libro mayor / documento / modificar
- la primera pantalla es el resumen del documento, presionando el ícono de datos de cabecera (sombrerito) accederemos a la ventana que permite modificar
- a nivel de posición nunca podrán modificarse datos como cuentas contables, importes e imputaciones adicionales
- los datos que están permitidos modificar son el campo de asignación, texto de posición, la condición de pago y otros campos que estén parametrizados como modificables
- Modificar documentos por posición
- transacción FB09 finanzas / gestión financiera / libro mayor / documento / modificar posición
- Visualizar modificaciones
- todas las modificaciones que se realicen a un documento, Sap las guarda en un log, que esta siempre disponible con la siguiente información:
- el campo que se ha modificado
- los valores nuevos y antiguos
- el usuario que ha realizado la modificación
- fecha y hora de la modificación
- el log de modificaciones puede visualizarse individualmente por cada documento o a través de un reporte
- para visualizarlo de manera individual debes acceder a la transacción de visualización de un documento, ir al menú / entorno, desplegar la lista y elegir la opción modificaciones de documentos
- para visualizar las modificaciones por medio de un reporte debemos acceder por el menú / usuario a través de la siguiente ruta: transacción S_ALR_87012293 o finanzas / gestión financiera / libro mayor / sistema de información / informes para libro mayor (nuevo) / documento / general / visualizar modificaciones documento
- duplicado de pantalla para imprimir haciendo clic en el botón datos locales que es el botón de colores que esta al final de la barra de herramientas, el sistema enviará una copia de la pantalla que estaremos visualizando a la impresora
Sobre el autor
Publicación académica de Liz Maria Pereira, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Liz Maria Pereira
Profesión: Contadora / Administradora / Gerenc - Panama - Legajo: PX65F
✒️Autor de: 100 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
