✒️SAP FI La gestión de documentos

Visualizar documentos

Todos los docs grabados en SAP pueden visualizarse de manera individual a traves de un reporte. En ambos casos se accede por la misma transaccion.

-Transaccion: FB03 (Finanzas - gestion financiera - libro mayor - documento - visualizar

*En la pantalla el sistema solicita los datos claves para acceder a un doc:

• Numero de documento: Nro. con el cual se graba en SAP un doc. o movimiento.
• Sociedad: unidad organizativa del modulo finanzas (fi)
• Ejercicio: ejercicio economico o año fiscal que posee una empresa.

Si no contamos con los datos claves para acceder a un documento en particular, presionando el icono Lista Documentos, se accede a un reporte que se inicia con una pantalla de seleccion que nos permite ingresar filtros que delimiten los documentos que mostrara el reporte .

*Ejecutamos el reporte y nos arrojara un listado con los documentos que cumplen las condiciones ingresadas en los parametros de seleccion.

Los datos que podemos visualizar, son los datos de cabecera.

*Ingresando directamente con el numero de documento en la transaccion o haciendo doble clic sobre los documentos que muestra el reporte de consultas, veremos una pantalla conocida como resumen de documento (en este veremos los principales datos de cabecera y los datos de posicion)

• Los principales iconos que encontraremos en el resumen de documentos:

1. Visualizar / Modificar: nos permite pasar del modo visualizacion al modo modoficar y viceversa.
2. Visualizar otro documento: nos permite cambiar de doc. Al seleccionar este icono se abrira una ventana emergente solicitando el nro. de doc.
3. Seleccionar posiciones: nos permite visualizar una posicion con informacion mas detallada . Abrira la posicion sobre la cual estemos posicionados. (recordemos que los datos adicionales que vemos en una posicion dependen del grupo de status campo que posee el dato maestro de la cuenta mayor)
4. Seleccionar cabecera: nos permite visualizar los datos de cabecera completo. Los datos de cabecera contienen los datos que ingreso el usuario al momento de registrar el documento y tambien posee otros datos que se completa de manera automatica al contabilizarse el documento, como codigo de la transaccion, autor del documento, fecha y hora de entrada.
5. Moneda de visualizacion : nos permite visualizar el asiento en las distintas monedas que tiene configurada la sociedad . Al seleccionar este icono se abrira una ventana emergente que contiene las distintas monedas en las cuales se pueden visualizar el documento

*Moneda de documento: es la moneda en la que se registra la operacion. Puede ser la moneda local o extranjera.

*Moneda local: es la moneda en la cual la sociedad administra la contabilidad

*Moneda de grupo y moneda fuerte: son las monedas paralelas en las cuales se contabilizan todas las operaciones SAP es un sistema multi-moneda y puede administrar sus libros contables hasta con tres monedas.

Desde la visualizacion del resumen del documento tambien podemos pasar a otra visualizacion que se denomina presentacion preliminar. Esta opcion nos permite hacer una impresion del documento. Para acceder a la presentacion preliminar debemos ir a la barra de menu Doc. presentacion preliminar.

1. En el primer recuadro se podran observar los datos de cabecera, los cuales, son validos para todo el documento.
2. En el segundo recuadro se visualizan todas las posiciones que forman parte de un documento.

*Las columnas que muestran los datos correspondientes a las posiciones, son modificables , es decir, se pueden mostrar mas o menos columnas, como por ejemplo Texto y/o ocultar aquellos que no son necesarios. Esta funcionalidad esta disponible utilizando los iconos de seleccionar o modificar Layout.

Los iconos de Layout que permiten modificar los datos que vemos en pantalla los tendremos presentes en muchisimos reportes y los encontraremos en diferentes versiones:

1. Modificar Layout (disposicion de columnas)
2. Modificar Layout (disposicion de columnas)

*Cuando presionemos alguno de estos iconos se abrira una ventana con las columnas que se visualizan en el reporte (izquierdo) y las columnas que se encuentren ocultas (derecha) con las flechas bidireccionales se pasan campos de un lado a otro segun necesitemos. Tambien podremos elegir en que orden deseamos que se muestren las columnas y podemos deslimitar el ancho de las columnas (longitud)

La posibilidad de visualizar el Layout lo vamos a poder realizar en multiples operaciones (en el resumen de doc, en la presentacion preliminar, en los reportes e incluso en la simulacion de los asientos) Muchas veces en lugar de utilizar el boton de "moneda de visualizacion" directamente se arma un Layout que muestre los importes de todas las monedas en distintas columnas, esta disposicion se graba e incluso se puede poner como Layout predeterminado. Las columnas que se visualizan en el resumen de documento son ajustables y movibles.

*Una vez que hayamos seleccionado la disposicion de las columnas que necesitemos podemos grabar esta disposicion para esta opcion con algunos de los siguientes iconos:

1. Grabar Layout o disposicion
2. Grabar Layout o disposicion

Con cualquiera de los dos, se abrira una ventana que solicitara una clave y denominacion que identifique al layout. Si a la clave se le antepone la barra / significa que este layout es valido para todos los usuarios. Para que sea especifico del usuario que lo esta creando, no debe colocarse la barra y se debera tildar la opcion especifico usuario.

-En un momento posterior, si ingresamos a la transaccion y deseamos ver una disposicion distinta de la que trae el sistema por defecto. Se debe seleccionar la disposicion deseada ´resionando el icono seleccionar layout.

1. Seleccionar layout o disposicion

2. Seleccionar layout o disposicion

Depende del reporte o transaccion, tambien nos podemos encontrar con otro icono, donde en un unico icono tenemos las tres opciones (modificar, grabar y seleccionar layout)

Existen diversas maneras de acceder a la visualizacion de un documento, no solo desde la transaccion FB03, sino tambien desde reportes de partidas individuales. Todas estas opciones las conoceremos a lo largo del curso y con practica sobre el sistema.

2- Modificar documentos

Se pueden modificar documentos que ya contabilizados, sin embargo, dependiendo de la configuracion solo son modificables algunos campos.

Se pueden realizar modificaciones de datos a nivel:

- Cabecera

- de opciones

Transaccion: FB02 (Finanzas - GF - LM - Doc. - Modificar)

- La pantalla de acceso es igual a la transaccion FB03 que vimos en el punto anterior, solo que al ingresar con el numero de documento se habilitaran los campos editables.

La primera pantalla que aparece por default es la correspondiente al resumen de documento, presionando el icono de datos de cabecera (sombrerito) accederemos a la ventana que permite modificar los datos de cabecera. Aqui, los datos que se pueden modificar son el campo referencia y el campo texto de cabecera.

A nivel de posicion nunca podran modificarse datos como cuentas contables, importes e imputaciones adicionales.

Los datos que habitualmente estan permitidos modificar son los campos asignacion , el campo texto de posicion, la condicion de pago y otros campos que esten parametrizados como modificables.

- Para acceder a la pantalla de modificacion se debera realizar doble clic en alguna de las posiciones del documento. El sistema habilitara los campos modificables, una vez finalizados los cambios en el documento se debera grabar para que los campos queden guardados.

3- Modificar docuemento por posicion

En SAP cuando se accede a un documento se puede visualizar un resumen del documento (todas las posiciones), solo la cabecera del documento o solo una posicion del documento.

La transaccion que nos permite modificar documentos por posicion habilita la posibilidad de realizar un filtro en la pantalla de seleccion para que solo nos habilite las posiciones que cumplan con determinadas caracteristicas. Luego de acceder, el procedimiento de modificacion es igual al que hemos visto en el punto anterior.

Transaccion FB09 (Finanzas - GF - LM - Doc - Modificar posicion)

4. Visualizar modificaciones

Todas las modificaciones que se realicen en algun documento, SAP las guarda en un log que esta siempre disponible para el usuario con la siguiente informacion:

• El campo que se ha modificado.
• Los valores nuevos y antiguos.
• El usuario que ha realizado la modificacion.
• Fecha y hora de la modificacion.

El log modificaciones puede visualizarse individualmente por cada documento o traves de un reporte.

Para visualizar de manera individual deberemos acceder a la transaccion de visualizacion de un documento, ir al menu "Entorno" desplegar la lista y elegir la opcion "modificaciones de documento

El sistema nos mostrara una pantalla con los campos modificables.

Haciendo doble clic sobre el campo modificaciones accederemos a la visualizacion del valor antiguo que tenia el campo y tambien veremos el actual.

Si volvemos a hacer doble clic sobre la linea de modificaciones , veremos informacion ampliada referente al usuario, fecha y hora correspondiente a cuando se realizo la modificacion.

Para visualizar las modificaciones por medio de un reporte deberemos acceder por el menu usuario a traves de la siguiente ruta:

• Transaccion: S_ALR_87012293 (Finanzas - GF - LM - Sistema de informacion - Informes para libro mayor (nuevo) - Doc - General - Visualizar modificaciones documento)
• Aparecera la pantalla de seleccion de datos que nos permitira ingresar filtros que delimiten los documentos del reporte
• Presionando el icono de ejecutar obtenemos el reporte

En cualquier pantalla del sistema tenemos opciones de hacer un duplicado de pantalla para imprimir , haciendo clic en el boton "Datos locales" (de colores que se encuentran en la barra de herramientas, el ultimo boton en la parte superior de la pantalla ) esta la opcion "duplicado de pantalla", al presionar sobre ella el sistema enviara a la impresora una copia de la pantalla de SAP que estemos visualizando.