✒️SAP FI La gestión de cheques

Resumen:

Los cheques son un método de pago tradicional que aún se utiliza en muchas empresas. SAP ofrece una completa funcionalidad para gestionar cheques de forma eficiente y segura.

En esta lección se muestra cómo operar y gestionar cheques en SAP, que es una de las funciones del módulo de AR y AP - Proceso de Cobros y Pagos.

Aprenderemos a crear, modificar, anular e invalidar cheques, así como a visualizar los reportes correspondientes. También se muestra cómo acceder al menú completo de cheques en SAP.

¿Qué son las remesas de cheques y cómo se crean en SAP?

Los cheques que hace una empresa se basan en formularios numerados que le da un banco. Estos formularios se conocen como remesas y se deben registrar en SAP con el rango de números que poseen. De esta manera, se puede llevar un control de los cheques emitidos y asignados a los pagos.

En SAP los cheques se pueden registrar de forma manual o automática. Para ambos casos se requiere dar de alta a una remesa en el sistema.

Paso a Paso

Para crear una remesa de cheques en SAP, debes usar la transacción FCHI.

Esta transacción te permite asignar una remesa a una Sociedad, un Banco Propio y un ID de Cuenta.

Una vez indicada la clave Sociedad - Banco Propio - Id Cuenta, presionamos el icono de Modificar para ingresar y se mostrará la siguiente pantalla y presionar el icono correspondiente para crear una nueva remesa.

Luego, debemos ingresar los siguientes datos:

Datos necesarios:

• × Número de Remesa: es el código que identifica a la remesa.
• × Número de Cheque Desde: es el número del primer cheque de la remesa.
• × Número de Cheque Hasta: es el número del último cheque de la remesa.
• × Remesa siguiente: es el código de la remesa que se usará cuando se termine la actual.
• × No secuencial: es una opción que se activa cuando los cheques no tienen un orden numérico.
• × Listas Vía de Pago: es una opción que restringe el uso de la remesa a ciertas vías de pago.
• × Info Breve: es una descripción breve de la remesa.
• × Fecha de Compra: es la fecha en que se adquirió la remesa.

Solo los tres primeros campos son obligatorios. Una vez que los hayas completado, debes grabar la transacción y la remesa quedará disponible para ser utilizada.

¿Cómo crear cheques manuales en SAP?

Los cheques manuales son aquellos que se escriben a mano y luego se transcriben los datos a SAP.

Para crear un cheque manual en SAP, debes usar la transacción FCH5. Esta transacción te permite asignar un cheque a un documento de pago previamente creado.

Para realizar esta asignación, debes completar los siguientes datos:

• × Identificación del documento de Pago: es el número, la sociedad y el ejercicio del documento de pago.
• × Banco Propio: es el banco desde el que se emite el cheque.
• × ID Cuenta: es la cuenta bancaria desde la que se emite el cheque.
• × Número de cheque: es el número del cheque físico que se ha confeccionado.

En la siguiente pantalla, SAP te mostrará los datos del cheque y te permitirá modificar alguno si fuera necesario, como el importe o el beneficiario. También podrás acceder a los documentos cancelados y al asiento contable del pago.

¿Cómo visualizar y modificar cheques en SAP?

Si quieres ver o cambiar los datos de un cheque que ya ha sido asignado, debes usar la transacción FCH6. Esta transacción te permite acceder a la información adicional del cheque, como la fecha, el importe, el estado, etc. También podrás ver el documento de pago y los datos del receptor del cheque.

¿Cómo anular cheques y pagos en SAP?

En algunos casos, puede ser necesario anular un cheque o un pago que se ha realizado con cheque. Para ello, SAP ofrece dos opciones:

• Anular cheque: esta opción te permite anular solo el cheque, sin afectar al documento de pago. De esta forma, podrás asignar un nuevo cheque al mismo documento. Para anular un cheque, debes usar la transacción FCH9. Esta transacción te pide que selecciones el banco y el número de cheque, y que ingreses una causa de no validez. Esta causa se verá reflejada en los reportes de cheques.
• Anular pago con cheque: esta opción te permite anular el cheque y el documento de pago, dejando las partidas canceladas como abiertas. Esta opción se debe usar siempre que se quiera revertir un pago con cheque, independientemente de si el cheque fue manual o automático. Para anular un pago con cheque, debes usar la transacción FCH8. Esta transacción te pide que ingreses los datos del banco, la cuenta y el cheque, y que especifiques los motivos de anulación del cheque y del documento de pago. Esta anulación genera un documento de anulación con la reversión del documento de pago.

¿Cómo invalidar cheques no utilizados en SAP?

La opción de invalidar se usa cuando un formulario de cheque no puede usarse, por ejemplo, si está roto o fue impreso por error. En estos casos, lo que se hace es invalidar los números de cheques para que no se pierda el control del correlativo.

Para invalidar cheques no utilizados en SAP, debes usar la transacción FCH3. Esta transacción te permite ingresar los números de cheques que quieres anular, ya sean individuales o rangos. También debes indicar una causa de no validez.

¿Cómo visualizar el registro de cheques en SAP?

Si quieres ver un reporte con todos los cheques emitidos, anulados y/o invalidados, debes usar la transacción FCHN. Esta transacción te permite delimitar la búsqueda por varios campos, como el banco, la cuenta, los números de cheques, las fechas de emisión, etc.

El reporte te mostrará los datos de los cheques, como la fecha, el acreedor, el importe, el estado, etc. El reporte se encuentra dentro de los llamados reportes ALV, lo que te permitirá personalizar las columnas, los totales, los sub-totales y otros datos que posee el reporte.

¿Cómo acceder al menú completo de cheques en SAP?

Si quieres acceder al menú completo de cheques en SAP, donde podrás encontrar todas las transacciones y funciones relacionadas con los cheques, solo debes escribir FCHK en la barra de comandos.

De esta forma, podrás acceder a las opciones de crear, modificar, invalidar, anular, visualizar y reimprimir cheques, entre otras.

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