✒️SAP FI La compensación de partidas

UNIDAD 4 - AR Y AP : Proceso de Cobros y Pagos

1. COMPENSACIÓN DE PARTIDAS DE ACREEDORES

El procedimiento es exactamente igual para deudores.

a) Se accede a la transacción "FBL1N" o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Cuenta.

Antes de compensar se revisa la cuenta del acreedor para saber cuáles son las partidas que tiene abierta.

b) Se ingresan los datos en la pantalla de selección: Cuenta, Sociedad, Status: Partidas abiertas y se presiona el ícono de "Ejecutar" (F8).

EJEMPLO: el acreedor 100001 tiene saldo cero pero hay partidas abiertas que pueden compensarse entre sí (hay dos notas de crédito y dos facturas).

*** NOTA = Existen diferencias entre partidas que se encuentren vinculadas y partidas que no estén vinculadas.

c) Para vincular una nota de crédito con una factura, se hace doble clic sobre la nota de crédito (KG) para acceder al detalle de la misma y se presiona el ícono "Modificación" (lápiz).

d) En el campo "Ref.a factur" se ingresa: el Número de factura, Ejercicio, Número de posición en el documento asociado. Se presiona "Enter" para validar los datos y luego el ícono "Guardar".

e) Se presiona Menú / Lista / Refrescar para visualizar el cambio realizado donde en el campo "Ref.fact." se puede constatar a qué factura fue vinculada la Nota de Crédito.

f) Se accede a la transacción "F-44" para compensar las partidas del acreedor o a través del menú menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Cuenta.

h) Se completan los datos en la pantalla de selección: Cuenta, Fecha de compensación, Sociedad, Moneda.

i) Se presiona el ícono "Tratar PAs" para acceder a la lista de partidas abiertas del acreedor.

EJEMPLO: se visualiza una factura de USD 2000 y en la columna "Impte.pag.en parte" se tiene USD 2000 restando, este es el caso de la nota de crédito que se ha vinculado con la factura y como ya se encuentran vinculados están unidos para la compensación.

j) Se presiona el ícono " + " (más) en al columna "Status" para visualizar los documentos que están vinculados entre sí.

*** NOTA = La vinculación de documentos es muy importante para que se incluyan los créditos en los pagos. Si ya se encuentran referenciados a una factura, no podrán omitirse ni en pagos ni en compensaciones. De esta manera se evitan que queden saldos a favor de la sociedad en la cuenta del acreedor.

j) Una vez seleccionado, se verifica que el campo "Sin asignar" quede en cero para poder grabar el documento.

k) Se simula el asiento en Menú / Documento / Simular.

*** NOTA = Los documentos de compensación pueden no contener posiciones.

l) Se presiona el ícono "Grabar".

2. COMPENSACIÓN DE ANTICIPO A ACREEDORES

a) Se accede a la transacción "FBL1N" o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Cuenta.

Antes de compensar se revisa la cuenta del acreedor para saber cuáles son los anticipos no compensados.

b) Se ingresan los datos en la pantalla de selección: Cuenta, Sociedad, Status: Partidas abiertas, se marca el tilde Operaciones CME y se presiona el ícono de "Ejecutar" (F8).

EJEMPLO: el acreedor 100002 tiene dos anticipos y una factura sin compensar. Se realizará la compensación de un anticipo con la factura que se tiene pendiente.

c) Se accede a la transacción "F-54" o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Contabilización / Anticipo.

d) Se completan los datos de cabecera documento: Fecha documento, Fecha contabilización, Clase (KA-propuesto), Sociedad, Moneda.

e) Se selecciona el número de acreedor. Se borra el valor propuesto en el campo "Factura".

f) Se presiona el ícono "Tratar anticipos" para visualizar la lista de anticipos abiertos del acreedor.

g) Se selecciona el anticipo y se simula el documento en Menú / Documento / Simular.

*** NOTA = Si en la simulación el sistema marca una posición en AZUL quiere decir que le está faltando un dato obligatorio, es decir requieren un dato adicional. Se hace doble clic para completar los datos requeridos. EJEMPLO: texto de posición.

h) Se simula el documento en cuentas de mayor, allí se visualiza que se está dando de baja la cuenta "Anticipo a Proveedores" y se debita la cuenta "Proveedores del Exterior". Es como una reclasificación.

i) Se presiona el ícono "Grabar".

3. PAGO DE TODAS LAS PARTIDAS DEL ACREEDOR

a) Se ingresa a la transacción "F-53" (Contabilizar salida pagos).

b) Se completan los datos necesarios para realizar el pago y se presiona el ícono "Tratar PAs".

EJEMPLO: el sistema muestra dos de los tres comprobantes que tenía pendiente el acreedor 100002 (una factura pendiente de pago) y está faltando la partida con CME que no se ha liquidado. Para el caso se presionó el ícono "DPP" para desactivar los descuentos y se verifica que el campo "Sin asignar" tiene valor USD 1.200.

c) Para incluir partidas adicionales (los faltantes), se accede a Menú / Tratar / Seleccionar otros.

d) Se abre la pantalla "Contabilizar salida pagos Seleccionar part.abiertas" desde donde se seleccionan los datos para obtener las partidas requeridas y se presiona nuevamente el ícono "Tratar PAs" . EJEMPLO: se incluye partidas con indicador CME (A) o también se puede seleccionar partidas de otro acreedor o deudor, simplemente cambiando el número que se especifica en el campo "Cuenta" (número del acreedor/deudor).

e) Se simula el documento y se simula en cuentas de mayor.

EJEMPLO: al proveedor se le pagó USD 1000, se dio de baja el anticipo pendiente sin liquidar de USD 1200 y por último se canceló la factura que se tenía pendiente de pago, neto del anticipo que se ha liquidado en el paso anterior.

f) Se presiona el ícono "Grabar".

EJEMPLO: Visualizando la FBL1N se ve que el acreedor tiene dos documentos de compensación: uno por el anticipo liquidado y otro por el pago realizado.