✒️SAP FI La apertura y cierre de periodos contables
SAP FI La apertura y cierre de periodos contables
APERTURA Y CIERRE DE PERIODOS CONTABLES EN SAP: GUÍA COMPLETA
En esta lección, profundizaremos en el proceso de apertura y cierre de periodos contables en SAP, incluyendo los periodos especiales, la transacción S_ALR_8003642, las variantes de periodos contables, la clase de cuenta y los intervalos de cuentas.
¿Qué son los periodos contables?
Los periodos contables son divisiones del ejercicio fiscal de una empresa, generalmente de un mes de duración. Permiten organizar la información financiera y facilitar el análisis y la toma de decisiones.
¿Por qué es importante abrir y cerrar los periodos contables?
- Controlar la información financiera: El cierre de un periodo contable evita modificaciones no autorizadas a la información financiera, asegurando su integridad y confiabilidad.
- Facilitar la elaboración de informes: Los periodos contables cerrados permiten generar informes precisos y actualizados sobre la situación financiera de la empresa.
- Cumplir con las obligaciones legales: La normativa fiscal y contable exige mantener registros contables actualizados y cerrados.
¿Qué son los periodos especiales?
SAP nos ofrece cuatro periodos especiales para realizar ajustes contables. Estos periodos son los que van del 13 al 16, y se usan para diferenciar las contabilizaciones habituales de las que corresponden al cierre del ejercicio. Así, se evita que el periodo 12 se vea afectado por todos los ajustes de cierre.
Un ejercicio suele tener 12 periodos contables regulares. Sin embargo, en el libro mayor se pueden definir hasta 16 periodos. Los periodos que sobran se pueden utilizar para el cierre del ejercicio. Por ejemplo, en el periodo 13 se pueden ingresar ajustes contables normales, y en el periodo 14 ajustes derivados de la auditoría.
Para contabilizar periodos especiales, se deben tener en cuenta algunos aspectos:
• La fecha de contabilización debe ser la del último periodo contable regular. Es decir, si el ejercicio termina en diciembre, la fecha de contabilización de los periodos especiales debe ser diciembre.
• El sistema no puede asignar automáticamente el periodo especial al que se imputará la contabilización. Por lo tanto, se debe indicar el periodo especial que se desea en el campo Período de la cabecera de documento.
¿Cómo abrir y cerrar periodos contables?
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Transacción S_ALR_8003642 |
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Menú SAP: Finanzas -> Gestión Financiera -> Libro Mayor -> Entorno |
La transacción S_ALR_8003642 permite gestionar la apertura y cierre de periodos contables. En ella se pueden definir:
- Variante de periodos contables: Una variante puede estar asociada a varias sociedades FI, lo que facilita la gestión de los periodos contables. Por ejemplo, la variante 1000 está asignada a las sociedades 1000 y 3000. Así, cualquier cambio que se haga en la apertura y cierre de periodos en la variante 1000 afectará a las dos sociedades.
- Clase de cuenta: Determina qué tipos de cuentas se pueden contabilizar en un periodo determinado.
Al abrir o cerrar un periodo contable, es obligatorio indicar la clase de cuenta. Es necesario indicar al menos una clase de cuenta (válida para todas las clases de cuenta).
Se puede especificar una única clase de cuenta válida para todas las clases. Si se requiere un control más detallado se pueden especificar diferentes clases de cuenta.
Funcionamiento:
Fecha de contabilización: El sistema verifica si el periodo contable está abierto para la clase de cuenta indicada.
Número de cuenta: El sistema verifica si el periodo contable está abierto para la clase de cuenta de la cuenta específica.
- Intervalo de cuentas (Cuenta Desde-Hasta): Podemos definir la apertura y el cierre de los periodos contables por rangos de cuentas. Esto quiere decir que podríamos habilitar un periodo contable para registrar solo en una cuenta concreta.
- Desde Periodo y ejercicio:
- Estos campos indican el periodo y ejercicio que se puede usar para contabilizar.
- Hasta Periodo / Ejercicio: si se quiere tener más de un período abierto, en este campo se debe rellenar con el periodo máximo que se quiere tener abierto. Si se quiere tener solo un periodo abierto, se debemos colocar el mismo período indicado en el campo 'Desde Periodo / Ejercicio'.
- Grupo de autorización: Restringe la apertura y cierre de periodos a usuarios específicos. Para esto se debe rellenar el campo Grupo de Autorización, el valor que se ponga en este campo también deberá estar asignado en los roles y perfiles de los usuarios adecuados.
Consejos para la gestión de periodos contables:
- Planificar con antelación: Definir un calendario anual para la apertura y cierre de periodos contables.
- Comunicar a los usuarios: Informar a los usuarios sobre los periodos abiertos y cerrados para evitar errores en la contabilización.
- Realizar pruebas: Antes de cerrar un periodo contable, realizar pruebas para asegurar que la información financiera sea precisa y completa.
- Documentar el proceso: Mantener registros actualizados sobre el proceso de apertura y cierre de periodos contables.
- Palabras clave: SAP, apertura, cierre, periodos contables, transacción S_ALR_8003642, variante, clase de cuenta, intervalo, autorización, planificación, comunicación, pruebas, documentación.
AUDIOTIP N° 1
Si un área quiere registrar un movimiento de materiales, puede tener problemas si el periodo de MM, SD y PP está cerrado, aunque el de FI esté abierto, o al revés, si el de FI está cerrado y el de MM, SD y PP está abierto.
Si los dos están cerrados, no se puede contabilizar ningún movimiento de material.
AUDIOTIP N° 2
En FI podemos abrir varios periodos a la vez. Se pueden abrir y cerrar sin limitaciones. Pero es importante vigilar los periodos abiertos para evitar contabilizar por equivocación en periodos que no tocan.
Cuanto más reducidos sean los periodos, menos probabilidades de error hay. Lo aconsejable
es tener abiertos dos periodos, el actual y el anterior si todavía no se ha hecho el balance.
Sobre el autor
Publicación académica de Aracelis Prado De Abreu, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Senior
Aracelis Prado De Abreu
Profesión: Licenciada en Administración - Venezuela - Legajo: WH18F
✒️Autor de: 51 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Consultor sap fi con sólida experiencia en el entorno sap. mi objetivo es obtener la certificación como experto en fico para mejorar mis habilidades técnicas y consolidar mi experiencia en esta área.
Certificación Académica de Aracelis Prado
