✒️SAP FI La anulación de documentos

1- Anulación de Documentos

Los documentos que han sido contabilizados con errores pueden anularse. Es importante entender que en SAP NO se eliminan documentos contables, todas las anulaciones implican la reversión de la contabilización por medio de un contraasiento.

Al anular un documento se debe indicar un Motivo de Anulación que explica el motivo por el cual se anuló. El Motivo de Anulación también controla la fecha de registración de la anulación.

De manera estándar tenemos los siguientes motivos de anulación:

• 01 Anulación en Periodo Actual: registra la anulación del documento con la misma fecha del documento original que se está anulando.
• 02 Anulación en periodo anterior: este motivo de anulación obliga a especificar una fecha de registración, la cual debe encontrarse dentro del periodo contable abierto. Esta modalidad de anulación se utiliza cuando el documento original se encuentra contabilizado en un periodo contable cerrado. De esta manera el documento original se encontrará en un periodo contable y el asiento de anulación en otro.

2- Anulación Individual

Para anular un doc. debemos seguir los pasos:

• Transacción: FB08 (Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Documento - Anular)
• Ingresar datos claves y motivo de anulación, si el motivo es 01 (Anulación en período acutual) no es necesario completar la fecha de contabilización (si se completa, no se tendrá en cuenta) ya que se toma la fecha del documento.

Con el ícono 'Visualizar antes de anular' vemos el documento de manera de verificar que sea el que queremos anular. Luego con la flecha verde volvemos a la pantalla de anulación y continuamos.

• Para grabar esta operación solo se deberá presionar el botón Guardar y el sistema arrojará un mensaje con el número de documento generado

Antes de finalizar con este punto vamos a visualizar los datos de cabecera de ambos documentos.

El proceso de anulación que vimos en esta lección es solo para documentos contabilizados en el módulo de FI, puede ocurrir que analizando un reporte de partidas o un mayor veamos un movimiento que no corresponde y que sea necesario anular. Si fue ingresado por otro módulo se deberá anular desde el modulo generado (Ej: Venta o asiento de costo de mercadería vendida se deberá anular por el módulo SD, en cambio si es una recepción de materiales deberá ser por MM). Incluso cuando veamos Activos Fijos podremos ver que tenemos transacciones específicas para anular operaciones dentro de este módulo.

• Si visualizamos el documento que anulamos, veremos que se generó un campo que nos indica que dicho documento fue anulado, el motivo de anulación y cual es el número de documento que lo anuló
• Desde este mismo documento, si hacemos doble clic sobre el número de documento de anulación accederemos a la visualización del documento de anulación
• Visualizando los datos de cabecera del documento de anulación, el sistema nos informa cual es el número de documento que anuló.

Dependiendo de la configuración que posea la sociedad, el documento de anulación se puede generar con una clase de documento diferente. (Ejemplo, clase de documento XK).

Si accedemos a buscar docs. utilizando la transacción FB03 con la opción lista de documento y con ayuda del layout podremos visualizar que documentos han sido anulados, o que documentos son doscs. de anulación. Con los filtros también se podrían excluir todos los documentos anulados o de anulación para obtener los documentos normales o dependiendo del caso se podrían dejar los anulados para ser analizados.

3- Anulación Masiva

SAP también permite anular un lote de documentos, se puede anular masivamente siempre que todos los documentos puedan llevar el mismo motivo de anulación.

Para realizar una anulación en masa, deberemos seguir los siguientes pasos:

• Transacción: F.80 (Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Documento - Anular - Anulación Masiva). Si observamos, en la transacción de anulación individual FB08, tenemos disponible un ícono que nos lleva a la transacción de anulación masiva.
• Luego de acceder a la transacción, veremos una pantalla de selección con campos que podremos utilizar para delimitar los documentos que deseamos anular

Podemos utilizar el rango de números de documentos para filtrar en combinación con la clase de documento, no obstante, la utilización de estos datos dependerá de la información que posea el usuario sobre los documentos que debe anular.

El programa de anulación masiva se puede ejecutar primero en modo test a fin de verificar que ningún documento genera error.

Los errores más comunes pueden ser:

1. Que el documento ya haya sido anulado
2. Que esté compensado
3. Que sea parte de un circuito posterior

• Luego de ejecutar el reporte en modo test el sistema nos mostrará los documentos que son anulables y los no anulables con detalle del error.

1. Si nos posicionamos en un documento y presionamos el ícono de la lupa podremos acceder a la visualización del documento.
2. Si presionamos el ícono Log podremos ver la lista de errores

• Finalmente, si subsanamos los errores, o deseamos anular los documentos que se encuentran en la lista de anulables, debemos ejecutar el reporte en modo real (destildando la opción Modo Test). Si no deseamos hacer ninguna corrección a los datos de la pantalla de selección se podrá desde la misma pantalla que contiene la lista de documentos anulables presionar el botón anular documentos para llevar a cabo la anulación

El resultado de este proceso nos mostrará la lista de los documentos anulados y sus correspondientes documentos de anulación

Las transacciones que hemos visto en esta lección son validas para anular documentos que contengan posiciones no solo de cuentas de mayor, sino también de acreedores, deudores y/o activos fijos.