✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
Introducción al concepto de documento contable.
1.- Estructura de documento.
SAP funciona por el principio de registro por documento pro cada contabilización genera un documento.El documento permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo.
Cada documento se identifica por los siguientes campos: Número de documento-Sociedad- Ejercicio.
Los documentos SAP se dividen en dos partes: Cabecera( información valida para todo el documento) y Múltiples posiciones( entre 2 y 999 posiciones)
SAP registra como mínimo un documento por cada operación. Cada documento recibe un número de documento único.El sistema pude asignar los números o lo puede hacer el usuario en el ingreso de documentos (asignación de números externa).
2.-Datos de Cabecera
Los datos de cabecera cuenta con un datos clave de control denominado clase de Documento
La clase de documento controla la cabecera del documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran., por ejemplo las facturas de acreedores, pagos de deudores, etc.
Las clases de documentos son validas para todas la sociedades FI , definen el rango de números que se asignará a lso documentos cuando sena grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
La cabecera contiene:
- Fecha de documento la fecha del documento físico que se esta registrando como al fecha de la factura del acreedor.
- Fecha de contabilización. Fecha contable sirve para determinar en que periodo del ejercicio fiscal se registrará.
- Sociedad identifica la sociedad en la cual se registra el asiento contable.
- Moneda moneda del documento.puede ser moneda local o extranjera.
- Fecha de conversión Se utiliza para los casos en que se registre una operaciones moneda extranjera y desea utilizar un tipo de cambio específico.
- Referencia es un campo de entrada libre que habitualmente representa el número de documento legal.
- Texto de cabecera texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes.
- Tienda representa la tienda o punto de venta en caso de facturara con SAP.
- Moneda Extranjera los tipos de cambio se guardan en una tabla en caso de imputar en moneda extranjera y no especificar el tipo de cambio,este lo tomara de la tabla. Transacción S_BCE_8000174
3.- Datos de posición.
Los datos de posición cuentan con un dato de control denominado clave de contabilización.
La cual determina varias cosas:
- Si la imputación va a Debe o al haber.
- El tipo de cuenta que se esta imputando. Para el SAP los tipos de cuentas son los siguientes:
S: Cuentas de Mayor
D: Cuentas de deudores o clientes
K: Cuentas de acreedores o proveedores
M: Cuentas de Materiales.
A: Cuentas de Activos Fijos
Deudores claves de contabilización Debe : 01 al 09 para Haber: 11 al 19
Acreedores claves de contabilización Debe : 21 al 29 para Haber: 31 al 39
Libro Mayor Debe : 40 Haber 50
Para la gestión de materiales en cuentas de mayor Debe: 80 al 86 para Haber: del 90 al 96
Activos Fijos Debe: 70 y Haber 75
Materiales Debe : 89 Haber 99.
Los datos de posición esta conformados por una gran cantidad de campos como:
Posición: número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable, es automático.
Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será un dato maestro de cuenta de Mayor, cuenta de acreedor, cuenta de deudor o cuenta de Activo Fijo
Indicador CME: indica en el caso de utilizar un acreedor o un deudor se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro
Importe corresponde al importe en la moneda del documento.Moneda que se registro en los datos de cabecera
Centro de costos Objeto de imputación el Módulo CO, está imputación adicional se utiliza en el caso de estar registrado en una cuenta de resultados.
Texto de posición Texto libre puede visualizarse en los reportes.
Asignación Campo de entrada libre que puede completarse de manera automática con determinados datos de acuerdo a como se complete el campo Clave de clasificación en el dato maestro que se este imputando.
Datos de Cabecera y posición SAP.
Los datos de posición comienzan completandose en la primera pantalla con el ingreso de la clave de contabilización y la cuenta de mayor.
Una vez seleccionados esos datos se pasa a la siguiente pantalla donde el sistema solicitara información adicional respecto de esta primera posición.Las cuentas de mayor en su dato maestro tiene el Grupo de Status Campo donde determina que campos son obligatorios, opcionales o ocultos.Algunos datos adicionales son el centro de costos, división entre otros En la parte de abajo de esta imagen se ve la nueva posición y nuevamente nos solicitara calve de contabilización y cuenta.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Maria Concepcion Martinez Perez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Maria Concepcion Martinez Perez
Profesión: Contador - Mexico - Legajo: ET31D
✒️Autor de: 65 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Presentación:
Contadora egresada de la unam con mas de 25 años en área contable,presupuestal, e impositiva. actualmente ceo de empresa alemana ubicada en gto.
Certificación Académica de Maria Martinez