✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
Datos de Cabecera
Dato Clave de Control → Clase de Documento
Se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran, por ej, facturas de acreedores etc.
Las Clases de Documentos son válidas para todas las sociedades FI y a su vez definen el rango de números que se asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
Varias Clases de Doc. pueden tener el mismo rango de numeración.
Características Relevantes
Fecha Documento: se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando. Ejemplo, fecha de la factura del acreedor.
Fecha Contabilización: es la fecha contable y se utiliza para determinar en qué periodo del ejercicio fiscal se registrará el asiento.
Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
Moneda: se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
Fecha de conversión: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio referente a una fecha distinta de la fecha del documento.
Tipo de cambio: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico.
Referencia: es un campo de entrada libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el número de documento legal. En Argentina se utiliza el siguiente formato 0000A00000000 Punto de Venta (4) Letra (1) Número Legal (8).
Texto de Cabecera: es un texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes.
Tienda: se utiliza para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP.
Moneda Extranjera
Los tipos de cambio se guardan en una tabla, en caso de imputar en moneda extranjera y no especificar ninguno de los campos mencionados, el Tipo de Cambio se tomará de la tabla mencionada. Transacción S_BCE_68000174.
Datos de Posición
Dato Clave de Control → Clave de Contabilización
La Clave de Contabilización determina varias cosas:
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Si la imputación va al Debe o al Haber
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El tipo de cuenta que se está imputando, para SAP los tipos de cuenta son:
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S: Cuentas de Mayor
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D: Cuentas de Deudores o Clientes
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K: Cuentas de Acreedores o Proveedores
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M: Cuentas de Materiales
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A: Cuentas de Activos Fijos
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21/31 - Esta se utiliza de manera manual para indicar una contabilización en el debe o en el haber.
22/32 - Se genera automáticamente cuando se anula una factura o una nota de crédito.
25/35 - Se genera automáticamente en los pagos.
26/36 - Se genera automáticamente en las diferencias de pago. Este tema se ven mejor en la unidad 4, pero cuando realizas un pago y se genera una partida por un monto pendiente de pago, se registra con la clave 26.
27/37 - Se genera automáticamente cuando se compensan partidas de acreedores, por ejemplo, cuando se compensa una factura con un pago.
28/38 - Se genera automáticamente cuando se compensan partidas en los pagos, por ejemplo, cuando haces un pago de una factura y también compensas un anticipo pendiente.
29/39 - Se utilizan en las operaciones CME (Cuenta de mayor especial).
Con respecto a la clase de cuenta, lo que determina es, que cuando te posicionas en el siguiente campo que es cuenta, te habilita el matchcode para la clase de cuenta según la clave de contabilización que hayas seleccionado.
Por ejemplo si elegís una clave de contabilización 01 a 19, en el campo cuenta tendrás que ingresar un deudor y si buscas con el matchcode solo te traerá deudores, en cambio si elegís de 21 a 39 el matchcode te traerá acreedores y solo podrás ingresar un acreedor en el campo cuenta.
Otras Características Relevantes:
Los datos de posición están conformados por una gran cantidad de campos, en esta lección, enumeramos los necesarios para generar un documento contable:
Posición: número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable. Este campo es automático y lo determina SAP, no es necesario ingresarlo manualmente.
Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será un dato maestro de Cuenta de Mayor, Cuenta de Deudor, Cuenta de Acreedor ó Cuenta de Activo Fijo.
Indicador CME: indica que en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
Importe: corresponde al importe en la moneda del documento. (Moneda que se ingresó en los datos de cabecera).
Centro de costo: Objeto de imputación del Módulo CO, esta imputación adicional se utiliza en el caso de estar registrando en una cuenta de resultado.
Texto de Posición: Texto libre que puede visualizarse en los reportes.
Asignacion: Campo de entrada libre que puede completarse de manera automática con determinados datos, de acuerdo a cómo se complete el campo Clave de Clasificación en el dato maestro que se esté imputando. Por ejemplo: Número de documento fecha.
Para hacer que se complete de manera automática, en el dato maestro de la cuenta de mayor, en el campo Clave de Clasificación debes elegir con qué dato quieres que se complete.
Se pueden registrar documentos desde otros módulos
Sobre el autor
Publicación académica de Manuel Oliveros Tapia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Manuel Oliveros Tapia
Profesión: Contador Auditor - Chile - Legajo: LX82F
✒️Autor de: 107 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Manuel Oliveros
