✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
Características del Documento Contable
El registro de documentos contables requiere un mínimo de campos mandatorios como por ejemplo Número de documento, Sociedad y Ejercicio, Cabecera y posiciones entre 2 a 999.
La numeración de documentos puede tener una asignación interna o externa (esta permite alfanumérico).
Datos de Cabecera
Clave de control que se denomina clase de documento. Las clases de documentos son válidas para todas las sociedades de FI.
Varias clases de documentos pueden tener la misma numeración dentro de
Otras características:
- Fecha de documento
- Fecha de contabilización (en qué periodo del ejercicio fiscal se registra el asiento)
- Sociedad FI
- Moneda del documento (local de la sociedad o moneda extranjera)
- Fecha de conversión
- Tipo de cambio
- Referencia (Campo de entrada libre)
- Texto de cabecera (Texto libre)
- Tienda o punto de venta
OB08 (Tx S_BCE_68000174) Permite visualizar la tabla de los tipos de cambio en caso de que se impute en moneda extranjera. ¿Los ingresos a la tabla de tasa de cambio son de forma automática?
Datos de Posición:
Clave de contabilización, determina si la imputación va al debe o al deber.
Tipo de Cuenta:
- S: Cuenta de Mayor
- D: Cuenta de deudores o clientes
- K: Cuenta de acreedores o proveedores
- M: Cuentas de Materiales
- A: Cuentas de activos fijos.
Otras características de datos de posición:
Posición: Item (automático de SAP), Cuenta, Indicador CME (se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada el dato maestro), Importe (importe en la moneda del documento desde el dato maestro), Centro de costo (imputación del módulo de CO), Texto de posición (texto libre), Asignación (entrada libre para la clave de clasificación).
Anulación de Documentos
En SAP se realiza un proceso de reversión de documentos y no de eliminación de documentos el cual requiere de un motivo de Anulación y fecha de motivo de anulación.
- Anulación Individual (FB08): Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Documento - Anular.
- La anulación de documentos por FB08 es posible solo para documentos creados en el modulo de FI, si se quisiera anular otro tipo de documento correspondiente a un módulo diferente de FI, la anulación debe realizarse desde el módulo específo del cual fue creado el documento.
- El motivo de anulación 01 "Anulación e Periodo actual" no requiere indicar fecha de motivo de anulación, en caso contrario 02 "Anulación en periodo anterior" si va a requerir de fecha para realizar la anulación.
- Anulación masiva (F.80): Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Documento - Anular - Anulación Masiva.
- La anulación masiva permite anular todos lo documentos de FI que tengan el mismo motivo de anulación.
- La anulación es valida para anular documentos que contengan posiciones no solo de cuentas de mayor, sino también de acreedores, deudores y/o activos fijos.
Compensaciones de Cuentas Contables
La función de compensar operaciones se desarrolla con el fin de que las operaciones del Debe y el Haber tengan un saldo en cero, por ejemplo, el hecho de compensar una factura con un pago.
La compensación de cuentas es una funcionalidad muy útil para el análisis de las cuentas.
En SAP hay dos formas de compensar las cuentas:
- Compensación de cuentas: Permite la compensación de partidas abiertas donde el Debe y el Haber suman cero.
- Ruta de Acceso: F-03 Finanzas -> Gestión Financiera -> Libro Mayor -> Cuenta -> Compensar.
- Contabilización de Compensación: Es cuando se compensan las partidas y además se genera una o más posiciones adicionales con el fin de que el Debe y el Haber sumen cero (ajuste de saldo)
- FB05 Se seleccionan PA y se ingresa manualmente una contrapartida (puede ser misma cuenta o una cuenta diferencia)
Compensaciones Automáticas
Forman parte del cierre contable y están definidas por parametrización, ejemplo: cuentas de banco por medio de compensación por importe y número de cheque.
Tcode F.13 Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Operaciones Periódicas - Compensar Automáticamente - Sin modelo de Moneda de Compensación.
Anulación de Compensaciones
Este proceso es posible para los documentos enlazados con la compensación, Tcode FBRA - Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Documento - Anular Compensación.
- Sólo anulación de la compensación: solo se anulará la compensación pero no las posiciones, el asiento se mantendrá igual y solo se desvinculará el número de documento de compensación de las partidas que compensó, quedando nuevamente como partidas abiertas.
- Anulación de compensación: Implica que no solo se anula la compensación sino también el asiento. Esta genera un documento de anulación.
Visualización de Saldos de cuentas contables y partidas
Tcode de reporte de visualización de Saldos (FAGLB03)
Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Cuenta - Visualizar Saldos (Nuevo)
Visualización de Partidas Abiertas y Compensadas - Tcode FBL3N
Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Cuenta - Visualizar / Modificar Partidas
- Panel de clase: permite seleccionar de acuerdo a la clase de partida (se puede elegir más de una opción)
- Partidas Normales: Corresponden a los asientos comunes de las operaciones en SAP.
- Apuntes estadísticos: Son registraciones que permite ingresar SAP pero que no aceptan saldos contables (modo de recordatorio)
- Ingreso forma preliminar: Ingresados a SAP pero que aún no están contabilizados de forma definitiva.
Opciones de seleccion de anulación:
- Sólo anulación de la compensación: solo se anulará la compensación, pero no las posiciones, el asiento se mantendrá igual y solo se desvinculará el número de documento de compensación de las partidas que compensó, quedando nuevamente como partidas abiertas.
- Anulación de compensación: Implica que no solo se anula la compensación sino también el asiento. Esta genera un documento de anulación.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Edwin Roberto Camacho Vergara, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Edwin Roberto Camacho Vergara
Profesión: Business Analyst It - Colombia - Legajo: OA64X
✒️Autor de: 14 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Business analyst - it | project management it | ingeniero de sistemas con master en gerencia de proyectos | experiencia en la gestión de proyectos it | conocimientos sap sd - fi.
Certificación Académica de Edwin Camacho