✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
Estructura de documentos
SAP para cada contabilización genera un documento. Cada documento se identifica de forma única gracias a los siguientes campos:
- Número de documento: es el numero que identifica el movimiento, se pueden repetir por año fiscal y depende de la configuración de los rangos de números. Los documentos FI se pueden visualizar con la transacción FB03. Para creación usar TXn FB01.
- Sociedad: es unidad contable legal e independiente. Se debe tener al menos una sociedad financiera con un plan de cuentas y una variante de ejercicio para poder operar.
- Ejercicio: es el año fiscal que posee una empresa el cual corresponde al período de tiempo por el cual se generan los estados financieros. Los ejercicios contienen periodos contables y el periodo contable se determina por la fecha de contabilización de las operaciones. un ejercicio se define por medio de una Variante de Ejercicios y luego a cada sociedad se le asigna dicha variante.
- Los Documentos de SAP se dividen en dos partes:
- Una Cabecera (información válida para todo el documento)
- Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones)
- SAP registra un documento por cada operación con un número de documento único. Este numero puede ser interno (asignado x SAP) o externo (asignado x usuario o interface)
Datos de Cabecera
Los datos de cabecera cuentan con una clave de control llamada Clase de Documento la cual define el rango de números que se asignará y los tipos de cuenta permitidos para contabilizar. Varias clases de documentos (con la misma naturaleza) pueden tener el mismo rango de numeros.
La Clase de Documento se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran que son válidas para todas las Sociedades FI y se identifica con una clave de dos caracteres, Por ejemplo: KR Factura de Acreedor, KG Nota de Crédito Acreedor, etc.
Otras características relevantes de los datos de cabecera
- Fecha Documento: se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando.
- Fecha Contabilización: es la fecha contable para determinar en que periodo del ejercicio fiscal se registrará el asiento.
- Sociedad: Identifica la Sociedad Fl en la cual se registra el asiento contable.
- Moneda: se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
- Fecha de conversión: para una operación en moneda extranjera cuando se desea utilizar un tipo de cambio de una fecha distinta a la fecha del documento.
- Tipo de cambio: para registrar una operación en moneda extranjera con un tipo de cambio específico. Los tipos de cambio se guardan en la tabla TCURR y se actualizan con la transaccion OB08
- Referencia: es una campo de entrada libre
- Texto de Cabecera: es un texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes.
- Division: en caso de empresa asociada, permite determinar las cuentas a cobrar y las cuentas a pagar frente a otras divisiones en el momento de preparar el balance a nivel de división.
Datos de Posición
Los datos de posición son requeridos despues de completar los datos de cabecera con el ingreso de la clave de contabilización y la cuenta de mayor. Las cuentas de mayor tienen el Grupo de Status Campo que determina que datos son obligatorios, opcionales u ocultos
Los datos de posición cuentan con una clave de control llamada Clave de Contabilización de dos caracteres.
La clave de contabilización determina: si el registro corresponde al Debe o al Haber y el tipo de cuenta: cuentas de mayor (S), acreedor (K), deudor (D), activos fijos (A) o materiales (M).
Las claves de contabilización mas comunes son las siguientes:
- 01 - Deudor al Debe
- 11 - Deudor al Haber
- 21 - Acreedor al Debe
- 31 - Acreedor al Haber
- 40 - Cuentas de Mayor al Debe
- 50 - Cuentas de Mayor al Haber
Datos necesarios para generar un documento contable
- Posición: identifica el número de renglón dentro de un asiento contable. Lo determina SAP automáticamente
- Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será un dato maestro de Cuenta de Mayor
- Indicador CME: indica si se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro
- Importe: importe en la moneda del documento. (Moneda que se ingresó en los datos de cabecera).
- Centro de costo: esta imputación se utiliza en el caso de estar registrando en una cuenta de resultados
- Texto de Posición: Texto libre que puede visualizarse en los reportes.
- Asignación: El contenido del campo puede ser definido de forma automática por el sistema por medio del campo Clave de clasificación del dato maestro o bien, ser introducido manualmente por el usuario
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Daniel Velasco Lara, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Daniel Velasco Lara
Profesión: Contador Público y Lic. en Sistemas - Mexico - Legajo: EK26W
✒️Autor de: 105 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Presentación:
Hola, busco continuamente actualizar mis conocimientos y complementar mi experiencia sap banking para generar las mejores soluciones en los proyectos.
Certificación Académica de Daniel Velasco