✒️SAP FI Introducción a Libro Mayor (GL)

Resumen de toda la UNIDAD N° 1

UNIDAD 1 –

INTRODUCCION A SAP

1- SAP – ERP :

SAP es la empresa líder en soluciones ERP. Estas siglas significa Enterprise Resource Planning – sistema integrado de gestión empresarial.

SAP, se ha diseñado de tal manera que se pueda implementar las funciones empresariales que se necesiten.

SAP – ERP, permite tener integrados diferentes procesos de una organización, para tener un control operativo de su gestión.

2- PRODUCTOS SAP:

SAP proporciona una completa gama de aplicaciones.

SAP BUSINESS Suite, es una completa familia de aplicaciones empresariales que permite a las compañías administrar su cadena de valor. Le ofrecen a las compañías las flexibilidades que necesitan para las situaciones dinámicas de los mercados.

Permite además multisociedad, manejar numerosos usuarios, y estar en vanguardia con diferentes cambios y evolución de la organización.

2.1 Aplicaciones:

Las aplicaciones describen procesos y funciones desde el punto de vista de un proceso.

Las aplicaciones son productos de SAP, vistos desde la perspectiva de los clientes, enfocado en los procesos de las empresas.

Los componentes representan la vista técnica del software de SAP. Los componentes no son soluciones empresariales en si, solo son bloques técnicos.

El software que ofrece SAP, integra experiencia, estrategia y conocimientos empresariales .

Las aplicaciones E-business, se consideran de alto rendimiento, ya que presentan flexibilidad, integración, y adaptación. Y ayudan a gestionar los procesos empresariales mas importantes.

SAP ERP, es la aplicación principal de SAP BUSINESS SUITE. Esta aplicación incluye:

· SAP ERP RECURSOS HUMANOS

· SAP ERP SERVICIOS COORPORATIVOS – presenta solucione para ciclos de vida de punta a punta, gestión de viajes, medio ambiente , etc.

SAP BUSINESS SUITE proporciona flexibilidad en un paquete de soluciones integradas y abiertas para toda la cadena de creación de valor. Los clientes, proveedores e interlocutores se agrupan en una unidad dentro de un proceso totalmente integrado.

Las funciones y soluciones principales de ERP ERP, se ve reforzada y ampliada con las siguientes aplicaciones SAP.

· SAP PRODUCT LIFECYCLE MANAGEMENT (PLM) , esta aplicación ofrece funciones para el desarrollo y la seguridad del producto, calidad y mantenimiento.

· SAP SUPPLIER RELATIONSHIP MANAGEMENT (SRM), los empleados pueden utilizar esta aplicación para el aprovisionamiento con información acerca de la demanda, directamente de sus centros de trabajo.

SECTORES:

SAP, también ofrece aplicaciones específicas de industrias, que contienen funciones y procesos dirigidos a sectores específicos.

Algunas son:

· Bancos

· Minería

3- PAQUETES DE AMPLIACION

Con la tecnología de entrega de paquetes de aplicación, SAP ofrece nuevos desarrollos y aplicaciones a las ya existentes, permitiendo una continua actualización.

Los paquetes son opcionales, pero permiten aprovechar las innovaciones.

Cada paquete de ampliación proporciona un conjunto de funciones empresariales, las empresas puede n implementar estas mejoras por módulos.

4- PROCESOS Y NEGOCIOS

SAP – ERP, esta compuesto por una serie de áreas funcionales, o módulos que juntos responden en una forma completa, a los procesos de las empresas. Pueden ser agrupados en 3 grandes módulos, financieros, rrhh, logística.

Principales módulos:

· CO

· SD

La integración de FI, con otros módulos asegura que exista el reflejo real de los movimientos logísticos y comerciales de mercaderías y/o servicios en las actualizaciones contables basadas en valor.

ACCESO AL SISTEMA SAP

1- SAP LOGON

Se puede acceder a SAP, con diferentes programas de front end.

Uno de ellos es SAP-GUI, que conecta el equipo front end con el sistema SAP. Y esto se realiza mediante otro programa, denominado SAP LOGON.

Dentro de SAP LOGON, se podrá ver un listado de sistemas SAP a los cuales se puede acceder.

Lo más común es tener los siguientes accesos, a los servidores de:

· QAS – CALIDAD: es el ambiente en el cual se realizan las pruebas para validar configuraciones

Todo los que se realice en el ambiente de desarrollo, pasa a calidad y producción, mediante órdenes de transporte.

Existen varias versiones del programa SAP LOGON, dependiendo del que tengamos instalado la pantalla de programas disponibles puede cambiar.

Haciendo doble clic sobre el que queremos entrar, veremos la pantalla de login. Aquí necesitaremos usuario, mandante (dentro de un servidor, se puede tener más de un ambiente de trabajo), clave, lenguaje.

Con el primer inicio, se deberá agregar la clave deseada.

2- Mensaje de Entradas Varias

SAP permite tener varias ventas o modos del sistema abiertos sin que sea necesario loguearse varias veces.

Si se intenta acceder nuevamente a un servidor y se tiene ya una sesión abierta, el sistema mostrara mensajes con opciones para el ingreso,

· Dejando abiertas las otras sesiones

3- Pantalla SAP Easy Access

Cuando ingresamos vemos la pantalla principal de SAP. Donde podemos ver todo lo que contiene y la estructuración.

4- Salir del Sistema

Las opciones para salir del sistema,

· ir al menú, sistemas, salir

NAVEGACIÓN CONCEPTOS:

PANTALLA SAP Easy Access: es la pantalla inicial de sap, desde la cual podremos acceder a realizar todo lo necesario

Barra de Menú, es la línea superior en cualquier ventana de SAP. Se podrán visualizar diferentes Menú, de acuerdo a la trx utilizada. También pueden tener otros menus en cascada.

Barra de Comandos, SAP es un sistema transaccional, entonces la barra de comando nos permite introducir el código de transacción para acceder a la misma.

Barra de Herramientas Estándar, esta barra de herramientas estará siempre presente en cualquier pantalla de SAP, dependiendo de la trx. Algunos iconos podrán estar o no habilitados para su uso.

Menú de usuario: es una estructura jerárquica tipo árbol compuesta por el menú de trx disponibles para el usuario.

Logotipo: Sobre la derecha de la pantalla cada empresa puede guardar su propio logotipo. De manera estándar SAP muestra una marca de agua.

Barra de Status: muestra el status actual, poniendo mensajes de advertencia y de error. Sobre la derecha de la pantalla se puede fijar una variante de visualización, para ver el código de la trx, mandate o el usuario que está operando.

MENU DE USUARIO

Este se encuentra representado por una estructura de jerarquía de carpetas, contiene trx agrupadas por módulos procesos. El último eslabón de esta estructura, es una trx. Haciendo doble clic sobre la misma accedemos al programa que nos permitirá operar.

Si no se visualiza en el menú de usuario el nombre técnico de la trx, debemos ir a la barra de menú, detalle y tildar la 4 opción.

TRANSACCIONES,

Dentro de una trx nos encontramos con otros elementos, los cuales debemos conocer.

Barra de títulos: nos indica el nombre de la trx que estamos operando.

Barra de Herramientas: que son propias de la trx.

Casilla de Selección: nos permite elegir múltiples opciones.

Botones de Selección: solo nos permite elegir una de las opciones que se visualizan en pantalla.

Solapas: también llamadas vistas. Las trx pueden tener múltiples solapas y en cada una de ellas tener diferentes trx.

LISTA DE OPCIONES

MATCHCODE: Es el símbolo que nos indica que hay una lista desplegable de opciones, también se puede acceder con F4.

Siempre lo encontraremos a un lado de un campo habilitado para introducir datos. Dependiendo de la versión puede tener un cuadrado o un círculo.

Si la lista que queremos visualizar es muy extensa, puede aparecer otra pantalla de selección para poder limitar un poco más la búsqueda

Si no tenemos conocimiento del valor exacto del campo, podemos utilizar asteriscos para facilitar la búsqueda.

Por ejemplo:

Juan* el sistema buscara todos los registros que comiencen con la palabra Juan

*juan el sistema buscara todos los registros que terminen con la palabra Juan

*juan* el sistema buscara todos los registros que contengan la palaba Juan, sin importar si esta al principio en el medio o al final.

MENU FAVORITOS

Además del Menú estándar, el usuario se puede crear su propio menú con las trx más utilizadas.

Existen diferentes formas de ingresar trx a favoritos:

· Desde la trx del menu usuario haciendo clic derecho y eligiendo la opcion añadir a favoritos

MODOS (MULTIPLES SESIONES)

Cuando estamos trabajando con SAP, podemos abrir varias ventas en simultáneo, cada una se denomina nodo, podemos tener hasta 6.

Tenemos varias opciones para abrir nuevas ventanas:

· Menú – sistemas – crear modo

INTRODUCCION AL MODULO DE GESTION FINANCIERA

El módulo de Gestión Financiera, es una parte integral de todos los procesos empresariales y permite a las empresas cumplir con numerosos requisitos legales.

SAP ERP Gestión Financiera, combina las funciones principales de contabilidad y Gestión de Informes financieros, con las funciones de gestión de la cadena logística empresarial, gestión de tesorería, gestión de rendimiento y gestión de conformidad en una única solución integrada, que permite reducir los costos operativos, gestionar el riesgo, y proporciona una mejor vista empresarial.

Contabilidad y Gestión Financiera

El módulo de Gestión Financiera, satisface necesidades nacionales o internacionales, que se deben cumplir.

Algunas de sus funciones son:

· Flujo de datos abiertos e integrados

· Preparación de información operativa para ayudar a la toma de decisiones estratégicas

SUBMÓDULOS DE FI

Libro Mayor FI –GL

La tarea central de la contabilidad principal es ofrecer una imagen global de la contabilidad. Al registrar todas las operaciones empresariales, se garantiza que los datos de contabilidad sean íntegros y exactos.

Cuentas a Pagar FI-AP

Clientes y cuentas a pagar es una parte integral del sistema de compras - Modulo MM. En este submódulo las registraciones se realizan a través de cuentas de acreedores y se integran al libro mayor por medio de cuentas asociadas.

Cuentas a Cobrar FI-AR

Clientes y cuentas a pagar es una parte integral del sistema de ventas - Modulo SD. En este submódulo las registraciones se realizan a través de cuentas de clientes y se integran al libro mayor por medio de cuentas asociadas.

Tesorería FI-TR

La administración de bancos, cheques, efectos, efectivo, previsión de liquidez, son actividades que se gestionan por el módulo de tesorería.

Impuestos FI-TX

Este módulo cubre todo lo relacionado a cálculo de Impuestos. Se tienen en cuanta además las legislaciones de acuerdo al país en el que se lo utilice. No se cubre la totalidad de los países peros si en gran parte.

Activos Fijos AA

La contabilidad de activos fijos es un libro auxiliar del libro mayor y se utiliza para gestionar y documentar en detalle los movimientos de activos fijos. En la contabilidad principal, se contabiliza la amortización y los cambios en los valores patrimoniales de los activos. También, para estos movimientos, se pueden realizar diferentes imputaciones en la contabilidad de costos CO.

Importante: el concepto de cuentas asociadas se detallara en otra unidad, aquí nos quedamos con la idea que es el nexo entre la contabilidad general y la contabilidad auxiliar.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

1. Conceptos Validos en todo el sistema: son elementos de organización, datos maestros y trx que sirven para ser utilizados para representar la estructura de una empresa, y sus procesos empresariales.

Elementos Organizativos: a los módulos de SAP, se les asigna una estructura organizativa, mediante elementos de organización.

Por ejemplo, Sociedad para el modulo FI, organización de venta para SD, etc.

Datos Maestros: Los datos maestros son creados de manera centralizada y se encuentran disponibles para todos los usuarios autorizados. Estos también tienen un aspecto organizativo, su información se organiza en vistas, que a su vez se asignan a elementos de organización.

Transacciones: Son programas de aplicación, que ejecutan procesos empresariales en el sistema SAP. Cada operación que se realiza en el sistema se hace por medio de una trx.

2. Estructura Organizativa FI:

Mandante: Es el Nivel Jerárquico más alto en el sistema SAP. Tienen sus propios registros maestros, usuarios, roles y su propio conjunto de tablas.

Las especificaciones o los datos que se introduzcan, son para todas las estructuras organizativas. De esta manera se asegura que los datos sean coherentes.

Los usuarios deben introducir una clave de mandante cuando entran en el Sistema SAP. Se graban todas las entradas por mandante.

Sociedad FI: Se refiere a la sociedad creada en el módulo FI, que representa a una entidad financiera legalmente constituida.

Los balances contables exigidos por ley se crean a nivel de sociedad. Por lo que una sociedad es la estructura mínima necesaria en SAP ERP.

Los principales parámetros de una sociedad son: país, moneda, plan de cuentas, variante de ejercicio.

La sociedad es obligatoria para e l modulo FI

Divisiones: las divisiones son áreas independientes dentro de una organización, que se pueden utilizar para todas las sociedades.

La gestión de divisiones, permite integrar resultados y balances de varias sociedades, para conocer la rentabilidad de esa división en particular. Las divisiones se pueden ingresar en posiciones de balances, como ser activos fijos, clientes, proveedores y stock, así como también la gestión de resultados (pérdidas y ganancias).

La utilización de divisiones es opcional

3. Otras características que forman parte de la estructura organizacional:

Moneda: Cuando se da de alta una sociedad FI, se debe definir la moneda, en la cual se gestionaran los libros contables de dicha sociedad. Esta moneda será adoptada como moneda local de la sociedad FI.

No obstante el sistema permite además la asociación de dos monedas adicionales, moneda de grupo y moneda fuente, para llevar las contabilizaciones paralelamente en dichas divisas.

Ejercicio Contable: Una característica a definir en la sociedad FI es el ejercicio contable que la misma empleará. La definición de esta característica permitirá que las operaciones se puedan asignar a distintos periodos contables como así también obtener reportes desagregados por este dato.

Cada periodo representa un intervalo definido de tiempo en el cual se pueden registrar contabilizaciones. SAP cuenta además con 4 periodos especiales para registrar ajustes.

Un ejercicio puede definirse de diferentes maneras, por ejemplo coincidir con el año calendario, o puede ser independiente. Además tiene periodos dentro de cada ejercicio, que los mismos pueden ser de un mes, cuatrimestrales, bimestrales o por semana.

Cuando se define una sociedad en sap, se asigna el ejercicio y los periodos que va a utilizar.

Sociedad CO: es la principal estructura organizativa de controling. Es la única unidad organizativa de una empresa que representa un sistema interno que se utiliza a efectos de la contabilidad de costos. Una sociedad CO pude contener una o más sociedades FI asignadas y de esta manera evaluar los resultados a un nivel superior con distintos objetos que pueden ser centros de costo u órdenes de co que son colectores de costos que luego se pueden distribuir a centros de costo.

La contabilidad de costos, nos puede brindar más información

Consulta a tener en cuenta

Otra consulta

Introducción a Libro Mayor (GL)

El plan de cuentas es el dato maestro que agrupa la totalidad de cuentas de mayor de la organización. El plan de cuentas se identifica con un código alfanumérico de 4 dígitos y una descripción que lo identifica.

Cada sociedad FI, definida en el sistema se encuentra asignada a un plan de cuentas operativo, sin embargo, un mismo plan de cuentas puede estar asignado a más de una sociedad FI.

Existen diversos planes de cuenta que se podrían utilizar:

· Plan de cuentas e grupo; se utiliza en el caso de multisociedades. Si las sociedades utilizan diferentes planes de cuentas, se puede utilizar el plan de cuentas de grupo para consolidar la información. Cada cuenta del plan de cuentas operativo se relaciona con una cuenta del plan de cuentas de grupo.

2. CUENTA DE MAYOR

Las operaciones se contabilizan y se gestionan a través de cuentas contables. Es preciso crear un dato maestro para cada cuenta que se necesite. Este dato maestro contiene información que controla las imputaciones de las operaciones y el proceso de los datos.

Son las cuentas contables en que la contabilidad de la empresa registra cada uno de sus movimientos.

· Nivel de plan de cuentas: en este nivel se incluye información propia de la cuenta mayor, independientemente de las sociedades en las que recibe imputaciones.

4. GRUPO DE CUENTAS

Los grupos de cuentas son una característica clasificadora de la gestión financiera la cual permite agrupar a las cuentas de mayor que presentan funciones y características similares, por ejemplo el grupo de cuentas caja.

Cada campo posee algunas de las siguientes propiedades definidas:

· Visualización

· Entrada opcional

Esto permitirá que al momento de la imputación de una cuenta contable el sistema no finalice con la grabación de la operación sin antes completar la totalidad de los campos obligatorios.