✒️SAP FI Introducción a Libro Mayor (GL)

es el dato maestro que agrupa la totalidad de cuentas de mayor de la organización. Se identifica con el código alfanumérico de 4 dígitos y una descripción que lo identifica.

En SAP existen diversos planes de cuentas que se podrían utilizar en caso de que sea necesario:

Plan de cuentas operativo: es el que se utiliza para hacer las registraciones en la contabilidad

Plan de cuentas de grupo: se utiliza en el caso de multisociedades. Si las sociedades utilizan diferentes planes de cuentas, se puede utilizar el plan de cuentas grupo para consolidar la información. Cada cuenta del plan de cuentas operativo se relaciona con una cuenta del plan de cuentas de grupo

Plan de cuentas país: en determinados países es obligatorio utilizar un plan de cuentas específico ya sea por normas legales y otras razones. La sociedad puede utilizar el plan de cuentas operativo y definir para cada cuenta de mayor cual es la cuenta país a la cual está relacionada.

Cada sociedad FI definida en el sistema se encuentra asignada a un plan de cuentas operativo, sin embargo un mismo plan de cuentas puede estar asignado a más de una sociedad FI.

CUENTA DE MAYOR

Las operaciones se contabilizan y se gestionan a través de cuentas contables. Es preciso crear un dato maestro para cada cuenta que se necesite. Este dato maestro contiene información que controla las imputaciones de las operaciones y el proceso de los datos

(Dato maestro: son registros en SAP que se utilizan en las transacciones. Estos registros no se modifican constantemente y permiten al usuario trabajar de forma más ágil

Comprende por lo tanto, una estructura segmentada de datos de acuerdo a las estructuras organizativas creadas en SAP ECC.

Son referidos en los documentos mediante su código, lo que hará referencia a la información completa de los mismos.

Los datos maestros son la fuente de información central para una empresa.

Todos los componentes SAP acceden a estos datos.

Al integrar los datos maestros en objetos de base de datos centralizados puede evitar la redundancia de los datos.

Los componentes SAP utilizan datos de los registros de datos maestros individuales para la mayoría de las transacciones).

SEGMENTOS

Cada cuenta mayor incluida en el plan de cuentas está conformada por dos niveles o áreas de información: un área propia del plan de cuentas y otra área específica de la cuenta de mayor en una sociedad en particular.

Nivel de plan de cuentas.

En este nivel se incluye información de la cuenta de mayor y que es independiente de las sociedades en las cuales recibe imputaciones. Por ejemplo: la numeración y la denominación de las cuentas son características a nivel del plan de cuentas, por lo que todas las sociedades que incluyan dicha cuenta compartirán los datos cargados en este nivel.

Nivel de sociedad

El área de una cuenta de mayor correspondiente a sociedad contiene datos validos únicamente para la sociedad en la que se creó, como por ejemplo, la moneda en la que se puede contabilizar la cuenta.

Cuenta de mayor: término que se refiere a las cuentas contables en que la contabilidad de la empresa queda registrada cada uno de sus movimientos.

Si bien este término se asocia con documentos contables, tiene importancia para el modulo MM en la medida que ciertas actividades, como los movimientos de mercadería y la verificación y registro de la factura de proveedores tiene impacto en la contabilidad de la compañía.

A modo de referencia mencionamos que en la mayoría de los casos, el registro de los documentos mencionados generan documentos contables, en cuyo contenido, más específicamente en las posiciones, se aplican cuentas de mayor asociadas a la contabilidad.

Por tratarse de actividades realizadas por no ser especialistas en contabilidad, el sistema dispone de recursos para configurar que las cuentas sean asignadas de manera automática en la mayoría de los casos.)

GRUPO DE CUENTAS

Los grupos de cuentas son una característica clasificadora de la gestión financiera la cual permite agrupar a las cuentas de mayor que presentan funciones y características similares. Ejemplo de Grupos de cuenta: caja y bancos, cuentas de pasivo, cuentas de resultado, etc.

(Gestión financiera: se refiere al módulo de finanzas de SAP, el cual siempre identificamos con la sigla FI. Este módulo está diseñado para atender todos los procesos financieros y contables de una organización. Dentro del módulo, la información financiera está disponible para cualquier revisión en tiempo real.

La funcionalidad de tiempo real de los módulos de SAP permite que la toma de decisiones y la planificación sean más acertadas. El modulo FI se integra con otros módulos de SAP como MM (Gestión de materiales), PP (Planificación de producción), PM (Mantenimiento de planta) y PS (Gestión de proyectos).

GRUPO DE STATUS CAMPO

El status campo permite controlar la visualización y actualización de cada uno de los campos adicionales que se requieren al momento de imputar a una cuenta mayor.

Cada campo posee alguna de las siguientes propiedades definidas en el sistema:

Oculto

Visualización

Entrada obligatoria

Entrada opcional

Esto permitirá que al momento de la imputación de una cuenta contable el sistema no finalice con la grabación de la operación sin antes completar la totalidad de los campos que se encuentran clasificados como obligatorios. Los campos adicionales que mencionamos en este punto los iremos conociendo a medida que transcurra la carrera.

El status campo que permite definir si determinados campos son obligatorios, opcionales, u ocultos o de solo visualización.

SAP provee recursos de parametrización que suele asociarse con el término de “formato de imagen” mediante el cual, se establece el “ESTADO DE CAMPOS” o “STATUS CAMPO” al momento de ingresar en una transacción.

Es interesante señalar que generalmente existe una definición estándar y para los casos particulares se suele definir una nueva clase de documento y se asocia a un formato de imagen creado a tal fin y al documento correspondiente.

CUENTA MAYOR: termino que se refiere a las cuentas contables en que la contabilidad de la Empresa registra cada uno de sus movimientos.

tiene importancia para el modulo MM en la medida que ciertas actividades, como los movimientos de mercadería u la verificación y registro de la factura de proveedores tiene impacto en la contabilidad de la compañía.

A modo de referencia mencionamos que en la mayoría de los casos, el registro de los documentos mencionados generan documentos contables, en cuyo contenido, más específicamente en las posiciones, se aplican cuentas de mayor asociadas a la contabilidad.

Por tratarse de actividades realizadas por no especialistas en contabilidad, el sistema dispone de recursos para configurar que las cuentas sean asignadas de manera automática en la mayoría de los casos.

CLASE DE COSTO PRIMARIA

La clase de costo es la vinculación entre los módulos CO y FI y representa los costos planificados o reales. La clase de costo primaria debe tener la misma codificación que la Cuenta Mayor y puede crearse solo si primero se ha creado la cuenta mayor en el plan de cuentas.

LAS UNICAS CUENTAS DE MAYOR DE FI SE CREAN COMO CLASE DE COSTO PRIMARIA SON LAS CUENTAS DE RESULTADO

CO: son las siglas con las que se identifica al módulo SAP de Cantrolling.

CO es el modulo del sistema SAP encargado de la Planificación Contable de las empresas.

CO pertenece al sector de módulos financieros de SAP, los otros módulos financieros más comúnmente utilizados de SAP son FI (Finanzas) y TR (tesorería).

La principal tarea de este módulo SAP CO es la planificación contable, permitiéndole a las empresas que lo utilizan gestionar claramente su estructura de costos y ayudarle en la gestión de tomar decisiones relacionadas con los mismos.

SAP CO se destaca por:

- Documentar los sucesos financieros en tiempo real

- Calcular las desviaciones económicas

- Analizar flujos de ganancia/perdida

- Realizar estudios de rentabilidad en operaciones

- Estimar costos de producción

FI: Este módulo está diseñado para atender todos los procesos financieros y contables de una organización. Dentro del módulo, la información financiera está disponible para cualquier revisión en tiempo real.

La funcionalidad de tiempo real de los módulos SAP permite que la toma de decisiones y la planificación sean más acertadas. El módulo FI se integra con otros módulos de SAP como MM, PP (Planificación de la producción), SD (ventas y distribución), PM (mantenimiento de planta) y PS (gestión de proyectos).

Clase de costo primaria: son objetos de coste dentro de controlling, que se identifican unívocamente con los conceptos de gasto/ingreso del plan de cuentas de la empresa. Una clase de coste primaria, por lo tanto, es la representante de una cuenta contable dentro de la contabilidad de costos, identificándose con el mismo código de la cuenta mayor.

La clase de ingreso o costo primaria puede crearse solo si primero se ha creado como cuenta de mayor en el plan de cuentas. El sistema verifica si existe una cuenta correspondiente en la gestión financiera antes de poder crear la clase de costo primaria.