✒️SAP FI Introducción a Cuentas a Cobrar (AR) y Cuentas a Pagar (AP)

REGISTRACIONES CONTABLES: Cuentas a cobrar (AR) y Cuentas a pagar (AP)

Las cuentas contables tienen un nexo con cuentas asociadas (cuenta de reconciliación), esto permite tener una contabilización automática, las imputaciones asociadas solo reciben imputaciones generadas a partir de datos maestros de deudores o acreedores.

Cuentas a Pagar - Sub módulo AP (Accounts Payable - "K")

Administra en el sistema las relaciones comerciales con acreedores y se encuentra relacionada con el proceso de compras que se inicia en el módulo de MM. Estos registros se realizan simultáneamente en el libro mayor considerando el tipo de movimiento realizado, también el sistema puede o no activar funcionalidades como previsión de vencimientos y otros informes estándar que se pueden utilizar para el análisis de partidas abiertas.

En la contabilidad de acreedores podemos encontrar listas de saldos, diarios, historiales de cuenta y otras evaluaciones internas para documentar las operaciones.

Proceso General entre FI - MM

1. Orden de Compra (MM): El proceso de compra se inicia desde el módulo de MM por medio de una orden de compra donde se tiene en cuenta que materiales/servicios que se comprarán, cuando se comprarán, las condiciones de pagos y gastos de compras directos o indirectos.
2. Ingreso de Mercadería: Se reconoce el gasto o ingreso de inventario, se reconoce un pasivo con una cuenta de provisión.
3. Registro de Factura: Se registra la factura donde se dá de baja la provisión, se contabilizan los impuestos y el total a pagar al proveedor.

Cuentas a Cobrar - Sub módulo AR (Accountable Receivable "D")

Administra en SAP las relaciones con los clientes, desde el alta, baja y modificación de datos maestros, registración y emisión de facturas, cobranzas y cualquier otra operación vinculada con este proceso.

Las contabilizaciones de la contabilidad de deudores se registran directamente en el libro mayor, dependiendo del tipo de operación efectuada. El sistema contiene un abanico de herramientas para analizar las partidas abiertas, por ejemplo, análisis de cuentas, informes de aviso, listas de vencimientos y un programa de reclamaciones flexibles.

Proceso General entre FI - SD

1. Pedido de Ventas (SD): El proceso de ventas se inicia desde el módulo de SD por medio de una orden de venta donde se tiene en cuenta que materiales/servicios se venderán, a qué precio, cuando se entregarán, las condiciones de pago y gastos adicionales.
2. Entrega de mercadería: Costo de mercadería vendida y la baja de inventario.
3. Comprender emisión factura: Contabilización de la venta y de impuestos, total a cobrar al deudor.
4. Cobro: Proceso propio de FI sin importar si se realiza a través del circuito de FI o SD.

Datos Maestros de Deudores y Acreedores

Poseen de una estructura que consta de tres elementos:

• Datos Generales: Corresponden a datos propios del deudor o acreedor. Razón social o nombre, dirección, datos impositivos, cuentas bancarias etc. Los datos generales de un dato maestro son válidos para todas las sociedades FI.
• Datos de Sociedad: Hace referencia que tiene cada interlocutor comercial con cada sociedad. En datos dependientes de sociedad encontramos la cuenta asociada donde se registrarán las contabilizaciones, los datos de tesorería, tipos de Retenciones que realiza la sociedad entre otros.
• Datos Comerciales: Clientes (Área de Ventas): Facturación y expedición que maneja el módulo de SD, como las condiciones de venta acordadas con cada área.
• Datos Comerciales: Proveedores (Área de compras): Datos propios de las condiciones de compras y recepciones de mercadería que maneja el módulo de MM.

Impuestos SAP

Se puede definir las clases de impuestos según los requerimientos legales de cada país, esto se logra a través de esquemas de cálculo parametrizados en SAP para administrar los requerimientos impositivos que poseen las sociedades.

Los módulos de Deudores (FI-AR), Acreedores (FI-AP) y Libro Mayor (FI-GL) contemplan la funcionalidad de impuestos, con las siguientes características:

• Cálculo de Impuestos: SAP realiza el cálculo de impuestos sobre la base imponible que se especifique.
• Contabilización: SAP contabiliza de forma automática en las cuentas definidas para impuestos.
• Correcciones: SAP corrige importes de impuestos en el caso de que existan descuentos por pronto pago.
• Informes de Impuestos: SAP permite la generación de declaraciones de impuestos.
• Dentro de SAP la clase de impuesto se identifica como IVA Soportado "V" (IVA crédito fiscal) e IVA Repercutido "A" (IVA Débito Fiscal).

Clase de Impuestos:

1. IVA Repercutido: Grava el valor de las mercaderías y servicios que se le factura al deudor, constituye el IVA débito fiscal y la empresa es responsable de este impuesto ante el fisco.
2. IVA Soportado: Grava el valor de las mercaderías y servicios que adquiere una empresa y que es facturado por el acreedor. El IVA soportado constituye un crédito fiscal para la empresa que adquiere los bienes.

Cada empresa debe presentar al fisco las declaraciones juradas informando los débitos fiscales generados por la venta y deduciendo el crédito que corresponda por el IVA de las compras.

Dentro de SAP se utilizan indicadores de impuestos, los cuales poseen las siguientes funcionalidades:

• Verificar en el documento el importe del impuesto sobre el valor agregado (IVA), percepciones, o cualquier otro impuesto adicional que se calcule por medio de un porcentaje.
• Calcular el importe del impuesto de forma automática.
• Determinar las cuentas de impuestos en las cuales se contabilizarán los impuestos.

Documento Contable (AR y AP)

Al realizar un ingreso de documento es findamental el campo de Clase de Documeto, el cual determinar el rango de númeración y el tipo de cuenta a imputar.

Las clases de documentos standár que trae SAP son las siguientes:

Cuentas a Pagar:

• KR: Facturas
• K3: Facturas de activos
• KE: Notas débito
• KG: Notas crédito (SAP las denomina abonos)
• KZ: Pagos a Proveedores
• RE: Contabilización facturas del circuito de MM.

Cuentas por cobrar:

• DR: Facturas
• DE: Notas de dénito
• DG: Notas de crédito (SAP las denomina abonos)
• DZ: Cobranzas de Deudores

Otros campos fundamentales en los datos de cabecera son: Moneda (local o extranjera), Referencia (donde se ingresa el número de factura).

Transacciones Enjoy para Deudores y Acreedores

Algunas de las transacciones comunes para el registro de Factura/Nota credito son: