✒️SAP FI La gestión de documentos

LECCION:GESTIÓN DE DOCUMENTOS

1-Visualizar Documentos

Todos los documentos grabados en SAP se pueden visualizar de manera individual o a través de un reporte. En ambos se accede por la misma transacción.

Transacción FB03

>Finanzas>Gestión Financiera>Libro Mayor>Documento>Visualizar

En esta pantalla, el sistema nos solicita los datos claves para acceder a un documento. Los datos claves son el número de documenot, la sociedad y el ejercicio.

Si no contamos con los datos claves para cceder a un documento en particular, presionando el ícono Lista documentos,. se accede a un reporte que se inicia ocn una pantalla de selección que nos permite ingresar filtros que delimiten los documentos que mostrará elreporte.

Ejecutamos el reporte y nos arrojara un listado con los documentos que cumplen las condiciones ingresadas en los parámetros de selección.

Los datos que podemos visualizar en este reporte son solo los datos de cabecera.

En el Resumen de documentos veremos los principales datos de cabecera, y los datos de posición.

Principales iconos que encontraremos en el resumen de documentos:

(anteojos) Visualizar /Modificar: Nos permite pasar del modo visualización al modo Modificación y viceversa.

(Visualizar otro documento): Nos permite cambiar de documento. Al seleccionar este icono se abrirá una ventana emergente solicitando el nuevo número de documento.

(lupa) Seleccionar posiciones: Nos permite visualizar una posición con información más detallada, Abrirá la posición sobre la cual estemos posicionados. En la siguiente imagen veremos los datos correspondientes a una posición.

Recordemos que los datos adicionales que vemos en una posición depende del grupo de status campo que posee el dato maestro de la cuenta mayor.

(sombrero) Seleccionar Cabecera: Nos permite visualizr los datos de cabecera completo.

Los datos de cabecera contienen los datos que ingresó el usuario al momenot de registrar el documento y también, posee otros datos que se completan de manera automática al contabilizarse el documento, como código de transacción, autor del documenot, fecha y hora de entrada.

Moneda de visualización; Nos permite visualizar el asiento en las distintas monedas que tiene configurada la sociedad. Al selecconar este icono se abrirá una ventana emergente qu contiene las distintas monedas en las cuales se puede visualizar el documento.

Moneda del document: es la moneda en la que se registro la operación. Puede ser la moneda local o una moneda extranjera.

Moneda Local: es la moneda en la cual la sociedad administra su contabilidad.

Moneda de Grupo y Moneda fuerte: son las monedas paralelas en las cuales se contabilizan todas las operciones. SAP es un sistema multi moneda y puede adminstrar sus libros contables hasta en tres monedas.

Desde la visualización del resumen de documento también podemos pasar a otra visualización que se denomina Presentación Preliminar. Esta opción nos permite hacer una impresión del documenot. Para acceder a la presentación preliminar debemos ir a la barra de Menu>doc>presentacion preliminar.

Los iconos de Layout, que permiten modificar los datos que vemos en pantalla los tendremos presente en muchisimos reportes y los encontraremos en diferentes versiones:

a) Modificar Layout (Disposición de columnas)

b)Modificar Layout (Disposición de columnas)

Cuando presionemos alguno de estos iconos se abrirá una ventana con las columnas que se visualizan en el reporte (izquierda) y las columnas que se encuentran ocultas (derecha). Con las flechas bidireccionales se pasan campos de un lado a otro según necesitemos. También podremos elegir en que orden deseamos que se muestren las columnas y podemos delimitar el ancho de las columnas (Longitud)

Una vez que hayamos seleccionado la disposición de las columnas que necesitamos podemos grabar esta disposición para esta opción con algunos de los siguientes iconos.:

a) Grabar Layout o disposición

b) Grabar Layout o disposición.

Con cualquier de los dos iconos, se abrirá una ventana que solicitará una clave y denominación que identifique al layout. Si a la clave se le antepone la barra / significa que este layout es valido para todos los usuarios. Para que sea especifico del usuario que lo esta creando, no debe colocarse la barra y se deberá tildar la opción Especifico Usuario.

en un momento posterior, si ingresamos a la transacción y deseamos ver una disposición distinta de la que trae el sistema por defecto, se deberá seleccionar la disposición deseada presionando el ícono seleccionar Layout.

La opción gestionar disposiciones permite borrar o modificar disposiciones existentes. También permite elegir la disposición que aparecerá por defecto.

Existen diversas maneras de acceder a la visualización de un documento, no solo desde la transacción FB03, sino tambien desde reportes de partidas individuales. Todas estas opciones las conoceremos a lo largo del curso y con práctica sobre el sistema.

2-Modificar documentos

Se pueden modificar documentos que ya han sido contabilizados, sin embargo, dependiendo de la configuarcion solo son modificables algunos campos. Se pueden realizar modificaicones de datos a nivel cabecera y a nivel de posiciones.

Transacción FB02

>Fnanzas>Gestión Financiera>Libro Mayor>Documento>Modificar

La pantalla de acceso es igual a la transsaccion FB03 que vimos en el punto anterior, solo qu , al ingresar con el número de documento se habilitarán los campos editables.

La primer pantalla que aparece por default es la correspondiente al Resumen de documenot, presionado el icono Datos de Cabecera accedremos a la venta que permite modificar los dtos de cabecera. Aqui, los datos que se pueden modificar son el campo Referencia y el campo Texto de Cabecera.

A nivel de posición nunca podrán modificarse datos como cuentas contables, importes e imputaciones adicionales. Los datos que habitualmente están permitidos modificar son el campo Asignación, el campo Texto de Posición, la Condición de Pago y otros campos que estén parametrizados como modificables. Para acceder a la pantalla de modificación se deberá realizar doble clic en alguna de las posiciones del documento. El sistema habilitará los campos modificables, una vez finalizados los cambios en el documento se deberá grabar para que los cambios queden guardados.

3-Modificar Documento por Posición.

En SAP, cuando se accede a un documento se puede visualizar un resumen del documento (todas las posiciones), solo la cabecera del documento o sólo una posición del documento.

La transacción que nos permite modificar documentos por posición habilita la posibilidad de realizar un filtro en la pantalla de selección para que solo nos habilite las posiciones que cumplan con determinadas caracteristicas. Luego de acceder, el procedimineto de modificación es igual al que hemos visto en el punto anterior.

Transacción FB09

Finanzas>Gestion financier>Libro Mayor>Documento >modificar posición.

4 - Visualizar Modificaciones

Todas las modificaciones que se realicen en algún documento, SAP las guarda en un log que est´siempre disponible para el usuario con la siguiente información:

-El campo que se ha modificado

-Los valores nuevos y antiguos

-El usuario que ha realizado la modificación.

-Fecha y hora de la modificación.

El log de modificaciones puede visualizarse individualm,ente por cada docuemtno o a traves de un reporte.

Para visualizarlo de manera individual deberemos acceder a la transacción de visualización de un documento, ir a Menu entorno, desplegar la lita y elegir la opcion Modificaciones de documento.

Para visualizar las modificaciones por medio de un reporte deberemos acceder por el menu usuario a traves de la siguiente ruta:

Transacción S_ALR_87012293

Finanzas>Gestion financiera>Libro Mayor>Sistema de Información>Informes para libro Mayor (nuevo)>Documento >General>visualizar documento

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En cualquier pantalla del sistema tenemos la opcion de hacer un duplicado de pantalla para imprimir, haciendo clic en el boton datos locales que es el boton de colores que se encuentra en la barra de herraminetas el ultimo boton, hay una opcion duplicado de pantalla, envia una copia de la pantalla de sap que visualizamos a la impresora.