✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
Cuando se registran asientos contables, el usuario puede ser interrumpido o no contar con todos los datos necesarios para grabar un documento. Esta situación no necesariamente obliga al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos, sino que cuenta con dos opciones de grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilización en el Libro Mayor. Estas opciones son:
- Retener Documentos
- Documentos preliminares
RETENER DOCUMENTOS: Esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos. La opción de Retener documentos posee las siguientes características:
- Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.
- Los documentos retenidos no se visualizan en reportes.
- El sistema no le asigna ningún número de documento.
- Luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido.
- Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizándolos o borrándolos.
Transacción Enjoy FB50, en la misma podemos ver donde se encuentra el icono Retener que permite guardar un documento es un estado borrador, para continuar con su tratamiento en un momento posterior.
El sistema abrirá una ventana emergente que habilitará a ingresar un nombre que identifique al documento retenido. (Apartar Documento es sinónimo de Retener Documento).
Cuando deseemos retomar el tratamiento de un documento retenido, deberemos abrir el panel Modelos de Trabajos en donde encontraremos la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar.
La lista de documentos retenidos del panel Modelos de Trabajo sólo se visualizarán en el usuario que creó el documento retenido
Finalizada la contabilización de un documento retenido el mismo desaparece de la lista de Documentos Apartados.
En las transacciones clásicas, por ejemplo, F-02, la opción de grabar un documento retenido la encontramos en la barra de Menú à Documento à Retener.
A su vez, si ya está grabado y lo que deseamos es continuar con la carga de datos, deberemos acceder a la barra de Menú à Documento à Traer documento Apartado
Si deseamos listar todos los documentos retenidos y no solo los del usuario que realiza la consulta, cuando elegimos la opción Lista debemos completar un * en el nombre del usuario. De esta manera se podrán listar todos los documentos que se hayan retenido y que aun estén pendientes. De la lista de documentos retenidos, podremos seleccionar los documentos para continuar con su ingreso o también se pueden borrar sin que queden ningún registro de que en algún momento haya existido
DOCUMENTOS PRELIMINARES: mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, aun cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
La función de Entrada Preliminar tiene las siguientes características: el sistema le asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado; los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables; los documentos preliminares podrán visualizarse en reportes (con un status que los identifica como documentos preliminares); los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, también, en caso de que corresponda, los documentos podrán ser borrados.
Los documentos preliminares borrados se pueden consultar, ya que los números de documentos generados no se eliminan. La consulta de estos documentos muestra los datos de cabecera del documento original con un status de Anulado y sin posiciones.
VISUALIZACIÓN DE REPORTES:
En la pantalla de selección del reporte deberemos seleccionar la tilde de visualizar partidas preliminares. El resultado de la selección nos mostrará los mismos datos para un documento real y uno preliminar, pero se podrán diferenciar por el status. El triángulo amarillo identifica a las partidas preliminares.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Agostina Moreno, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Agostina Moreno
Profesión: Tester - Argentina - Legajo: KR41M
✒️Autor de: 60 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Certificación Académica de Agostina Moreno